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Verpflegung von Arbeitnehmern: Steuerliche Fallstricke beachten!

Verpflegung von Arbeitnehmern: Steuerliche Fallstricke beachten!Eine jüngst veröffentlichte rechtskräftige Entscheidung des Niedersächsischen Finanzgerichts (FG Niedersachsen) zeigt wieder einmal die steuerlichen Fallstricke beim Thema Verpflegung – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Werden die entsprechenden Vorgaben missachtet, kann das teuer werden. Im Fall des FG Niedersachsen ging es um die Geltendmachung von Verpflegungspauschalen als Werbungskosten.

Was sind Verpflegungspauschalen?

Verpflegungspauschalen sind Werbungskosten. Das heißt: Arbeitnehmer können pauschal 14 Euro als Werbungskosten geltend machen, wenn sie länger als 8 Stunden auf Dienstreise sind. Der Grund: Es sollen die zusätzlichen Kosten erstattet werden, die dem Arbeitnehmer wegen einer Dienstreise für seine Verpflegung entstehen (Verpflegungsmehraufwand). Dauert die Dienstreise länger als 24 Stunden, kann der Arbeitnehmer sogar 28 Euro als Werbungskosten abziehen.

Vorsicht ist allerdings geboten, wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit vom Arbeitgeber erhält (Mahlzeitengestellung): In diesem Fall sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen. Abhängig davon, welche Mahlzeit der Arbeitgeber stellt, beträgt die Kürzung 20% (Frühstück) oder 40% (Mittag- oder Abendessen). Muss der Mitarbeiter für das gestellte Essen bezahlen, mindert sich wiederum der Kürzungsbetrag der Verpflegungspauschale um diesen Betrag.

Verpflegung eines Matrosen auf See

Im nicht alltäglichen Sachverhalt ging es um einen Schiffsmatrosen, der Teil eines Proviantvereins an Bord seines Schiffes war. Aufgabe dieses Vereins war der Einkauf von Lebensmitteln für die Versorgung seiner Mitglieder. Die Lebensmittel wurden anschließend vom Schiffskoch in der Kombüse zu (hoffentlich) leckeren Gerichten für den Verzehr an Bord zubereitet. Das Problem: In seiner persönlichen Steuererklärung wollte der Matrose einen Werbungskostenabzug für seinen Verpflegungsmehraufwand an Bord geltend machen. Nach Ansicht des Matrosen hatte ihm sein Arbeitgeber keine Mahlzeiten gestellt, sodass er die Verpflegungspauschalen in voller Höhe als Werbungskosten ansetzte.

Finanzamt und Finanzgericht verweigern Werbungskostenabzug

Sowohl das Finanzamt als auch das Finanzgericht haben jedoch den Werbungskostenabzug des Matrosen verweigert. Der Grund: Sein Arbeitgeber habe ihm Mahlzeiten gestellt, sodass die Verpflegungspauschalen zu kürzen seien. Da der Matrose an Bord Frühstück, Mittag- und Abendessen erhalten habe, seien die Verpflegungspauschalen um 100% zu kürzen.

Dem Gericht zufolge ist es unerheblich, dass der Matrose seine eigenen Lebensmittel über den Proviantverein gekauft habe. Denn die Lebensmittel wurden vom Schiffskoch, den der Arbeitgeber bezahlt, in der Bordküche, die der Arbeitgeber unterhält, zubereitet. Die Folge: Es liegt eine Mahlzeitengestellung an den Matrosen durch seinen Arbeitgeber vor, da es ohne den Arbeitgeber keine Mahlzeiten an Bord gäbe.

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Wir halten die Entscheidung des FG Niedersachsen für richtig. Es kommt für eine Mahlzeitengestellung nicht darauf an, ob der Arbeitgeber aktiv Lebensmittel für seine Mitarbeiter einkauft und anschließend zubereitet. Stattdessen reicht es aus, dass der Arbeitgeber die nötigen Räumlichkeiten und das notwendige Personal zur Verfügung stellt. Man sollte sich daher immer fragen, ob die entsprechende Mahlzeit ohne Zutun des Arbeitgebers überhaupt möglich wäre. Ist die Mahlzeit auch ohne den Arbeitgeber möglich, liegt keine Mahlzeitenstellung vor.

Häufig auch Arbeitgeber betroffen

Im vorliegenden Fall ging es um einen relativ kleinen Betrag von rund 1.700 Euro, den der Matrose als Arbeitnehmer nicht als Werbungskosten geltend machen konnte. In unserer Praxis viel häufiger sind allerdings Arbeitgeber betroffen, die sich fragen sollten, ob sie die Verpflegung ihrer Mitarbeiter ordnungsgemäß versteuern.

Gerade Profisportvereinen droht bei Betriebsprüfungen häufig Ärger in Form von hohen Lohnsteuernachzahlungen. So hat das FG München im Jahr 2013 einen Fußballverein, der in der Bundesliga spielte, dazu verurteilt, Lohnsteuer in Höhe von rund 100.000 Euro nachzuzahlen. In diesem Fall übernahm der Fußballverein die Kosten für die Verpflegung seiner Profispieler für Heim- und Auswärtsspiele sowie für Trainingslager. Die Verpflegung entsprach sportmedizinischen Anforderungen und sollte die Leistungsfähigkeit der Spieler fördern. Im Rahmen einer Betriebsprüfung hatte das Finanzamt jedoch festgestellt, dass der Verein die Verpflegungsleistungen nicht als geldwerten Vorteil deklariert und somit nicht ordnungsgemäß versteuert hatte. Daher musste der Verein ca. 100.000 Euro an Lohnsteuer nachzahlen. Die dagegen gerichtete Klage blieb vor dem FG München erfolglos.

Und die Grundsätze dieser Entscheidung betreffen natürlich nicht nur den Fußball, sondern lassen sich auf alle Profisportarten übertragen. Denn: In nahezu jeder Profisportart werden Sportler heutzutage mit sportmedizinisch optimierten Mahlzeiten kostenlos versorgt. Vereine, die auf Nummer sicher gehen wollen, sollten daher regelmäßig mögliche Schwachstellen in der lohnsteuerlichen Dokumentation identifizieren.

FG Niedersachsen, Urteil v. 27.11.2019 – 1 K 167/17
FG München, Urteil v. 03.05.2013 – 8 K 4017/09

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Dr. Thomas Dehesselles

Dr. Thomas Dehesselles

Rechtsanwalt Dr. Thomas Dehesselles ist auf Sportrecht sowie Gemeinnützigkeitsrecht spezialisiert. Am WINHELLER-Hauptsitz in Frankfurt am Main berät er Unternehmen sowie gemeinnützige Körperschaften. Einer seiner Schwerpunkte ist die gesellschafts- und steuerrechtliche Beratung im Bereich Sport (vor allem Fußball), Wissenschaft und Kultur.

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