Neue Kassenregeln sollen Steuerhinterziehung erschweren
Das Bundeskabinett hat am 23.09.2026 einen Gesetzentwurf beschlossen, der erhebliche Änderungen für Unternehmen mit Bargeschäften vorsieht. Ziel ist es, die Aufzeichnung von Bareinnahmen zu modernisieren, Manipulationsmöglichkeiten zu reduzieren und steuerliche Prozesse weiter zu digitalisieren.
Im Mittelpunkt steht die geplante Einführung einer weitgehenden Kassenpflicht ab dem Jahr 2028. Für viele Betriebe dürfte damit die bisher zulässige Nutzung einer offenen Ladenkasse der Vergangenheit angehören.
Was gilt derzeit in Sachen Ladenkasse?
Nach aktueller Rechtslage besteht grundsätzlich keine Verpflichtung, ein elektronisches Kassensystem einzusetzen. Unternehmer dürfen ihre Bareinnahmen unter bestimmten Voraussetzungen auch mit einer offenen Ladenkasse erfassen.
Allerdings gelten bereits heute strenge Anforderungen an die Kassenführung. Fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen können im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Hinzuschätzungen und steuerlichen Nachteilen führen.
Insbesondere kleinere Betriebe, Marktstände, Betriebsverkäufe oder bestimmte handwerkliche Tätigkeiten nutzen bislang häufig offene Ladenkassen.
Elektronisches Aufzeichnungssystem ab 2028
Nach dem Gesetzentwurf sollen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro künftig verpflichtet werden, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden. Die klassische offene Ladenkasse wäre für diese Unternehmen dann nicht mehr zulässig.
Die Bundesregierung verfolgt damit das Ziel, Bargeschäfte transparenter zu machen und Manipulationsmöglichkeiten zu reduzieren. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums existieren derzeit noch rund 115.000 offene Ladenkassen in Deutschland.
Wer ist von der Kassenpflicht betroffen?
Die geplante Regelung richtet sich vor allem an Unternehmen mit regelmäßigen Barumsätzen, beispielsweise:
- Einzelhändler
- Gastronomiebetriebe
- Bäckereien und Cafés
- Friseure und Kosmetikstudios
- Handwerksbetriebe mit Barzahlungen
- Markt- und Messehändler
- Dienstleistungsbetriebe mit Bargeschäften
Wer die Umsatzgrenze von 100.000 Euro überschreitet, sollte sich frühzeitig mit den technischen Anforderungen eines elektronischen Kassensystems auseinandersetzen.
Ausnahmen von der Kassenpflicht
Nicht jeder Betrieb soll von der neuen Kassenpflicht erfasst werden.
Nach dem Gesetzentwurf sind Steuerpflichtige ausgenommen, deren Barumsätze weniger als 12.000 Euro pro Jahr betragen. Darüber hinaus soll die Möglichkeit bestehen, weitere Ausnahmen durch Rechtsverordnung festzulegen. Genannt werden unter anderem Vertrauenskassen auf Selbsterntefeldern oder bestimmte Formen der Direktvermarktung in der Landwirtschaft.
Ob und in welchem Umfang weitere Ausnahmen tatsächlich umgesetzt werden, bleibt allerdings abzuwarten.
Digitale Belege statt Papierbons
Eine weitere bedeutende Änderung betrifft die Belegausgabe.
Während heute häufig Papierbons ausgedruckt werden müssen, soll ab 2028 die Bereitstellung digitaler Belege zum Regelfall werden. Unternehmen könnten Belege beispielsweise per QR-Code, App, E-Mail oder über Kundenkonten zur Verfügung stellen.
Für Unternehmen ergeben sich dadurch mehrere Vorteile:
- geringerer Papierverbrauch,
- weniger laufende Kosten,
- vereinfachte Archivierung,
- digitale Prozesse ohne Medienbrüche.
Gerade im Einzelhandel und in der Gastronomie könnte dies zu spürbaren Effizienzgewinnen führen.
Warum Unternehmen bereits jetzt handeln sollten
Auch wenn die geplanten Regelungen erst ab 2028 greifen sollen, sollten betroffene Unternehmen nicht bis zum letzten Moment warten.
Die Einführung eines neuen Kassensystems betrifft regelmäßig mehrere Bereiche:
- Anschaffung der Hardware
- Auswahl der Software
- technische Sicherheitseinrichtungen (TSE)
- Anpassung interner Prozesse
- Schulung der Mitarbeiter
- Erstellung oder Aktualisierung der Verfahrensdokumentation
Wer frühzeitig plant, kann die Umstellung kontrolliert umsetzen und kostspieligen Zeitdruck vermeiden.
WINHELLER unterstützt bei der Umstellung auf digitale Kassensysteme
Mit dem Gesetzentwurf vom 23.09.2026 zeichnet sich eine der größten Veränderungen im Bereich der Kassenführung seit Einführung der Kassensicherungsverordnung ab. Unternehmen mit Bargeschäften sollten insbesondere die Umsatzgrenze von 100.000 Euro im Blick behalten.
Die geplante Kassenpflicht und die Einführung digitaler Belege sind Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie des Gesetzgebers. Auch wenn das Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen ist, empfiehlt es sich bereits jetzt, die eigenen Prozesse zu überprüfen und den möglichen Handlungsbedarf zu analysieren. Wir unterstützen Sie gern!
