Stichtag 07.06.2026 | Was NPOs jetzt tun müssen
Der Grundsatz gleiche Bezahlung für gleiche oder gleichwertige Arbeit ist nicht neu und wurde bereits 2017 durch das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) gesetzlich fixiert. Es verpflichtet Arbeitgeber zu mehr Transparenz bei Vergütungsstrukturen und soll Beschäftigte vor geschlechtsbezogener Entgeltdiskriminierung schützen.
Für viele NPOs war das Gesetz bislang nur eingeschränkt relevant, da sie aufgrund ihrer Größe (Nichterreichung der erforderlichen Schwellenwerte) oder Rechtsform (Vereine, Stiftungen, gGmbHs) häufig von zentralen Pflichten des EntgTranspG ausgenommen waren. Mit der EU‑Entgelttransparenzrichtlinie, die ab Juni 2026 vollständig umgesetzt werden muss, ändert sich das nun grundlegend: Erstmals geraten auch kleinere und mittlere NPOs in den Anwendungsbereich mit erheblichen organisatorischen und rechtlichen Folgen.
Was seit Einführung des EntgTranspG 2017 gilt und warum NPOs bisher kaum betroffen waren
Das Entgelttransparenzgesetz von 2017 zielte darauf ab, die Entgeltgleichheit zu fördern. Für viele NPOs war das Gesetz jedoch nur eingeschränkt relevant, weil:
- Der individuelle Auskunftsanspruch von Beschäftigten erst ab 200 Beschäftigten galt.
- Die Berichtspflichten zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit nur Unternehmen ab 500 Beschäftigten trafen.
- Viele NPOs aufgrund ihrer Struktur als Vereine, Stiftungen, gGmbHs nicht in den Fokus der Aufsichtsbehörden gerieten.
Damit waren zahlreiche gemeinnützige Organisationen faktisch nicht verpflichtet, interne Entgeltstrukturen transparent zu machen oder Berichte zu veröffentlichen.
EU‑Entgelttransparenzrichtlinie schließt ab 2026 NPOs mit ein
Mit der EU‑Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) ändert sich das nun grundlegend. Durch Absenkung der bisher geltenden Schwellenwerte, Steigerung der arbeitgeberseitigen Pflichten und den Umstand, dass erstmals alle Arbeitgeber, also auch NPOs, ausdrücklich adressiert werden, werden die bisher geltenden Anforderungen erheblich ausgeweitet und verschärft. Die Richtlinie verpflichtet alle Mitgliedstaaten, bis zum 07.06.2026 umfassende Transparenzregeln einzuführen. Für NPOs besonders relevant sind:
- Ab 100 Beschäftigten: Pflicht zur regelmäßigen Entgeltberichterstattung
- Ab 250 Beschäftigten: jährliche Berichte; darunter Berichte alle drei Jahre
Unter 100 Beschäftigten:
- Transparenz bereits im Bewerbungsprozess: Arbeitgeber müssen künftig bereits in der Stellenausschreibung, spätestens aber bis zum Bewerbungsgespräch gegenüber dem Bewerber künftig Informationen über das Einstiegsgehalt oder Gehaltsspannen offenlegen. Beschäftigte müssen nicht mehr aktiv nachfragen. Arbeitgeber müssen strukturelle Daten bereitstellen.
- Verbot der Gehaltsfrage: Bewerber dürfen nicht mehr nach ihrem bisherigen Gehalt gefragt werden
- Während des Arbeitsverhältnisses erhalten Beschäftigte einen individuellen Auskunftsanspruch über ihr eigenes Entgelt und das durchschnittliche Entgelt vergleichbarer Tätigkeiten.
- Bei Entgeltunterschieden von mehr als 5 % müssen Arbeitgeber eine gemeinsame Entgeltbewertung durchführen und Maßnahmen zur Beseitigung der Ungleichheit ergreifen, sofern diese nicht objektiv gerechtfertigt sind.
- Beweislastumkehr: Arbeitgeber müssen künftig beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt.
- Schadensersatzansprüche werden ausgeweitet und leichter durchsetzbar.
Damit geraten auch viele NPOs, die bisher unterhalb der Schwellenwerte lagen, erstmals in die Pflicht.
Für Vereine, Stiftungen und gGmbHs bedeutet das: Mehr Dokumentation, mehr Transparenz, mehr Compliance‑Aufwand und deutlich höhere Haftungsrisiken.
