Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ein zentrales Instrument der Finanzverwaltung im Bereich der indirekten Steuern, um die Steuererhebung zeitnah unterjährig sicherzustellen. Sie betrifft nicht nur klassische Unternehmen, sondern kann auch für NPOs relevant sein.
In den meisten Fällen ist sie monatlich einzureichen, was das Risiko einer Steuerverkürzung auch unterjährig enorm erhöht, wenn sie verspätet eingereicht wird. Auch materiellrechtlich birgt sie zahlreiche Risiken, die sehr schwerwiegend werden können.
Jede Umsatzsteuer-Voranmeldung ist eine Steuerfestsetzung – wenn auch unter Vorbehalt der Nachprüfung – und führt damit unmittelbar zu §§ 370 ff. der Abgabenordnung, die Regelungen zur Steuerhinterziehung enthalten. Vor dem Hintergrund der Steuerhinterziehungsfälle im Bereich der Umsatzsteuer in der Vergangenheit arbeitet die Finanzverwaltung immer weiter daran, das Bewusstsein für eine richtige Umsatzsteuer-Voranmeldung und damit für eine richtige Steuerfestsetzung zu schärfen.
Neues Formular der Umsatzsteuer-Voranmeldung ab 2026
Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben vom 29.12.2025 ein neues Formular der Umsatzsteuer-Voranmeldung veröffentlicht, das ab Januar 2026 zu verwenden ist. Neben einigen Änderungen im Bereich der Steuersätze und einigen formellen Anpassungen wurde auch eine neue Kennziffer 500 in der Zeile 55 eingefügt. Dort werden vier Sachverhalte dargestellt, deren Aktivierung automatisch dazu führt, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung aus dem automatisierten Verfahren herausgenommen wird und der individuellen Überprüfung durch den Sachbearbeiter zugeführt wird.
Auch im Formular des Antrags auf Dauerfristverlängerung und Anmeldung der Sondervorauszahlung ist die neue Kennziffer 500 in Zeile 12 eingeführt.
Diese Tatbestände führen zur individuellen Überprüfung der Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die Finanzverwaltung führt in der Kennziffer 500 folgende vier Tatbestände auf, die aktiviert werden müssen, falls die Voraussetzungen vorliegen:
- Es konnten steuerliche Sachverhalte nicht erklärt werden.
- In der Umsatzsteuer-Voranmeldung sind Sachverhalte enthalten, in denen die Umsatzsteuer bewusst mit einer von der Finanzverwaltung abweichenden Rechtsauffassung erklärt wird.
- In der Umsatzsteuer-Voranmeldung sind Sachverhalte enthalten, die personell vertieft geprüft werden sollen.
- Es liegen mehrere vorgenannte Gründe vor.
Damit muss der Steuerpflichtige bereits im Voranmeldeverfahren die Finanzverwaltung darüber informieren, falls eine der genannten Fälle vorliegt. Das führt dazu, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung individuell geprüft wird und die Freigabe der Steuerfestsetzung hinausgezögert wird.
Das kann zu längeren Korrespondenzen mit der Finanzverwaltung führen, weil die Finanzverwaltung Fragen stellen wird, die beantwortet werden müssen. Das Ergebnis solcher Überprüfungen kann nicht abgeschätzt werden. Auch die Dauer der Überprüfung kann nicht abgeschätzt werden. Interessant ist, dass eine Option Sonstiges nicht vorgesehen ist.
Für NPOs ist das besonders relevant, da die Abgrenzung zwischen steuerpflichtigem wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb, Zweckbetrieb und nichtunternehmerischem Bereich häufig komplex ist und unterschiedliche umsatzsteuerliche Bewertungen nach sich ziehen kann.
Überprüfung der Umsatzsteuer-Voranmeldung muss nicht negativ sein
Die Überprüfung von Sachverhalten durch die Finanzverwaltung hat auch eine Reihe positiver Aspekte. So stärkt es die Rechtssicherheit im Umsatzsteuerfestsetzungsverfahren, wenn die Finanzverwaltung zu bestimmten Fallkonstellationen ihr Einverständnis gibt. In einer Betriebsprüfung kann es dann nicht mehr zum Tatbestand der neuen Tatsachen führen, falls dieser Sachverhalt erneut aufgegriffen werden sollte.
Weiterhin kann es im Sinne des Steuerpflichtigen sein, wenn er in einem steuerlichen Fall unsicher ist und die Behandlung der infrage stehenden Umsätze durch die Finanzverwaltung überprüfen lassen möchte. Das gibt ihm wiederum Rechtssicherheit und bewahrt ihn vor den Rechtsfolgen der Steuerverkürzung (§ 370 ff. Abgabenordnung).
