In Deutschland wird ab dem 01.01.2025 eine grundlegende Verpflichtung zur Verwendung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen wirksam. Der Gesetzgeber legt dabei Vorgaben für die technische Umsetzung, den Umfang der Verpflichtung sowie unterschiedliche Zeitpunkte fest, ab denen die E-Rechnung zu erstellen ist. Wir beleuchten die wichtigsten Punkte.
Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Grundsätzlich muss ein jeder Unternehmer aus Deutschland die E-Rechnung ab dem 01.01.2025 empfangen können. Damit umfasst die Verpflichtung auch die Kleinunternehmer ebenso wie Steuerpflichtige, die ausschließlich steuerfreie Ausgangsumsätze erzielen. Dazu können zum einen die NPOs gehören, aber auch Vermieter. Die Erzielung von Vermietungseinkünften ist in Deutschland grundsätzlich steuerfrei, daher müssen die meisten Vermieter auch keine Umsatzsteuererklärungen oder -voranmeldungen einreichen. Nichtdestotrotz sind sie aber Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Vielen wird diese Unternehmereigenschaft aufgrund der Erbringung von steuerfreien Ausgangsumsätzen nicht bewusst sein, aber damit trifft die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen auch zahlreiche Steuerpflichtige, die keine Umsatzsteuererklärungen oder Voranmeldungen einzureichen haben.
Soweit Sie Zweifel haben, ob das Thema für Sie relevant wird, melden Sie sich und wir helfen gerne bei der Aufklärung und den weiteren Schritten.
Was ist eine E-Rechnung?
Das Gesetz definiert eine E-Rechnung als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dabei sind nicht nur die elektronische Erstellung der strukturiert elektronischen Rechnungsdaten von Bedeutung, sondern auch deren elektronische Übermittlung durch den Aussteller und der elektronische Empfang durch den Empfänger.
Die Anforderungen an eine E-Rechnung werden nicht durch reine PDF-Dateien oder andere nicht strukturierte elektronische Formate wie Word- (.docx), Excel- (.xlsx) oder Bilddateien (z.B. .tif oder .jpeg) erfüllt. Diese Dateien können zwar elektronisch erzeugt, übermittelt und empfangen werden, stellen jedoch lediglich digitale, bildhafte Darstellungen von Rechnungen dar, die nicht elektronisch weiterverarbeitet werden können.
Ab dem 01.01.2025 gilt als elektronische Rechnung ausschließlich eine Rechnung, bei der die erforderlichen Rechnungsdaten als strukturierter elektronischer Datensatz in einer XML-Datei vorliegen.
Unstrukturierte Formate werden nach dem Gesetz künftig – ebenso wie die Papierrechnung – als sonstige Rechnung betrachtet. Nach Ablauf der Übergangsfristen dürfen sie nur noch in Ausnahmefällen ausgestellt werden.
Zulässige Formate der E-Rechnung
Grundsätzlich existieren keine konkreten Technologievorgaben für die E-Rechnung. Somit kann das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger dem Grunde nach frei vereinbart werden.
Inhaltlich muss das strukturiert elektronische Rechnungsformat ab dem 01.01.2025 jedoch der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm EN 16931) entsprechen. In Deutschland beruhen insbesondere zwei führende Rechnungsformate auf der Norm EN 16931, die sog. „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Beide Formate werden bereits angewendet.
XRechnung
Die XRechnung, ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell, ist ein Rechnungsformat, das im öffentlichen Auftragswesen bereits weit verbreitet ist. Es besteht aus einer sogenannten XML-Datei. Da dieses Format keine visuelle Komponente enthält, ist es für das menschliche Auge ohne ein Visualisierungstool nicht lesbar. Die Verwendung eines solchen Tools ist daher für die Nutzung der XRechnung unerlässlich.
ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung in Deutschland), welches bereits in Gebrauch ist, stellt ein sogenanntes hybrides Rechnungsformat dar. Es ermöglicht die strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten innerhalb einer PDF-Datei. Diese setzt sich aus zwei Komponenten zusammen: einer Bilddatei und einem strukturierten elektronischen Datenteil. Eine ZUGFeRD-Rechnung erfüllt ab der Version 2.0.1 die Anforderungen, die an eine E-Rechnung gestellt werden.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Sie? Welche Ausnahmen gibt es?
