Der Bundesfinanzhof (BFH) hat kürzlich entschieden, dass E-Mails unter bestimmten Voraussetzungen als Handels- und Geschäftsbriefe gelten und damit aufbewahrungspflichtig sind. Für gemeinnützige Organisationen bedeutet das: Auch digitale Korrespondenz kann bei einer Außenprüfung vorgelegt werden müssen. Wir zeigen, was das Urteil für die Praxis bedeutet und wie Sie sich vorbereiten.
E-Mails mit geschäftlichem Bezug sind aufbewahrungspflichtig
Die Finanzverwaltung darf im Rahmen einer Außenprüfung alle steuerlich relevanten E-Mails anfordern. Der BFH stellt klar, dass Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne der Abgabenordnung (§ 147 AO) nicht nur klassische Briefe, sondern auch elektronische Nachrichten umfassen. Damit sind E-Mails, die sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts beziehen, aufbewahrungspflichtig. Für gemeinnützige Organisationen, die zunehmend digital kommunizieren, ist das ein wichtiger Hinweis: Auch interne Absprachen zur Mittelverwendung oder Projektabrechnung können betroffen sein.
Inhalt der Kommunikation ist entscheidend
Der BFH begründet seine Entscheidung damit, dass die Form der Kommunikation unerheblich ist – entscheidend ist der Inhalt. Enthält eine E-Mail rechnungslegungsrelevante Informationen, muss sie aufbewahrt werden. Das gilt auch für E-Mails zur Durchführung von Vereinbarungen oder zur Dokumentation von Verrechnungspreisen.
Nicht verlangt werden darf jedoch ein sogenanntes „Gesamtjournal“, das alle E-Mails – auch ohne steuerlichen Bezug – erfasst. Die Organisation hat ein Erstqualifikationsrecht: Sie darf private oder nicht steuerlich relevante E-Mails aussortieren. Dennoch bleibt die Pflicht, steuerlich relevante Korrespondenz vollständig vorzulegen.
Ein Praxisbeispiel: Eine Stiftung stimmt per E-Mail die Kostenaufteilung für ein gemeinsames Projekt mit einem Partner ab. Diese E-Mails sind aufbewahrungspflichtig und müssen bei einer Prüfung vorgelegt werden.
Praxistipp für gemeinnützige Organisationen zur Aufbewahrung von E-Mails
Die Entscheidung zeigt, wie eng digitale Prozesse mit Haftungsfragen und der tatsächlichen Geschäftsführung verknüpft sind. Wer keine Archivierung sicherstellt, riskiert nicht nur Beanstandungen, sondern auch persönliche Haftung. Wir empfehlen, klare Prozesse zur E-Mail-Archivierung einzuführen, Mitarbeiter zu schulen und steuerlich relevante Inhalte frühzeitig zu kennzeichnen. So erfüllen Sie Ihre Pflichten nach § 147 AO und vermeiden Risiken für Ihre Gemeinnützigkeit.
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Wesentliche Kontrollfragen, die Sie sich nunmehr stellen sollten, lauten zum Beispiel:
- Haben Sie bereits ein System zur Archivierung steuerlich relevanter E-Mails?
- Sind Ihre internen Richtlinien zur Aufbewahrungspflicht auch auf digitale Kommunikation ausgerichtet?
- Wissen Ihre Mitarbeiter, welche Inhalte steuerlich relevant sind und wie sie diese kennzeichnen sollen?
Unser NPO-Team unterstützt Sie gerne bei der Umsetzung rechtssicherer Archivierungsprozesse und der Prüfung Ihrer Compliance-Strukturen.
BFH, Beschluss v. 30.04.2025, XI R 15/23