Abfrage der Sachverhalte ist nicht neu
Die Abfrage der Sachverhalte im Umsatzsteuer-Voranmeldeverfahren ist jedoch grundsätzlich nichts Neues. Bereits schon jetzt ist es so, dass bei von der Finanzverwaltung abweichender Behandlung von umsatzsteuerlichen Sachverhalten die Finanzverwaltung klar und eindeutig über den Sachverhalt in einem Begleitschreiben informiert werden muss, um böse Überraschungen in einer Betriebsprüfung zu vermeiden. Das kommt häufig vor bei EU-Sachverhalten, die der deutsche Gesetzgeber entweder nicht in deutsches Recht oder nur unvollständig in deutsches Recht umgesetzt hat.
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Möchte der Steuerpflichtige hier den umsatzsteuerlichen Vorteil aus den EU-Regelungen haben, muss er der Umsatzsteuer-Voranmeldung entweder ein Begleitschreiben beifügen, in dem er auf die abweichende Behandlung hinweist oder er muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung nach deutschem Recht erstellen und gegen die Steuerfestsetzung Einspruch einlegen und diesen Einspruch auch mit EU-Recht begründen. Das gleiche Verfahren kann der Steuerpflichtige einleiten, wenn er in der Behandlung von bestimmten Sachverhalten unsicher ist. Auch wenn steuererhebliche Sachverhalte bisher nicht erklärt worden sind, muss der Steuerpflichtige das der Finanzverwaltung offenlegen, um nicht in den Verdacht der Steuerhinterziehung zu geraten (§ 370 ff. Abgabenordnung).
Angaben müssen bereits gesondert in der Umsatzsteuer-Voranmeldung gemacht werden
Neu an der Kennziffer 500 ist, dass die Finanzverwaltung verlangt, dass diese Angaben bereits in der Steuererklärung (Steueranmeldung) gemacht werden müssen, und zwar genau die vier Sachverhalte, die hier definiert sind. Das wird dazu führen, dass die Steuerfachangestellten, die die Umsatzsteuer-Voranmeldung materiellrechtlich durch die Erstellung der Buchhaltung vorbereiten, geschult werden müssen, um zu erkennen, falls einer der Sachverhalte zutreffen sollte. Das kann bei komplexen Buchhaltungen recht anspruchsvoll sein.
Risikomanagement der Finanzverwaltung
Hintergrund der Neuerungen scheint zu sein – wie in der Einführung dargelegt – dass die Finanzverwaltung hier ihr Risikomanagement weiterentwickelt. Die Automatisierung des Umsatzsteuer-Verfahrens hat hier doch eine Grenze gefunden.
NPOs sollten Prozesse in der Buchhaltung überprüfen
Die Steuerpflichtigen – insbesondere auch NPOs – sollten nun ihre Prozesse dahingehend überprüfen, ob sie den neuen Anforderungen der Finanzverwaltung genügen. Dazu gehören insbesondere die qualifizierte Führung und Schulung der Buchhalter, um sie auf diese Themen sensibel zu machen. Zudem muss darauf geachtet werden, dass die Dokumentation von strittigen Sachverhalten vollständig sichergestellt ist. Es muss auch sichergestellt sein, dass die eingesetzte Software diesen neuen Anforderungen genügt. Die Fachkräfte müssen entsprechend geschult werden.
Die erste Umsatzsteuer-Voranmeldung im Jahr 2026 war bereits am 10.02.2026 fällig, bis dahin müssten die Neuerungen rechtssicher umgesetzt werden. Die Eintragungen in Kennziffer 500 sollten dem Vier-Augen-Prinzip unterliegen. Es sollte auch bedacht werden, dass Sachverhalte, die ab 2026 in Kennziffer 500 eingetragen werden, eventuell bereits in früheren Zeiträumen vorgekommen sein könnten. Falls 2026 zu bestimmten Sachverhalten mit der Finanzverwaltung kein Einvernehmen erzielt werden kann, ist unbedingt zu prüfen, ob in früheren Zeiträumen auch ähnliche Fälle vorgekommen sind, um zu vermeiden, dass eine verkürzende Steuerfestsetzung nicht rechtzeitig berichtigt werden kann.
Wenn Sie als NPO unsicher sind, ob bestimmte Sachverhalte unter die neue Kennziffer 500 fallen, sprechen Sie uns an – eine frühzeitige Klärung schafft Rechtssicherheit und vermeidet unnötige Risiken.
