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Coronavirus und Vorstandssitzungen: Das müssen Vorstände von Vereinen wissen

Coronavirus und Vorstandssitzungen: Das müssen Vereine wissenDie aktuelle COVID-19-Pandemie stellt Vereinsvorstände vor neue Herausforderungen. So stellt sich ihnen beispielsweise die Frage, wie sie ihre Vorstandssitzungen aktuell organisieren müssen und dürfen.

Vorgaben in Vereinssatzung

Wann und wie Vorstandssitzungen stattfinden müssen, war schon vor dem Ausbruch der Pandemie vom Gesetzgeber weitestgehend den Vereinen selbst überlassen. Der Verein musste nur handlungsfähig bleiben. Daher haben viele Vereine in ihrer Satzung geregelt, wie oft eine Vorstandssitzung stattfinden muss und welche Regeln dafür einzuhalten sind. Existiert keine Satzungsregelung, gelten die gesetzlichen Regelungen zur Mitgliederversammlung.

In der aktuellen Situation stellt sich vielen Vereinen allerdings die Frage, ob und in welchem Umfang diese Vorgaben noch umgesetzt werden können.

Müssen Vorstandssitzungen noch stattfinden?

Durch den Beschluss der Bundesregierung und der Landesregierung, wonach Zusammenkünfte von mehr als zwei Personen verboten sind, können auch Vorstandssitzungen oftmals nicht mehr bei gleichzeitiger örtlicher Anwesenheit aller Vorstandsmitglieder durchführt werden. Ob Vorstandssitzungen während der Coronakrise trotzdem stattfinden müssen, ist davon abhängig, wie häufig der Vorstand zusammenkommen muss. Hierfür fehlt eine gesetzliche Regelung.

Satzungsregelungen sind möglich und können ganz unterschiedlich und individuell gestaltet sein. Während einige Satzungen Vorstandssitzungen in einem engen Zeitfenster vorschreiben, geben andere Satzungen dem Vorstand mehr Spielraum bei der Festsetzung von Vorstandssitzungen. Werden in der Satzung beispielsweise keine starren Zeiten, sondern nur eine Mindestanzahl an Sitzungen im Jahr vorgeschrieben oder dem Vorstand die Entscheidung darüber selbst überlassen, haben Vorstände einen Ermessensspielraum, wann sie die Vorstandssitzung stattfinden lassen.

Verlangen es die Vereinsangelegenheiten, ist dieser Ermessensspielraum jedoch auf Null reduziert, und der Vorstand muss schnellstmöglich eine Vorstandssitzung einberufen. Unterlässt es der Vorstand, eine Vorstandssitzung durchzuführen, obwohl dies nach den Umständen erforderlich ist oder die Satzung dies vorschreibt, begeht er eine Pflichtverletzung. Das kann dazu führen, dass er ggf. haftet, wenn dem Verein dadurch ein Schaden entsteht.

Es ist also durchaus möglich, dass Vorstandssitzungen trotz Coronapandemie stattfinden müssen.

Kann die Vorstandssitzung per Telefon oder online stattfinden?

Für Vorstandssitzungen gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen, wie für die Mitgliederversammlung. Demnach könnte sich die Zulässigkeit einer virtuellen oder telefonischen Vorstandssitzung zunächst aus der Vereinssatzung ergeben. Lässt die Satzung eine virtuelle Vorstandssitzung bisher nicht explizit zu, so konnte der Vorstand bisher nur bei Zustimmung aller Vorstandsmitglieder für die Durchführung einer solchen virtuellen Vorstandssitzung ohne Satzungsgrundlage und Einhaltung der Schriftform stimmen.

Durch den jüngsten Gesetzesbeschluss von Bundestag und Bundesrat hat sich dies in Zeiten von Corona geändert. Das beschlossene Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht regelt, dass Vereine ihre Mitgliederversammlungen auch dann virtuell durchführen können, wenn dies ursprünglich nicht in der Satzung verankert wurde. Zudem wurden auch die Anforderungen an Beschlussfassungen im Umlaufverfahren erleichtert. Es ist nun nicht mehr die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich, sondern es reicht aus, wenn eine Mehrheit nach den gesetzlichen Regelungen oder denen der Satzung einem Beschluss zustimmen. Dazu müssen lediglich alle Mitglieder beteiligt werden, und mindestens die Hälfte der Mitglieder muss im Umlaufverfahren seine Stimme abgegeben haben.