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Was Nonprofits künftig bei Lohnangaben beachten müssen
Um rechtzeitig vorbereitet zu sein, sollten NPOs kurzfristig strukturelle Maßnahmen einleiten. Dazu gehören:
Einführung klarer Vergütungsstrukturen
Ein zentraler Schritt ist die Einführung klarer Vergütungsstrukturen. Dazu gehört die Entwicklung transparenter Gehaltsbänder, die sich an Tätigkeitsgruppen, Verantwortungsbereichen, Qualifikationen, Erfahrungsstufen sowie Marktvergleichen orientieren. Ebenso wichtig ist die Definition objektiver, geschlechtsneutraler und diskriminierungsfreier Kriterien für die Einstufung von Mitarbeitenden. Die zugrunde liegenden Bewertungsmaßstäbe müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, um interne Transparenz und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.
Anpassung der Recruiting‑Prozesse
Auch die Recruiting‑Prozesse sollten frühzeitig angepasst werden. Dazu zählt insbesondere die proaktive Angabe von Einstiegsgehältern oder Gehaltsspannen, ohne dass Bewerbende danach fragen müssen. Gleichzeitig ist die Frage nach dem bisherigen Gehalt konsequent zu entfernen, da sie potenziell diskriminierende Effekte haben kann. HR‑Teams sollten zudem umfassend geschult werden, um diskriminierungsfreie Auswahlprozesse sicherzustellen und unbewusste Biases zu reduzieren.
Vorbereitung auf Auskunftsansprüche
Mit Blick auf zukünftige gesetzliche Anforderungen ist es notwendig, Prozesse zur Bearbeitung von Entgeltabfragen einzurichten. Dazu gehört die klare Definition vergleichbarer Tätigkeiten, um Auskunftsansprüche korrekt zuordnen zu können. Ebenso müssen datenschutzkonforme Verfahren entwickelt werden, die eine sichere Bereitstellung von Durchschnittswerten ermöglichen, ohne Rückschlüsse auf einzelne Personen zuzulassen.
Entgeltberichte vorbereiten
NPOs sollten frühzeitig ein Reporting‑System aufbauen, das Entgeltstrukturen systematisch erfasst und auswertet. Regelmäßige Analysen möglicher Gender Pay Gaps bilden dabei eine zentrale Grundlage. Ab 2026 müssen zudem die gesetzlich geforderten Entgeltberichte erstellt werden, weshalb eine rechtzeitige Implementierung geeigneter Analyse‑ und Dokumentationsprozesse entscheidend ist.
Interne Kommunikation und Compliance
Schließlich spielt die interne Kommunikation eine wesentliche Rolle. Führungskräfte sollten gezielt geschult werden, um die neuen Anforderungen sicher umzusetzen und Mitarbeitende kompetent zu informieren. Betriebs‑ oder Dienstvereinbarungen sind gegebenenfalls anzupassen, um die neuen Regelungen verbindlich zu verankern. Darüber hinaus empfiehlt sich der Aufbau eines internen Kontrollsystems, das die Einhaltung der Entgeltgleichheit überwacht und klare Prozesse für Auskunftsverfahren, Dokumentation, interne Prüfungen sowie den Umgang mit Beschwerden definiert.
Risiken bei Nichteinhaltung | Warum anwaltliche Beratung sinnvoll ist
Die Richtlinie sieht strenge Sanktionen bei Verstößen vor, die erhebliche Folgen für NPOs haben können:
- Bußgelder bei fehlenden oder fehlerhaften Entgeltberichten
- Schadensersatzansprüche einzelner Beschäftigter
- Reputationsschäden, insbesondere bei spendenfinanzierten Organisationen
- Aufsichtsrechtliche Risiken für Stiftungen und gGmbHs
Da die Umsetzung komplex ist und viele NPOs keine standardisierten Vergütungssysteme haben, ist eine anwaltliche Begleitung sinnvoll. Sie hilft dabei rechtssichere Gehaltsstrukturen zu entwickeln, Risiken frühzeitig zu erkennen, Prozesse effizient aufzusetzen und die Organisation auf die neuen gesetzlichen Anforderungen vorzubereiten. Gern machen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot. Kommen Sie jederzeit auf uns zu!
