Hat eine GmbH mehrere Geschäftsführer, so steht diesen nach dem Gesetz die Befugnis zur Geschäftsführung der Gesellschaft gemeinschaftlich zu. Das bedeutet, dass alle Geschäftsführer über Maßnahmen der Geschäftsführung gemeinschaftlich und einstimmig entscheiden müssen. Für die Praxis ist das meist nicht besonders sinnvoll und praktikabel. Daher bietet es sich an, dass entweder der Gesellschaftsvertrag, die Gesellschafter per Gesellschafterbeschluss oder die Geschäftsführer selbst eine Geschäftsordnung bestimmen.
Wozu braucht eine GmbH eine Geschäftsordnung?
Die Geschäftsordnung enthält einen Geschäftsverteilungsplan, in dem einzelnen Geschäftsführern bestimmte Aufgabenbereiche (Ressorts) zugeordnet werden, für die sie einzeln verantwortlich und geschäftsführungsbefugt sind. Diese Bereiche können z.B. Buchführung, Steuern, Finanzen, Recht, Compliance, Personal, IT, Produktion, Vertrieb oder Einkauf sein.
Des Weiteren enthalten Geschäftsordnungen typischerweise Regelungen zu
- der inneren Ordnung der mehrköpfigen Geschäftsführung (z.B. durch Bestimmung eines Vorsitzenden oder Sprechers der Geschäftsführung),
- dem Verfahren von Geschäftsführersitzungen und -beschlüssen,
- der Information und Abstimmung der Geschäftsführer untereinander und
- Geschäften, die der Zustimmung der Gesellschafterversammlung bedürfen.
Bei der Geschäftsverteilung kann nach Relevanz der Geschäftsführungsmaßnahme unterschieden werden und z.B. für Geschäfte des gewöhnlichen Geschäftsbetriebs eine Einzelgeschäftsführung bestimmt werden. Für außergewöhnliche Geschäfte gilt dann weiterhin die gemeinschaftliche Gesamtgeschäftsführung aller Geschäftsführer.
Alle Geschäftsführer bleiben zur Überwachung verpflichtet
Selbst wenn ein Aufgabenbereich einem anderen Geschäftsführer zugeordnet ist, so bleiben die übrigen Geschäftsführer zur Überwachung dieses Geschäftsführers verpflichtet. Die Geschäftsführer trifft daher auch die Pflicht, für ein zweckmäßiges, auf Art und Größe des Unternehmens zugeschnittenes Informationssystem zu sorgen, das die Überwachung der anderen Geschäftsführer ermöglicht.
Für die Geschäftsführung als Ganzes (z.B. Geschäftspolitik und Organisationsstruktur) und für Aufgabenbereiche, die keinem Geschäftsführer zugeordnet sind, bleiben alle Geschäftsführer gesamtgeschäftsführungsbefugt und -verpflichtet.
Geschäftsverteilung verringert Haftungsrisiko
Entscheidende Vorteile einer Geschäftsverteilung für die Geschäftsführer sind klare Zuständigkeiten und eine Minderung des Haftungsrisikos gegenüber der GmbH.
Denn nach § 43 GmbH-Gesetz haftet ein Geschäftsführer gegenüber der GmbH, wenn er bei der Geschäftsführung nicht „die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes“ angewendet hat. Auf die individuellen Fähigkeiten des Geschäftsführers kommt es nicht an, so dass mangelnde Sachkenntnis nicht entschuldigt.
Doch soweit die Verantwortung für einen Geschäftsbereich wirksam einem Geschäftsführer übertragen ist, haben die anderen diesen Sorgfaltsmaßstab nur noch bei der Überwachung zu erfüllen. Diese Pflicht kann sich jedoch bei Krisen- und Ausnahmesituationen verschärfen.
Anforderungen des BGH an Geschäftsverteilungsplan
Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil vom 06.11.2018 (Aktenzeichen II ZR 11/17, DB 2019, 300) die Anforderungen an die Geschäftsverteilung zusammengefasst, die erfüllt werden müssen, damit eine Haftungserleichterung gilt:
- Die Geschäftsführungsaufgaben müssen klar und eindeutig abgegrenzt sein, so dass kein Zweifel über den verantwortlichen Geschäftsführer besteht.
- Die Zuweisung der Geschäftsbereiche muss an dafür fachlich und persönlich geeignete Geschäftsführer erfolgen.
- Die Geschäftsverteilung muss mit Zustimmung aller Geschäftsführer erfolgen.
- Die Geschäftsverteilung muss nicht zwingend schriftlich oder durch ausdrückliche Absprache erfolgen. Schriftliche Dokumentation ist jedoch für eine klare und eindeutige Aufgabenabgrenzung erforderlich.
Wir beraten gerne beim Entwurf einer Geschäftsordnung und eines Geschäftsverteilungsplans, die den rechtlichen Anforderungen entsprechen, und bei deren Implementierung, sowie bei allen Fragen rund um die Haftung des GmbH-Geschäftsführers.
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