Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Diese Änderung birgt jedoch erhebliche Risiken, insbesondere im Hinblick auf steuerliche Prüfungen und mögliche Vorwürfe der Steuerhinterziehung. Unternehmen und NPOs sollten die neue Frist kritisch prüfen und gegebenenfalls weiterhin die längere Aufbewahrungsdauer anwenden.
Hintergrund der Gesetzesänderung
Das „Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie“ hat die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB) auf acht Jahre verkürzt. Zuvor mussten diese Belege zehn Jahre lang archiviert werden. Die Regelung gilt ab dem 01.01.2025 und betrifft Unterlagen, deren Frist nach der alten Rechtslage noch nicht abgelaufen ist. Buchungsbelege sind beispielsweise: Rechnungen an Kunden/Kundinnen, Rechnungen von Lieferanten/Lieferantinnen oder Dienstleister/-innen, Bankbelege, Kontoauszüge, Kassenbelege, Quittungen, Lohnabrechnungen.
Die übrigen Aufbewahrungsfristen bleiben jedoch unverändert: Handelsbriefe müssen weiterhin sechs Jahre aufbewahrt werden, andere handelsrechtliche Unterlagen wie Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre. Steuerrechtlich wurden die Fristen entsprechend angepasst (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG, § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG).
Schlüsselargumente gegen die verkürzte Frist
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist mag zunächst wie eine Erleichterung erscheinen, doch in der Praxis ergeben sich erhebliche Nachteile:
- Unveränderte Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung: Während die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nun acht Jahre beträgt, bleibt die Festsetzungsverjährung bei Steuerhinterziehung weiterhin zehn Jahre (§ 169 Abs. 2 Satz 2 AO). Im Falle eines Vorwurfs der Steuerhinterziehung kann es schwierig sein, diesen zu entkräften, wenn die relevanten Unterlagen nicht mehr vorhanden sind.
Beispiel: Ein Geschäftsführer einer GmbH wird im Jahr 2025 wegen nicht deklarierter Einnahmen aus dem Jahr 2015 vom Finanzamt kontaktiert. Die reguläre Festsetzungsverjährung wäre bereits abgelaufen, doch bei Verdacht auf Steuerhinterziehung verlängert sich diese bis Ende 2026. Ohne die entsprechenden Buchungsbelege könnte es unmöglich sein, den Vorwurf zu widerlegen. - Praktische Handhabung in Unternehmen: Viele kleine und mittelgroße Unternehmen haben bisher keine Differenzierung zwischen den verschiedenen Fristen vorgenommen und alle Unterlagen einheitlich zehn Jahre lang aufbewahrt. Eine Anpassung an die neue Regelung würde zusätzlichen organisatorischen Aufwand bedeuten.
- Risiko bei steuerlichen Prüfungen: Auch außerhalb von Steuerhinterziehungsfällen können fehlende Belege zu Problemen führen, etwa wenn das Finanzamt ältere Geschäftsvorfälle überprüft oder Nachweise für steuerliche Sachverhalte verlangt.
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Die verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ist zwar gesetzlich zulässig, aber aus praktischer und rechtlicher Sicht nicht empfehlenswert. Insbesondere bei steuerlichen Prüfungen oder Verdachtsfällen kann das Fehlen von Belegen gravierende Nachteile mit sich bringen.
Empfehlung für NPOs
Unternehmen und NPOs sollten weiterhin eine einheitliche Aufbewahrungspraxis anwenden und alle relevanten Unterlagen mindestens zehn Jahre archivieren. Dies minimiert Risiken und vereinfacht den Umgang mit steuerlichen Anforderungen.
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