Die Übergangszeit ist vorbei: Seit dem 01.01.2025 müssen elektronische Kassensysteme verpflichtend beim Finanzamt gemeldet werden. Mit dem Jahreswechsel 2024/2025 endete die bisherige Übergangsregelung zur Meldung elektronischer Kassen. Unternehmen, die solche Systeme einsetzen, stehen nun vor einer wichtigen Pflicht: Die Meldung ihrer elektronischen Aufzeichnungssysteme – einschließlich der verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) – an das zuständige Finanzamt ist nicht mehr optional, sondern gesetzlich vorgeschrieben.
Die entsprechende Meldung ist bis spätestens zum 31.07.2025 vorzunehmen.
Entscheidende Fristen im Überblick
Die Meldepflicht gilt nicht für alle Systeme gleich – entscheidend ist der Zeitpunkt der Anschaffung:
- Für Kassen, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden:
Die Meldung muss bis spätestens zum 31.07.2025 erfolgen. - Für Kassen ab dem 01.07.2025:
Hier gilt eine verkürzte Frist – die Meldung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung vorgenommen werden.
Die Nichteinhaltung der Meldepflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden.
Welche Systeme sind betroffen?
Meldepflichtig sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO. Konkret fallen darunter:
- Elektronische oder computergestützte Kassensysteme bzw. Registrierkassen
- Systeme, die auf den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen ausgerichtet sind
- Systeme, die eine Abrechnung ermöglichen und Belege erstellen können (§ 1 KassenSichV)
Beispiele für betroffene Systeme:
- Klassische Registrierkassen und POS-Systeme (auch Selbstbedienungssysteme)
- Mobile Kassensysteme mit Zahlungsfunktion
- App-basierte Kassensysteme (inkl. Cloudlösungen)
- Waagen mit Kassenfunktion
- Hotelsoftware mit integriertem Kassenmodul
- Praxissoftware mit Kassenfunktion, sofern Zahlungsvorgänge abgewickelt werden können
Nicht betroffen sind z. B.: Fahrkartenautomaten, Waren- oder Getränkeautomaten, elektronische Buchhaltungsprogramme oder Geldautomaten.
Meldepflicht seit 01.01.2025 gemäß § 146a Abs. 4 AO
Seit dem 01.01.2025 ist jedes elektronische Kassensystem beim Finanzamt zu melden. Die Meldung erfolgt über Mein ELSTER oder eine Software mit ERiC-Schnittstelle.
Folgende Angaben sind erforderlich:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art des verwendeten Kassensystems
- Seriennummer
- Anschaffungsdatum bzw. Datum der Außerbetriebnahme
- Art und Zertifizierungs-ID der verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Anzahl der Systeme je Betriebsstätte
- Zuordnung zur jeweiligen Betriebsstätte
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen mit einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten TSE ausgestattet sein. Diese besteht aus:
- einem Sicherheitsmodul (protokolliert sämtliche Eingaben)
- einem Speichermedium (zur unveränderbaren Aufbewahrung der Daten)
- einer digitalen Schnittstelle (zur Datenbereitstellung für Prüfzwecke)
Die TSE sorgt für die fälschungssichere, vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle sowie anderer Vorgänge (z. B. Stornierungen, Trainingsbuchungen, Kommunikationsstörungen etc.).
Nur vom BSI zertifizierte TSE dürfen verwendet werden. Eine Zertifizierungspflicht besteht nur für die TSE, nicht für die Kasse oder Software selbst.
Übergangsregelung zur TSE-Ausstattung bis 31.12.2025
Für bestimmte Geräte – insbesondere EU-Taxameter und Wegstreckenzähler – gilt bis 31.12.2025 eine Nichtbeanstandungsregelung. Diese Geräte dürfen auch ohne zertifizierte TSE betrieben werden, sofern die Umrüstung zeitnah erfolgt. Die Pflicht zur Belegausgabe nach § 146a Abs. 2 AO besteht jedoch weiterhin.
Ihre nächsten Schritte
- Prüfen Sie, ob Sie elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen und ob diese ordnungsgemäß gemeldet sowie mit einer TSE ausgestattet sind.
- Bei mehreren Betriebsstätten oder Kassensystemen in verschiedenen Filialen ist eine separate Meldung je Betriebsstätte erforderlich.
- Halten Sie alle erforderlichen Angaben bereit und beachten Sie die Meldefristen.
Unser Angebot
Gerne unterstützen wir Sie bei der:
- Ermittlung meldepflichtiger Systeme
- Zusammenstellung der erforderlichen Angaben
- Abgabe der Meldung über ELSTER
Sprechen Sie uns gerne an – wir stehen Ihnen mit unserer Expertise im Steuerrecht kompetent zur Seite und sorgen für die rechtssichere Umsetzung Ihrer Meldepflichten.
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