Als Unternehmer sind Sie zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn Sie Ihre Leistungen gegenüber einem anderen inländischen Unternehmer erbringen. Dies gilt auch, wenn Sie ein land- oder forstwirtschaftliches Unternehmen führen oder umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind. Als inländische Unternehmer sieht das Gesetz diejenigen an, die ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben. Ebenfalls als im Inland ansässig gelten in Deutschland belegene Betriebsstätten eines ausländischen Unternehmers.
Für folgende Rechnungen brauchen Sie auch zukünftig keine E-Rechnung auszustellen:
- Rechnungen über Leistungen, die nach den § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind,
- Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro,
- Fahrausweise,
- Rechnungen an ausländische Unternehmer,
- Rechnungen an private Endverbraucher.
Beginn der E-Rechnungspflicht
Grundsätzlich tritt die E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 in Kraft. Allerdings ist zu unterscheiden zwischen der Pflicht, eine Rechnung zu empfangen, und der Pflicht, eine Rechnung auszustellen.
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025. Der bis dahin existierende gesetzliche Vorrang der Papierrechnung entfällt. Ebenso entfällt das Zustimmungserfordernis zum Erhalt von E-Rechnungen. Mit anderen Worten: Ab dem 01.01.2025 können Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen zusenden, ohne dass Sie dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zustimmen. Ihren Vorsteuerabzug müssen Sie dann ausgehend von der erhaltenen E-Rechnung geltend machen. Sie haben keinen Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung.
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.
Seien Sie ab 01.01.2025 empfangsbereit!
Ob und inwieweit Sie bereits ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen erhalten, liegt nicht in Ihrer Hand. Der ausschlaggebende Faktor ist, ob Ihre Geschäftspartner bereits zu Beginn des Jahres 2025 mit der Erstellung von E-Rechnungen beginnen. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Empfangsbereitschaft ab dem 01.01.2025 unmittelbar sicherstellen – zumindest durch die Einrichtung einer E-Mail-Adresse (beispielsweise rechnung@ihre-organisation.de).
Wir empfehlen: Treten Sie noch vor dem Jahreswechsel mit Ihren Lieferanten und anderen Geschäftspartnern in Kontakt. Klären Sie ab, welche Lieferanten bereits ab 2025 mit der Ausstellung von E-Rechnungen beginnen werden. Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um sich auf ein gemeinsames Rechnungsformat und die Art der Übermittlung zu einigen.
Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern beginnt grundsätzlich ebenfalls ab dem 01.01.2025. Aber: Das Gesetz sieht für Rechnungsaussteller Übergangsfristen vor:
| Bis 31.12.2026 | Bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturiert elektronischen Rechnungen abgerechnet werden. Achtung: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich. |
| KMU-Erleichterung bis 31.12.2027 | Bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturierten elektronischen Rechnungen (Achtung: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich) abgerechnet werden, vorausgesetzt der Umsatz des Unternehmens hat im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten. |
| Ab 01.01.2028 | Ab 2028 sind Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, ausschließlich elektronisch auszustellen und zu übermitteln. |
Archivierung von E-Rechnungen
Sowohl E-Rechnungen als auch Papierrechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, die aktuell zehn Jahre beträgt. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Änderung an der E-Rechnung erfolgte.
Bei der Archivierung von elektronischen Rechnungen ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese in ihrem Originalformat und ohne Veränderungen aufbewahrt werden. Die Einhaltung dieser Vorschriften gewährleistet die Integrität und Nachvollziehbarkeit der E-Rechnung über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg.
Kontaktieren Sie uns!
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein großer Schritt. Es handelt sich aber um eine Pflichtaufgabe! Das Gute daran: Die Umstellung eröffnet zugleich viele Möglichkeiten, Geschäftsvorfälle deutlich einfacher und effizienter zu erfassen. Durch die Optimierung der Prozesse können auch Kapazitäten Ihrer Mitarbeitenden frei werden.
Die ab dem 01.01.2025 geltende Empfangspflicht für E-Rechnungen steht unmittelbar bevor. Wir empfehlen Ihnen, sich vorab mit der Umstellung zu beschäftigen. Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch bei dieser Aufgabe beratend zur Seite. Gemeinsam können wir Ihre Prozesse analysieren und (Software-)Lösungen implementieren, die zu Ihnen passen und auch mit unseren Arbeitsabläufen kompatibel sind.
Kommen Sie gern mit allen Fragen zur E-Rechnung direkt auf uns zu!
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