Die Digitalisierung der Verwaltung schreitet voran: Ab dem 01.01.2025 müssen auch gemeinnützige Organisationen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Der folgende Beitrag erläutert die wichtigsten Neuerungen und zeigt auf, was gemeinnützige Organisationen wie Stiftungen, Vereine und gGmbHs jetzt beachten müssen.
Anwendungsbereich der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht gilt für gemeinnützige Organisationen in allen Bereichen, in denen sie unternehmerisch tätig sind. Dies betrifft insbesondere Zweckbetriebe, die Vermögensverwaltung und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe. Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, E Rechnungen zu empfangen.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für folgende Arten von Rechnungen:
- Ausgangsrechnungen im ideellen Bereich
- Rechnungen an Privatpersonen
- Rechnungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmer agieren
- Rechnungen an ausländische Kunden
- Rechnungen über steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro
- Fahrausweise nach § 34 UStDV
Zeitlicher Rahmen und Übergangsregelungen
Der Empfang von E-Rechnungen muss bereits ab dem 01.01.2025 sichergestellt sein. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten großzügige Übergangsfristen:
Bis Ende 2026 dürfen noch Papier- und PDF-Rechnungen ausgestellt werden. Bis Ende 2027 gilt diese Erleichterung für Organisationen, deren Jahresumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat.
Technische Anforderungen
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Das in Deutschland gängige Format ist ZUGFeRD, das eine PDF-Datei mit einem XML-Anhang kombiniert. Die Rechnungen müssen elektronisch für mindestens acht Jahre aufbewahrt werden.
Aufbewahrungspflichten
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss so aufbewahrt werden, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre.
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Praxistipp für NPOs
Die E-Rechnungspflicht stellt gemeinnützige Organisationen vor neue Herausforderungen. Nutzen Sie die Übergangszeit, um die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen. Prüfen Sie insbesondere die Kompatibilität Ihrer Buchhaltungssoftware und stellen Sie die revisionssichere Archivierung sicher. Um die neuen Anforderungen zu erfüllen, empfehlen wir folgende Schritte:
- Einrichtung einer dedizierten E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang
- Information aller Geschäftspartner über die neue E-Mail-Adresse
- Implementierung einer geeigneten Software (z.B. DATEV Unternehmen Online)
- Konfiguration der E-Mail-Weiterleitung zur automatischen Verarbeitung
- Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System
Umfassende Beratung zur E-Rechnungspflicht
- Haben Sie Fragen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht in Ihrer Organisation?
- Sind Sie unsicher, welche Bereiche Ihrer Organisation von der E-Rechnungspflicht betroffen sind?
- Benötigen Sie Unterstützung bei der Anpassung Ihrer Prozesse oder der Auswahl geeigneter Software?
- Sind Sie unsicher, wie sich die neue Regelung auf Ihren Vorsteuerabzug auswirken könnte?
- Möchten Sie wissen, wie Sie die Übergangszeit optimal nutzen können?
Unser NPO TAX Team steht Ihnen für eine individuelle Beratung zur E-Rechnungspflicht und zu allen weiteren Fragen rund um die Gemeinnützigkeit gerne zur Verfügung.
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E-Rechnung: Empfang, Format, Ausnahmen
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