Was bedeutet digitale Buchhaltung?
Große wie kleine NPOs müssen in der Regel eine Buchhaltung erstellen, um daraus den Jahresabschluss oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ableiten zu können oder um die laufenden Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt erstellen zu können. Auch um laufend einen Überblick über die Entwicklung der Organisation im Hinblick auf die Einnahmen und Ausgaben zu haben oder auch um Mittelverwendungsnachweise erstellen zu können, ist eine Buchhaltung meist unerlässlich.
Reicht es bei kleineren Vereinen manchmal aus, in einer eigens erstellten Tabelle lediglich die geringen monatlichen Einnahmen und Ausgaben gegenüberzustellen, kommen mittlere und große NPOs damit schnell an ihre Grenzen. Weder können aus händisch erstellten Tabellen wichtige steuerliche Informationen abgeleitet werden noch behalten die Verantwortlichen den Überblick, wenn die monatlichen Transaktionen mehr werden. Oft fehlt es dann an technischen Möglichkeiten und Zeit.
Nachteile der analogen Buchhaltung
Meistens wird ein Steuerberater für die Erstellung der laufenden Buchhaltung beauftragt. Üblich ist dabei noch immer, alle Belege im berüchtigten Pendelordner zu sammeln und Monat für Monat beim Steuerberater abzugeben. Die Nachteile liegen hier klar auf der Hand.
1. Belege und Informationen stehen ab dem Zeitpunkt der Übersendung an den Steuerberater der NPO erst einmal nicht mehr zur Verfügung. Sie kann also nicht nochmal schnell eine Rechnung prüfen, um z.B. zu schauen, ob eine Zahlung erfolgt ist.
2. Gerade wenn der Steuerberater und die NPO nicht in unmittelbarer Nähe zueinander agieren, sind die Unterlagen auch öfters noch für Tage mit der Post unterwegs.
3. Wenn der Steuerberater die laufende Buchhaltung erstellt hat und damit auch monatlich die Buchhaltungsunterlagen zurückgegeben hat, müssen diese eventuell für die Erstellung des Jahresabschlusses/der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, für eine Betriebsprüfung oder für die Erstellung eines Mittelverwendungsnachweises nochmals eingereicht werden. Bleiben die Unterlagen gleich beim Steuerberater, stehen diese der Organisation für fast ein ganzes Jahr nicht mehr zur Verfügung.
Vorteile der digitalen Buchhaltung
Bei der digitalen Buchhaltung verbleiben die Belege und Unterlagen vollständig und jederzeit bei der NPO und sind somit immer greifbar. Gleichzeitig hat der Steuerberater dauerhaft Zugriff auf die Unterlagen, sodass diese auch nach Abschluss der Buchhaltung für die Erstellung des Jahresabschlusses/der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, für Betriebsprüfungen oder auch Mittelverwendungsnachweise jederzeit zur Verfügung stehen. Alle Daten werden elektronisch an Ihren Steuerberater übermittelt. Belege, welche Sie sowie so schon digital erhalten, werden einfach übertragen, die anderen Unterlagen müssen nur noch eingescannt werden.
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Auch die monatlichen Auswertungen können somit jederzeit digital zur Verfügung gestellt werden, je nach Programm ist es der NPO somit sogar möglich die Buchungen und Zuordnungen des Steuerberaters bis zum eigentlichen Beleg problemlos nachzuvollziehen.
Wie funktioniert die digitale Buchhaltung?
Die Grundvoraussetzung für die digitale Buchhaltung ist, dass in der Organisation sämtliche Unterlagen, welche noch in Papierform eintreffen, digitalisiert, also eingescannt, werden. Sobald dies geschehen ist, muss sich die NPO, am besten in Abstimmung mit dem Steuerberater, nur noch für eine Softwarelösung entscheiden, mit der sie diese Unterlagen, zusammen mit den von vornherein digital erhaltenen Unterlagen, dem Steuerberater bereitstellt. Hier gibt es eine Vielzahl von Softwarelösungen, welche alle unterschiedliche zusätzliche Funktionen anbieten, u.a.
- DATEV Unternehmen online,
- Candis,
- Lexware,
- SevDesk u.v.m.
Wir empfehlen NPOs, sich zu Beginn der Digitalisierung der Buchhaltung einmal mit den unterschiedlichen Angeboten, Funktionen und Kosten der einzelnen Softwarelösungen auseinanderzusetzen und auch mit dem Steuerberater abzusprechen, welche Aufgaben alle digitalisiert werden sollen. Viele Programme dienen nicht nur als Datenaustauschplattform zwischen der Organisation und dem Steuerberater. Meist können auch die Bankkonten integriert werden, um Zahlungen vorzunehmen und um die Forderungen und Verbindlichkeiten elektronisch prüfen zu lassen.
Es ist auch möglich, dass die Softwarelösungen drauf hinweisen, wenn zu einer Zahlung vom Bankkonto noch kein entsprechender Beleg gefunden wurde, der mit der Zahlung verknüpft werden kann. Auch Vorarbeiten für die Buchhaltungen können erledigt werden, wie das Kontieren der Belege oder Kommentieren einzelner Geschäftsvorfälle für eine bessere Zuordnung. Auch eigene Auswertungen bieten einige der Softwarelösungen schon mit an.
Berater verfügen tagesaktuell über alle Unterlagen
Der Steuerberater kann über Schnittstellen dieser Software in vielen Fällen die Belege dann elektronisch in sein Buchhaltungsprogramm einspielen. Auch ein elektronischer Abruf der Kontobewegungen ist oft möglich. Somit liegen dem Steuerberater, wenn gewünscht, auch tagesaktuell alle Unterlagen vor, sodass er die laufende Buchhaltung zeitnah erstellen kann. Aufgrund von OCR-Texterkennungen und sog. Lerndateien kann das Buchhaltungsprogramm auch viele Geschäftsvorfälle schon direkt zuordnen, sodass der Steuerberater nicht mit der reinen Erfassung, bei einer papierhaften Buchhaltung mit dem Abtippen von Geschäftsvorfällen beschäftigt ist, sondern sich auf seine Hauptaufgabe die Beratung und Zuordnung von Sachverhalten konzentrieren kann.
Wie oben erwähnt, können Steuerberater die Auswertungen bei manchen Softwarelösungen digital zurückspiegeln, sodass die Organisation diese zeitnah und auch meist von überall abrufbar zur Verfügung hat.
Für welche NPOs ist die digitale Buchhaltung zu empfehlen?
Wie eingangs angedeutet, ist die digitale Buchhaltung jeder NPO zu empfehlen. Die Vorteile, eine zeitnahe Buchhaltung erstellen zu können und gleichzeitig immer alle Unterlagen noch in der Organisation zu haben, ist meist schon der entscheidende Faktor. Die weiteren Möglichkeiten von Automatismen wie Zahlungen direkt vom Beleg herunter inkl. der Verknüpfung des Belegs mit der Zahlung, Auswertungen jederzeit von überall abrufen zu können, bei Prüfungen keine Belege mehr aus Ordnern heraussuchen zu müssen, sondern diese bequem aus dem Programm ausgeben zu können, sollten für jede Organisation eine Überlegung wert sein, auf eine digitale Buchhaltung umzustellen. Lediglich die kleine NPO, die nur einmal im Jahr alle Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen muss und nicht laufende Auswertungen benötigt, wird nicht ganz so viele Vorteile in der digitalen Buchhaltung sehen. Dennoch kann es von Vorteil sein, wenn z.B. die Zahlungen direkt elektronisch vom Beleg erfolgen können.
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Tags: Digitalisierung
