Bei der Einführung von datenerfassenden Systemen ist der Betriebsrat bereits in der Planungsphase miteinzubeziehen.
Wer Arbeitnehmer beschäftigt, hat häufig auch ein Interesse daran zu wissen, was die Angestellten in ihrer Arbeitszeit genau machen, gerade in Zeiten von coronabedingtem Homeoffice. Dabei geht es vorwiegend um das Sammeln von Informationen, die es dem Arbeitgeber erlauben, die Leistungsfähigkeit seiner Mitarbeiter besser zu beurteilen. Doch gibt es heute auch zahlreiche technische Hilfsmittel, durch die der Arbeitgeber exakte Verhaltensweisen seiner Mitarbeiter studieren und nicht nur rudimentäre Performance-Anhaltspunkte erkennen kann. Daher hat der Gesetzgeber dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht eingeräumt, durch das die gesammelten Daten auf einem möglichst niedrigen Niveau gehalten werden sollen.
Grundsätzliche Datenerfassung erlaubt
Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen darf der Arbeitgeber Daten seiner Mitarbeiter grundsätzlich erheben und speichern. So sind insbesondere solche Datenverarbeitungen erlaubt, die für die ordnungsgemäße Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind. Dazu gehören unter anderem der Wohnort oder die Bankverbindung der Mitarbeiter. Allerdings kann der Betriebsrat auch hier die Notwendigkeit der gesammelten Daten hinterfragen und bei der Erfassung von Daten, die für den Arbeitgeber nicht relevant sind, auf die Unzulässigkeit hinweisen.
Unumgängliches Mitspracherecht bei Einführung von „Kontrollsoftware“ zur Mitarbeiterüberwachung
Werden jedoch Daten erhoben, die nicht ausschließlich für das Beschäftigungsverhältnis benötigt werden, hat der Betriebsrat ein ihm vom Gesetzgeber ausdrücklich zugewiesenes Mitbestimmungsrecht, das aus dem Betriebsverfassungsgesetz hervorgeht. Danach darf der Betriebsrat unter der Voraussetzung, dass keine tariflichen oder gesetzlichen Regelungen entgegenstehen, in solchen Angelegenheiten mitbestimmen, in denen technische Einrichtungen angewendet werden, die dazu bestimmt sind, die Verhaltensweisen oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Dabei ist es irrelevant, ob der Arbeitgeber bei der Einführung der technischen Maßnahme ein tatsächliches Überwachungsinteresse hat oder sich die Anwendungen nur grundsätzlich für solche Zwecke verwenden lassen – der Betriebsrat ist in beiden Fällen einzubeziehen.
Aufgabe des Betriebsrats ist es dann vorwiegend nachzuvollziehen, ob die Maßnahmen geeignet sind, den mit ihnen verfolgten Zweck zu erreichen. Dabei darf es keine alternativen Anwendungen geben, die den Zweck gleichwertig erfüllen können und dabei weniger personenbezogene Daten erfassen müssen bzw. weniger intensiv in die Rechte der Mitarbeiter eingreifen. Schließlich muss das berechtigte Interesse des Arbeitgebers an der Erfassung der Daten den Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer rechtfertigen können. Der beabsichtigte Erfolg des Arbeitgebers muss also zu dem Eingriff in einem angemessenen Verhältnis stehen.
Frühe Einbeziehung des Betriebsrats kann späteren Unstimmigkeiten vorbeugen
Bei der Einführung der datenerfassenden Systeme ist der Betriebsrat bereits in der Planungsphase miteinzubeziehen. So kann er frühzeitig auf mögliche Missstände des Programms hinweisen und anhand einer Systembeschreibung und der zu verarbeitenden Datenmengen eine Einschätzung zur grundsätzlichen Realisierbarkeit der Maßnahme abgeben. Dabei ist zeitlich darauf zu achten, dass mögliche Einwürfe des Betriebsrats noch Beachtung und in die Finalisierung des Projektes Eingang finden können.
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Um die Stolperfallen des Datenschutzrechts zu umgehen, empfiehlt sich daher vor der Einführung neuer technischer Maßnahmen eine umfassende juristische Beratung, die über alle zu beachtenden Umstände ausführlich informiert und auch das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats eingehend berücksichtigt.
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