Wir können unseren Herd per App steuern, pflegen unsere Kontakte um den Globus mit sozialen Netzwerken und buchen unseren Urlaub mit dem Smartphone – unser privates Leben ist in vielen Bereichen stark digitalisiert. Auch die Arbeitswelt setzt seit einigen Jahren vermehrt auf die Digitalisierung ihrer Prozesse. Unternehmern, die dieser Entwicklung skeptisch gegenüberstehen, möchten wir hier sechs Gründe liefern, warum Ihr Unternehmen spätestens jetzt ins Zeitalter der Digitalisierung einsteigen sollte.
1. Wettbewerbsfähigkeit
Wettbewerbsfähigkeit wird nicht mehr durch Größe, sondern durch Schnelligkeit bestimmt. Wer Trends verpasst, nimmt sich selbst die Möglichkeit, auf Dauer im Konkurrenzkampf bestehen zu können. Doch, wer seine Arbeitsabläufe digitalisiert und seine Mitarbeiter darauf schult, der kann auf Marktentwicklungen flexibel und vor allem zügig reagieren.
Prozesse automatisieren und Mitarbeiter mobilisieren lautet die Devise, um Konkurrenzfähigkeit und Wirtschaftlichkeit langfristig sichern zu können. Gerade während der Coronakrise bietet sich in Zeiten der wirtschaftlichen Rezession die Möglichkeit, Prozesse umzustellen, ohne Angst haben zu müssen, die Konkurrenz könnte die Zeit der eigenen Digitalisierung als Schwächephase auf dem Markt ausnutzen.
2. Kostenersparnis
Ob kürzere Bestellzeiten oder schnellere Produktion – wer Vorgänge digitalisiert, spart Zeit, und die ist bekanntlich Geld wert. Durch die Beschleunigung der Prozesse entfallen zahlreiche Fehlerquellen und treten doch einmal welche auf, so sind sie meist schnell zu beheben. Das alles führt zu einem Anstieg der Produktivität. Wer innerbetriebliche Kosten senkt, kann sein Augenmerk auf die Steigerung der Qualität für die Kunden legen. Die Kosten für den Unternehmer sinken, die Qualität für den Kunden steigt – eine klassische Win-Win-Situation.
3. Mehr Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
Wenn immer mehr Menschen einen Großteil ihres täglichen Lebens in Apps und im Internet verbringen, erwarten sie auch, auf diese Weise mit Unternehmen in Kontakt treten zu können. Die Kunden möchten möglichst viel Zugriff zu allen für sie relevanten Informationen. Da kann sich glücklich schätzen, wer seine Prozesse ohnehin digital verwaltet und dem Kunden mit wenigen Klicks Transparenz verschaffen kann, sei es per E-Akte oder Onlinekonto. Vorbei sind die Zeiten, in denen Papierberge mühselig durch Scanner gejagt werden mussten.
Doch auch im Arbeitsleben kommen digitalisierte Prozesse mit individuellen und angepassten Anwendungen für Mitarbeiter gut an. Den Beschäftigten können durch die Tools einfach zu bedienende und zeitsparende Helfer an die Hand gegeben werden – für die allermeisten mit einem digitalisierten Privatleben schnell und einfach zu erlernen.
4. Prozessoptimierung
Wer sein Unternehmen nicht digitalisiert, wird trotzdem häufig mit digitalen Medien von Kunden, Lieferanten oder anderen Partnern konfrontiert werden. Der Spagat zwischen eigener analoger Vorgehensweise und den digitalisierten Prozessen der Außenwelt wird zunehmend schwerer fallen. Bei diesem Spagat gehen häufig nicht nur enorme Zeitmengen, sondern auch viele Informationen verloren, so sie denn überhaupt erfasst wurden.
Durch konsequentes Umstellen von analog auf digital in Bereichen, die den Spagat zwischen der analogen und der digitalisierten Welt besonders häufig absolvieren müssen, können diese Informationsverluste jedoch systematisch gestoppt werden. Gleichzeitig stehen durch die Transformation des gesamten Prozesses auf ein Medium die Daten für die Mitarbeiter direkt in der richtigen Form zur Verfügung.
Auch bei Mitarbeiterwechseln gestalten sich Arbeitsplatzübergaben in einem digitalisierten Arbeitsumfeld deutlich reibungsloser. Ist das Wissen in den Köpfen langjähriger Mitarbeiter digital für die Nachfolger festgehalten worden, führen Ausfälle von Spezialisten oder der Verlust von Unterlagen nicht mehr zwangsläufig zu akutem Herzrasen der Geschäftsführung. Denn wer die wichtigsten Prozesse auf digitalen Beinen stehen hat, kann personelle Ausfälle rasch bewältigen und sich wieder den Kernaufgaben widmen.
5. Softwarelösungen für jeden Bedarf
Haben in der Vergangenheit noch teure Anschaffungen für Programme und hohe Lizenzkosten Unternehmer beim Thema Digitalisierung abwinken lassen, so ist die Welt heute eine andere. Schon lange müssen Softwarelösungen nicht mehr einzeln bei großen Programmierfirmen für viel Geld in Auftrag gegeben werden, auf deren Auslieferung man dann auch noch teils jahrelang warten musste. Cloudsoftware, Frameworks oder auch preiswerte Lizenzmodelle bieten Betrieben zahlreiche erschwingliche Alternativen. Dadurch können auch kleine Unternehmen die passende Software für sich finden und den notwendigen Schritt in die Digitalisierung vollziehen, ohne sich dafür auf Jahre verschulden zu müssen.
6. Homeoffice gegen Arbeitsausfall
Besonders in diesen Wochen zeigt sich, wie wichtig Homeoffice und die Möglichkeit, schnell darauf umstellen zu können, für Unternehmer sein können. Doch das geht nur, wenn alle für das Arbeiten von Zuhause benötigten Prozesse auch digitalisiert sind. Glücklich sind nun Unternehmer, die sich schon frühzeitig mit digitalen Alternativen auseinandergesetzt und Mitarbeiter umfassend geschult haben. Durch die gesteigerte Flexibilität des Arbeitsplatzes können so auch Ausfälle von Mitarbeitern, die sich beispielsweise um ihre erkrankten Kinder kümmern müssen, durch Homeoffice abgefangen werden. Doch nicht nur Mitarbeiter schätzen flexible Arbeitsmöglichkeiten – auch Kunden honorieren den Einsatz digitaler Mittel als Zeichen der Modernität und Wirtschaftlichkeit.
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