Ab dem 20.07.2025 bestätigt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNrn.) ausschließlich über das Onlineverfahren auf www.bzst.de. Sowohl einfache als auch qualifizierte Anfragen können dann nur noch elektronisch gestellt werden. Schriftliche oder telefonische Anfragen werden ab diesem Stichtag nicht mehr bearbeitet. Diese Umstellung ist Teil der fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltungsprozesse und soll die Bearbeitung effizienter und transparenter gestalten.
Nachweis bei USt-IdNr.-Abfrage vereinfacht
Hintergrund dieser Änderung ist eine Anpassung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 18e.1 UStAE). Für qualifizierte Einzelanfragen wurde der Nachweis präzisiert: Zukünftig genügt ein Ausdruck, ein allgemein übliches Dateiformat oder ein Screenshot als Beleg der Anfrage. Die Möglichkeit, mehrere USt-IdNrn. gleichzeitig abzufragen, bleibt weiterhin bestehen – beispielsweise über die vom BZSt angebotene technische Schnittstelle. Unternehmen können somit ihre Prozesse digitalisieren und gleichzeitig die Anforderungen an die Nachweisführung einfacher erfüllen.
Steuerliche Risiken bei fehlender Überprüfung ausländischer USt-IdNrn.
Unternehmen, die innergemeinschaftliche Lieferungen erbringen, sind weiterhin verpflichtet, die Gültigkeit der ausländischen USt-IdNrn. ihrer Kunden regelmäßig und sorgfältig zu überprüfen.
Die qualifizierte Bestätigungsanfrage ist dabei von zentraler Bedeutung für die Steuerbefreiung solcher Lieferungen. Denn nur wenn eine gültige USt-IdNr. vorliegt und diese ordnungsgemäß dokumentiert wurde, bleibt die Lieferung von der Umsatzsteuer befreit.
Wird diese Prüfung unterlassen, fehlerhaft durchgeführt oder nicht ausreichend dokumentiert, drohen erhebliche steuerliche Risiken: Neben der nachträglichen Festsetzung der Umsatzsteuer können auch Zinsen und mögliche Bußgelder auf das Unternehmen zukommen. Im schlimmsten Fall kann sogar der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum stehen, wenn der Nachweis der USt-IdNr. nicht ordnungsgemäß erbracht wurde. Solche Versäumnisse können nicht nur zu finanziellen Belastungen führen, sondern auch das Vertrauen in die steuerliche Zuverlässigkeit des Unternehmens beeinträchtigen.
Praxistipp: Optimieren Sie Ihre internen Abläufe frühzeitig und machen Sie sich rechtzeitig mit dem Online-Bestätigungsverfahren vertraut, sofern sie andere Möglichkeiten genutzt haben. So stellen Sie sicher, dass Sie auch künftig alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und vermeiden potenzielle Risiken und finanzielle Nachteile für Ihr Unternehmen.
WINHELLER unterstützt Sie gern bei der Umstellung und bei der Erarbeitung eines Workflows. Melden Sie sich dazu jederzeit bei uns.
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