Das Gesetz bezieht sich zwar nur auf Mitgliederversammlungen und erwähnt keine Vorstandssitzungen, jedoch gelten Vorschriften für Mitgliederversammlungen grundsätzlich auch für Vorstandssitzungen entsprechend, wenn die Satzung keine eigenständigen Regelungen für Vorstandssitzungen vorsieht. Daher gelten die Erleichterungen für Mitgliederversammlungen auch für Vorstandssitzungen. Trifft die Vereinssatzung allerdings eine eigenständige abweichende Regelung für Vorstandssitzungen, muss im Einzelfall geprüft werden, ob die Vorstandssitzung virtuell abgehalten werden kann oder nicht. Diese Gesetzesänderung gilt zunächst nur vorübergehend bis zum 31.12.2020. Der Gesetzgeber kann sie jedoch bei Bedarf bis Ende 2021 verlängern.

Rechtzeitiger Zugang zur virtuellen Vorstandssitzung

Bei der tatsächlichen Durchführung der virtuellen Versammlung kann auf alle modernen Kommunikationsmittel zurückgegriffen werden. Einzige Voraussetzung: Alle Teilnehmer müssen eine rechtzeitige Zugangsmöglichkeit (Einwahldaten/Passwort) zu dem Kommunikationsmittel der Wahl haben.

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Johannes Fein

Johannes Fein

Rechtsanwalt Johannes Fein ist im Steuerrecht, im Gemeinnützigkeitsrecht und im Sportrecht tätig. Er berät und vertritt gemeinnützige Vereine und Verbände, Wirtschafts- und Berufsverbände, gemeinnützige GmbHs und Genossenschaften sowie Stiftungen und sonstige Nonprofit-Organisationen.

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5 Antworten zu "Coronavirus und Vorstandssitzungen: Das müssen Vorstände von Vereinen wissen"

  1. Menzer Philipp sagt:

    Hallo. Ich habe gerade mal eine kurze frage darf ich zum aktuellen Zeitpunkt eine Vorstandsitzung ( 12 Personen) in meine Verein ausüben. Mit einem Persönlichen Treffen?

    Unter allen Auflagen ?

    Mit freundlichen Grüßen Philipp Menzer

    • Hallo Herr Menzer,

      eine allgemeingültige Auskunft können wir hierzu nicht erteilen. Die Zulässigkeit einer Versammlung von Personen aus unterschiedlichen Haushalten hängt derzeit von der jeweiligen Rechtslage in Ihrem Bundesland ab. Wir werden hierzu in Kürze einen Blogbeitrag mit einer Übersicht über die Rechtslage deutschlandweit veröffentlichen.

      Mit freundlichen Grüßen
      Alexander Vielwerth

      • Diane Sailer sagt:

        Ja das selbe Problem haben wir auch. Möchten eine Vorstandssitzung abhalten mit ca. 8 Personen in Bayern.
        Hoffe auf den angekündigten Blogbeitrag.

        Vielen Dank.
        Diane Sailer

  2. Pfeiffer Manfred sagt:

    Das PatientenForum e.V. möchte am 20.10.2020 eine Vorstandssitzung mit 12 Personen durchführen. Muss ich bei der Raumgestaltung darauf achten, dass nur eine bestimmte Anzahl Vorstandsmitglieder teilnehmen, wenn eine Anzahl pro Quadratmeter überschritten wird? – gilt die Anzahl pro Quadratmeter vielleicht nur bei Geschäften?

    • Sehr geehrter Herr Pfeiffer,

      aufgrund der aktuell fast täglich neuen gesetzlichen Bestimmungen in den einzelnen Bundesländern können wir hierzu leider keine allgemeine Aussage treffen, sondern müssten Ihre konkrete Situation im Einzelfall prüfen. Gerne weisen wir an dieser Stelle aber darauf hin, dass die für Mitgliederversammlungen geltenden Ersatzformate der virtuellen Mitgliederversammlung sowie der Beschlussfassung im Umlaufverfahren auch für Vorstandssitzungen gelten.

      Mit freundlichen Grüßen
      Alexander Vielwerth

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