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Datenschutzrechtliche Auskunft: Inhalt, Form, Frist

Datenschutzrechtliches Auskunftsrecht ist wesentlicher Bestandteil der Betroffenenrechte

Wie schon nach der bisherigen Rechtslage sieht auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein Auskunftsrecht für betroffene Personen vor. Durch das Auskunftsrecht soll gewährleistet werden, dass Betroffene Kenntnis von einer Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten erhalten und diese auf ihre Rechtmäßigkeit überprüfen können. Es ist somit ein ganz wesentlicher Bestandteil der datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte.

Auskunft über Nutzung personenbezogener Daten

Betroffene haben das Recht, mit einem formlosen, begründungsfreien Antrag, Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die von Unternehmen/Organisationen verarbeitet werden, zu verlangen.

Die betroffene Person kann zunächst eine Bestätigung darüber verlangen, ob durch den Verantwortlichen eine Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten erfolgt. Eine Auskunft ist auch dann zu erteilen, wenn keine personenbezogenen Daten des Antragsstellers verarbeitet werden (sogenannte Negativauskunft).

Inhalt der Auskunft

Sofern personenbezogene Daten des Antragsstellers verarbeitet werden, kann dieser außerdem Auskunft darüber verlangen, welche ihn betreffenden personenbezogenen Daten konkret vom Verantwortlichen verarbeitet werden (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.).

Zusätzlich hat das Unternehmen bzw. die Organisation folgende Informationen mitzuteilen:

  • Verarbeitungszwecke,
  • Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden,
  • Empfänger oder Kategorien von Empfängern, die diese Daten bereits erhalten haben oder noch erhalten werden,
  • falls möglich die geplante Speicherdauer, andernfalls Kriterien für die Festlegung dieser Dauer,
  • Rechte auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung,
  • das Bestehen eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung,
  • Informationen über die Herkunft der Daten, wenn diese nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden,
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.

Form und Frist der Auskunft

Die Auskunftserteilung kann schriftlich, elektronisch oder, auf Verlangen der betroffenen Person, mündlich erfolgen. Sofern der Betroffene seinen Antrag auf Auskunft elektronisch stellt, ist die Auskunft in einem gängigen elektronischen Format (z.B. als PDF) zu übermitteln.

Eine Auskunft ist unverzüglich, aber spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags, zu beantworten. Des Weiteren ist der Verantwortliche verpflichtet, dem Antragssteller eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung zu stellen.

Dokumentation des Auskunftsverlangens

Bisher lässt sich nicht mit Sicherheit beantworten, ob Verantwortliche verpflichtet sind, beantwortete Auskunftsverlangen zu dokumentieren und wenn ja, wie lange diese Dokumentationen aufbewahrt werden sollten. Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen hat hierzu eine Stellungnahme veröffentlicht.

Danach empfiehlt die Aufsichtsbehörde eine Dokumentation von Auskunftsverlangen und der Antwort auf diese für einen gewissen Zeitraum. Zwar handelt sich hierbei wiederum um eine Datenverarbeitung, diese ist jedoch nach Auffassung des Landesbeauftragten gerechtfertigt. Begründet wird dies damit, dass die Nichterteilung einer Auskunft bußgeldbewehrt ist und der Verantwortliche somit ein berechtigtes Interesse hat, die Auskunftserteilung gegenüber einer Aufsichtsbehörde nachweisen zu können.

Datenschutzanfragen maximal 3 Jahre aufbewahren

Weil die Verfolgung einer Nichterteilung von Auskunftsansprüchen nach drei Jahren verjährt, wird eine Aufbewahrung für maximal drei Jahre als zulässig erachtet. Die Aufsichtsbehörde empfiehlt zudem, die Anfragen und Antworten in einer separaten Datei abzuspeichern. Diese Datei sollte für andere Datenverarbeitungen gesperrt und nur für einen beschränkten Personenkreis zugänglich sein.

Um Bußgelder zu vermeiden, sollten Verantwortliche einer Datenverarbeitung geeignete organisatorische Maßnahmen treffen, um Auskunftsverlangen fristgerecht beantworten zu können.

WINHELLER unterstützt Sie bei datenschutzrechtlichen Auskünften

Wir unterstützen Sie gern bei der Implementierung von praxisorientierten Prozessen zur Beantwortung von  Auskunftsersuchen oder der Wahrnehmung anderer Betroffenenrechte. Unsere Ansprechpartner stehen Ihnen gern für Fragen zur Verfügung. Sie erreichen uns am einfachsten per E-Mail (info@winheller.com) oder gerne auch telefonisch (069 / 76 75 77 80).

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Olga Stepanova

Olga Stepanova

Rechtsanwältin Olga Stepanova ist für WINHELLER in den Bereichen IT-Recht und Datenschutz tätig. Unsere gewerblichen Mandanten berät Sie zudem im Marken-, Urheber- und Wettbewerbsrecht.

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