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Virtuelle Mitgliederversammlungen: Gekommen, um zu bleiben

Virtuelle Mitgliederversammlung im VereinWas zunächst als temporäre Lösung gedacht war, wird auch in Zukunft ein fester Bestandteil von Vereinen sein: Die virtuelle Mitgliederversammlung. Warum jeder Verein – auch nach Corona – die Möglichkeit für virtuelle Mitgliederversammlungen schaffen sollte, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Mitgliederversammlungen während Corona

Kontaktbeschränkungen und Quarantänepflicht – zwei Worte, die stellvertretend für die Einschränkungen aufgrund der Coronapandemie stehen und die auch vor der Vereinswelt nicht haltmachen. Die Folge: Mitgliederversammlungen (MV) können nicht wie üblich in Präsenzform abgehalten werden. Problematisch daran ist jedoch, dass viele Satzungen die Pflicht zur Durchführung einer jährlichen Mitgliederversammlung zwingend vorsehen.

Virtuelle Mitgliederversammlung bis Ende 2021 auch ohne Satzungsgrundlage möglich

In Reaktion darauf hat der Gesetzgeber die Möglichkeit eingeführt, die Mitgliederversammlung entweder in rein virtueller oder in hybrider Mischform durchzuführen – auch ohne Satzungsgrundlage. Was ursprünglich bis Ende 2020 befristet war, wurde aufgrund des großen Erfolges in der Praxis bis Ende 2021 verlängert. Eine Verlängerung über 2021 hinaus ist unwahrscheinlich, da es sich bei dieser Regelung ausdrücklich um eine Ausnahmeregelung handelt. Um daher auch in 2022 und darüber hinaus die Vorteile einer virtuellen Mitgliederversammlung nutzen zu können, müssen Vereine also eine entsprechende Regelung in ihrer Satzung verankern. Dabei ist es oft sinnvoll, eine gesonderte Vereinsordnung für die Durchführung der virtuellen Mitgliederversammlungen zu erstellen und darin die Detailfragen zu regeln, um die Satzung nicht unnötig zu überfrachten.

Vorteile der digitalen MV

Unsere Erfahrung aus der Praxis zeigt: Virtuelle Mitgliederversammlungen bieten mehr Chancen als Risiken. Der Verein kann durch das digitale Format Kosten in Form von entfallenden Miet- und Verpflegungskosten sparen und dazu die Teilhabe seiner Mitglieder stärken. Denn die virtuelle Teilnahme ist für die Mitglieder längst nicht so kompliziert wie zunächst befürchtet und Diskussionen untereinander sind problemlos möglich. Im Gegenteil haben virtuelle Mitgliederversammlungen aufgrund der geringeren Reisehürden häufig sogar mehr Teilnehmer als die herkömmlichen Präsenzveranstaltungen – ein echter Gewinn also für das Miteinander im Verein!

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Ausnahmeregelungen gelten auch für Vereins- und Stiftungsorgane

Infolge einer Klarstellung durch den Gesetzgeber gelten diese Ausnahmen übrigens ab März 2021 auch für Sitzungen anderer Organe, wie z.B. Vorstand oder Aufsichtsrat – sowohl von Vereinen als auch von Stiftungen. Insbesondere bei den derzeit geltenden Einschränkungen für Zusammenkünfte ist die virtuelle Vorstands- bzw. Aufsichtsratssitzung ein passendes und gar notwendiges Mittel, um die Geschäfte und den Betrieb von Verein und Stiftung aufrechterhalten zu können.

Ausfall der Mitgliederversammlung stellt keine Alternative dar

Parallel stellt der Gesetzgeber dar, dass ein Ausfall der Mitgliederversammlung nur in wenigen Fällen möglich sein wird. Demnach seien Vereine nur von der Pflicht zur Abhaltung einer Mitgliederversammlung befreit, wenn eine virtuelle Mitgliederversammlung für sie unzumutbar sei. Damit meint der Gesetzgeber insbesondere kleinere Vereine, die nicht über ausreichende finanzielle oder technische Mittel verfügen, oder solche mit überwiegend älteren Mitgliedern, die nicht bereit oder in der Lage seien, an einer virtuellen Versammlung teilzunehmen. Unsere Erfahrung aus der Praxis zeigt jedoch, dass es auch für solche Vereine passende Lösungen, beispielsweise in Form einer vorgeschalteten Briefwahl, gibt. Ein tatsächlicher Ausfall der Mitgliederversammlung wird daher nur in sehr seltenen Fällen gerechtfertigt sein.

Hybride Mitgliederversammlung als zukünftiger Standard

Auch nach der Coronapandemie wird es das Problem geben, dass viele Vereinsmitglieder aufgrund einer weiten Anreise oder terminlicher Schwierigkeiten meist nicht zu Präsenzversammlungen erscheinen können. In der Zukunft werden daher die meisten Mitgliederversammlungen in hybrider Form stattfinden. Bei einer Hybridversammlung ist ein Teil der Mitglieder am Versammlungsort physisch anwesend, während die restlichen Mitglieder virtuell zugeschaltet sind. Dieses Format verbindet somit die Vorteile einer Präsenz- mit der einer rein virtuellen Versammlung und wird daher aus unserer Sicht den zukünftigen Standard bilden.

Rechtssichere Lösung notwendig

Im Vorfeld einer virtuellen Mitgliederversammlung tauchen viele Fragen auf, die vorab geklärt werden müssen, wie z.B.:

  • Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt werden?
  • Welche Softwareprodukte stehen hierfür zur Verfügung?
  • Welche datenschutzrechtlichen Vorschriften müssen eingehalten werden?
  • Wie werden Beschlüsse rechtssicher in einer virtuellen Mitgliederversammlung gefasst?

Allein diese Fragen können die Verantwortlichen eines Vereins schnell überfordern, sodass sie von der Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung absehen könnten. Für eine erfolgreiche virtuelle Mitgliederversammlung sollten Vereinsvorstände daher Komplettpakete buchen, die sowohl die technische Plattform beinhalten als auch die rechtlichen Aspekte der virtuellen Mitgliederversammlung berücksichtigen. So gehen sie keine rechtlichen Risiken ein und können sich auf das Wesentliche, nämlich den Inhalt der Mitgliederversammlung, konzentrieren.

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Gerne können wir Ihnen ein entsprechendes Komplettpaket zum Pauschalpreis anbieten. Unser Alleinstellungsmerkmal: Wir verfügen sowohl über die rechtliche Expertise, um Sie in allen Fragen des Vereins-, Stiftungs- und Versammlungsrechts zu unterstützen, als auch über die passende Videokonferenzlösung samt Abstimmungssoftware, die für Versammlungen von 10 bis 10.000 Teilnehmern eingesetzt werden kann und allen datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt. Melden Sie sich gerne bei Fragen unter info@winheller.com.

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Alexander Vielwerth

Alexander Vielwerth

Am Hauptsitz in Frankfurt am Main unterstützt Rechtsanwalt Alexander Vielwerth unsere Kanzlei in gesellschafts- und steuerrechtlichen Fragestellungen. Im Fokus stehen bei ihm vor allem Vereine, Stiftungen, gGmbHs und Genossenschaften.

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