Seit dem 01.01.2025 gelten neue Regeln für die umsatzsteuerliche Behandlung von Kleinunternehmern. Die Anpassung des § 19 UStG an die Vorgaben des Unionsrechts bringt höhere Freigrenzen (25.000 Euro statt 22.000 Euro), lässt Prognosepflichten entfallen und führt zu steuerlichen Änderungen bei der Rechnungsstellung. Für Unternehmen und auch Nonprofit-Organisationen (NPOs) mit unternehmerischem Bereich bedeutet das: Mehr Spielraum bei Nebentätigkeiten, aber auch neue Meldevorschriften. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie die Neuerungen rechtssicher umsetzen.
Hintergrund der Reform
Die Neufassung des § 19 UStG dient der Harmonisierung mit der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie. Bisherige nationale Sonderregelungen – wie die Hochrechnung von Teiljahresumsätzen oder die Prognosegrenze von 50.000 Euro – waren mit europäischem Recht nicht vereinbar. Für NPOs ändern sich dadurch zentrale Parameter ihrer umsatzsteuerlichen Privilegierung.
Die wichtigsten Änderungen im Detail
1. Höhere Freigrenzen und Nettobetrachtung
Die Bemessungsgrenze für die Steuerbefreiung steigt von 22.000 Euro auf einen Gesamtumsatz von 25.000 Euro im Vorjahr. Entscheidend ist nun der Nettoumsatz – also die vereinnahmten Entgelte ohne Umsatzsteuer. Der Gesamtumsatz erfasst gem. § 19 Abs. 2 UStG jedoch nicht sämtliche Umsätze. Für die Freigrenze relevant sind lediglich die nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG steuerbaren Umsätze, die nicht einer der in § 19 Abs. 2 S. 1 UStG aufgezählten Steuerbefreiungen unterfallen. Dazu zählen bspw. die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (§ 4 Nr. 12 lit. a) UStG), Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG), eng mit der Sozialfürsorge und der sozialen Sicherheit verbundene Leistungen, die von nicht-gewinnorientierten Einrichtungen erbracht werden oder auch Bildungsleistungen unter den Voraussetzungen des § 4 Nr. 21 UStG. Somit sind regelmäßig die Tätigkeiten aus dem Zweckbetrieb nicht in die Bemessungsgrundlage des Gesamtumsatzes einzubeziehen. Es ergibt sich daher ein kleiner Vorteil im Vergleich zur vorherigen Regelung. Für eine genaue Evaluierung empfiehlt es sich zu prüfen, welche Umsätze im konkreten Einzelfall bei der Ermittlung, ob die Umsatzfreigrenze überschritten wird, zu berücksichtigen sind.
2. Wegfall der Prognosepflicht
Bisher mussten NPOs zu Jahresbeginn schätzen, ob ihre Umsätze 50.000 Euro nicht übersteigen. Dieser „Blick in die Kristallkugel“ entfällt nun. Stattdessen gilt ab 2025 eine harte Grenze von 100.000 Euro Nettoumsatz im laufenden Jahr. Wird diese überschritten, unterliegen erst einmal nur die darüber liegenden Umsätze der Steuerpflicht. Erzielt eine NPO 105.000 Euro Jahresumsatz, muss sie somit lediglich für 5.000 Euro Umsatzsteuer ausweisen und abführen.
3. Tatsächlicher Jahresumsatz statt Hochrechnung
Neu gegründete Organisationen profitieren ebenfalls: Beginnt die unternehmerische Tätigkeit mitten im Jahr, zählt nur der tatsächlich erzielte Umsatz, nicht mehr eine Hochrechnung aufs Gesamtjahr. Das Praxisbeispiel aus der Begründung zum Gesetzentwurf verdeutlicht dies: Eine im November 2025 gegründete NPO mit 5.000 Euro Umsatz bleibt unter der 25.000-Euro-Grenze – 2024 hätte die Hochrechnung auf 30.000 Euro noch zur Steuerpflicht geführt.
4. Neue Pflichtangaben auf Rechnungen
Da die Kleinunternehmerregelung in § 19 UStG nun als Steuerbefreiung gilt, nicht mehr als Verzicht auf die Steuererhebung, wie es zuvor der Fall war, ist ein entsprechender Hinweis auf den gestellten Rechnungen verpflichtend. Obwohl der geplante § 34a UStDV nicht ins Gesetz aufgenommen wurde, empfiehlt die Finanzverwaltung klarstellende Zusätze wie:
„Der Rechnungsbetrag ist nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit.“
Ohne diesen Vermerk riskieren NPOs, dass Vorsteuerabzugsberechtigte die Rechnung beanstanden.
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Praxistipps für die Umsetzung
- Cashflow-Management anpassen
Da der Umsatz nach vereinnahmten (nicht vereinbarten) Entgelten bemessen wird, sollten NPOs Mahnverfahren optimieren. Langsame Zahlungsmoral von Vertragspartnern könnte sonst ungewollt die 100.000-Euro-Grenze reißen. - Buchhaltungssysteme aktualisieren
Stellen Sie sicher, dass Ihre Software zwischen Netto- und Bruttoumsätzen unterscheidet und automatisch Warnmeldungen bei Annäherung an die Grenzwerte generiert. - Rechnungsvorlagen überarbeiten
Integrieren Sie den gesetzlichen Hinweis zur Steuerbefreiung in alle Rechnungsvorlagen. Ein vergessener Vermerk kann bei Prüfungen zu Nachzahlungen führen. - Für Vereine: Mitglieder kommunikativ einbinden
Erklären Sie in Mitgliederversammlungen die Änderungen – viele Ehrenamtliche kennen noch die alte Rechtslage. Ein internes Merkblatt beugt Fehlern bei der Umsatzermittlung vor.
Mehr Flexibilität, mehr Eigenverantwortung
Die Reform entlastet NPOs durch höhere Freigrenzen, verlangt aber präziseres Finanzmonitoring. Der Paradigmenwechsel von der Prognose- zur Ist-Betrachtung gibt Planungssicherheit, erfordert jedoch schnelle Reaktionen bei unerwarteten Umsatzsprüngen.
Unterstützung für NPOs
Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung kann eine erhebliche steuerliche Entlastung mit sich bringen. Unsere Experten unterstützen Sie gern bei den Fragen, ob und inwieweit Sie von der Kleinunternehmerregelung profitieren können und was Sie individuell bei der konkreten Umsetzung beachten müssen. Hierfür und auch bei allen weiteren Themen rund um die Gemeinnützigkeit steht Ihnen unser NPO-Team gern beratend zur Seite.
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