Wegen der behördlichen Beschränkungen in der Coronapandemie können Mitgliederversammlungen oft nicht wie gewohnt in Form einer Präsenzversammlung stattfinden. Viele Vereinsvorstände fragen sich deshalb, ob sie die Mitgliederversammlung einfach ausfallen lassen können und welche Konsequenzen damit verbunden sein können.
Kann man die Mitgliederversammlung ausfallen lassen?
Die Antwort zu dieser Frage hängt wie immer davon ab, was konkret in der Satzung dazu geregelt ist. Ist die jährliche Mitgliederversammlung in der Satzung des Vereins festgeschrieben, kann sie nur entfallen, wenn die Durchführung der Versammlung unmöglich ist. Unserer Praxiserfahrung nach kommt das allerdings so gut wie nie vor. Denn die Durchführung der Veranstaltung ist nur dann unmöglich, wenn dem Verein keine alternative Versammlungsform zur Verfügung steht.
Welche alternativen Versammlungsformen gibt es?
- Hybrid-Versammlung: Bei einer Hybrid-Versammlung ist ein Teil der Mitglieder am Versammlungsort physisch anwesend, während die restlichen Mitglieder virtuell zugeschaltet sind. Dabei ist wichtig, dass die anwesenden und die nicht-anwesenden Mitglieder gleichbehandelt werden. Es muss also eine Zwei-Wege-Direktverbindung eingerichtet werden. Diese Möglichkeit können Vereine bis zum 31.12.2021 nutzen.
- Rein virtuelle Versammlung: Hierbei verfolgen alle Mitglieder die Versammlung vom heimischen Bildschirm aus. Wichtig ist auch hier: Es muss eine Zwei-Wege-Kommunikation ermöglicht werden. Außerdem müssen technische Stabilität und Zugangssicherheit gewährleistet sein, da es sonst unter Umständen zu Anfechtungen der Beschlüsse kommen kann. Wie bei der Hybrid-Versammlung können Vereine diese Variante bis zum 31.12.2021 auch dann nutzen, wenn sie in ihrer Satzung nicht vorgesehen ist.
- Beschlussfassung ohne Versammlung: Schließlich ist durch eine eigens wegen der Coronapandemie vorgenommene Gesetzesänderung auch die Beschlussfassung ohne Versammlung der Mitglieder möglich. Dazu müssen alle Mitglieder im Vorfeld informiert und bis zu einem vorgegebenen Termin mindestens die Hälfte der Stimmen in Textform abgegeben worden sein. Diese Variante ist allerdings nur umsetzbar, wenn zu erwarten ist, dass mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimme abgeben werden.
In der aktuellen Situation kommen also insbesondere eine Hybrid- oder eine rein virtuelle Versammlung in Frage. Dabei ist eine technische Überforderung einzelner Mitglieder kein Argument für die Unmöglichkeit der Durchführung. Insbesondere deshalb nicht, weil beiden Formen eine Briefwahl vorgeschaltet werden kann. Die Durchführung wird also in der Regel nicht unmöglich sein, weshalb Vereinsvorstände die Versammlungen nicht einfach ausfallen lassen können.
Konsequenzen bei verschobener Mitgliederversammlung
Wenn die Mitgliederversammlung eigentlich möglich ist, der Vorstand sie aber trotzdem verschiebt, stellt sich die Frage, welche Konsequenzen dies für den Vorstand hat. Vorstellbar ist z.B., dass die Vorstände für den Ausfall der Mitgliederversammlung haften. Allerdings wird in den meisten Fällen überhaupt kein Schaden vorliegen bzw. gerichtlich feststellbar sein, sodass die Vorstände nur einem geringen Haftungsrisiko ausgesetzt sind.
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Praktisch können sich lediglich im Zusammenhang mit dem Haushaltsplan Haftungsrisiken realisieren. Denn ohne Mitgliederversammlung kann auch kein Haushaltsplan von den Mitgliedern genehmigt werden. Trotzdem muss der Vorstand Ausgaben tätigen, damit der Verein seine Arbeit fortsetzen kann. Es besteht daher die Gefahr, dass die Mitglieder den Haushaltsplan bei der nächsten Versammlung nachträglich missbilligen, sodass die Ausgaben unberechtigt gewesen wären und der Vorstand diese dem Verein ersetzen müsste.
Jeder Verein ist anders
Vorstände, die sich unsicher sind, ob sie die Mitgliederversammlung verschieben können, sollten sich an einen Experten für Vereinsrecht wenden. Im Rahmen einer gutachterlichen Stellungnahme kann dieser die Fragen des Vorstandes (Mitgliederversammlung 2020 verschieben? Welche alternativen Versammlungsformen sind im konkreten Fall geeignet? Welche Konsequenzen und Haftungsrisiken drohen? etc.) ganz individuell und abgestimmt auf den jeweiligen Verein beantworten.
WINHELLER hilft bei der Durchführung digitaler Mitgliederversammlungen
Gerne helfen wir Ihnen bei der Organisation und Durchführung von virtuellen und hybriden Versammlungen: Während unser technischer Kooperationspartner sich um den reibungslosen technischen Ablauf kümmert, stellen wir sicher, dass Ihre Versammlungen rechtssicher durchgeführt werden. Um die Vereinssatzung nicht zu überfrachten, bietet es sich übrigens häufig an, zusätzlich zu Anpassungen in der Satzung eine gesonderte Vereinsordnung für die Durchführung virtueller oder hybrider Versammlungen zu entwerfen und darin Einzelfragen zur (technischen) Durchführung zu regeln. Kommen Sie bei Fragen gerne auf uns zu.
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Tags: Coronavirus
