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Digitalisierung und Bürokratieabbau für Vereine: Ergebnisse des BMJ-Praxischecks

Digitalisierung und Bürokratieabbau für Vereine: Ergebnisse des BMJ-Praxischecks

Im Oktober 2024 hat das Bundesjustizministerium (BMJ) die Ergebnisse des im Sommer 2024 durchgeführten „Praxischecks zu beurkundungsbedürftigen Vorgängen im Vereins- und GmbH-Recht“ veröffentlicht. Der Praxischeck hatte das Ziel, bürokratische Hemmnisse im Bereich notariell beurkundungspflichtiger Vorgänge im GmbH- und Vereinsrecht zu ermitteln und Ansätze für Vereinfachungen und Verbesserungen in diesen Bereichen zu entwickeln.

Um diesem Ziel näher zu kommen, hatte das BMJ zwei „Use Cases“ definiert, d.h. zwei typische Anwendungsfälle. Für den Gründungsvorgang einer GmbH wurden im zugehörigen Workshop Unternehmerinnen und Unternehmer beteiligt, vom Start-up und der Erstgründung bis hin zur Seriengründung von Tochtergesellschaften. Am Workshop für das Vereinsregisterverfahren nahmen Vertreterinnen und Vertreter aus kleinen ehrenamtlich geführten Vereinen und größeren Sportvereinen teil. Ergänzend wurde die Expertise des Notarwesens und der Registergerichte durch entsprechende Vertretungen eingebracht.

Bürokratische Hindernisse bei Registergerichten und Behörden

Die größten Hindernisse wurden von den Workshopteilnehmerinnen in der fehlenden Digitalisierung der Behörden gesehen, sei es für die Anforderung von Kostenvorschüssen auf dem Postweg vor der Eintragung bei einigen Registergerichten (verbunden mit dem Risiko des Erhalts von gefälschten Rechnungen von Betrügern) oder die noch nicht ausreichend digitalisierten Mitteilungs- und Antragspflichten im Nachgang zum eigentlichen Gründungsvorgang. Als Beispiele genannt wurden die

  • Gewerbeanmeldung,
  • Beantragung der Steuernummer bei der Finanzverwaltung,
  • Eintragung der Gesellschaft in das Transparenzregister.

Notariate als „One-Stop-Shop”

Die Notariate könnten künftig als Servicedienstleister fungieren und als einzige Schnittstelle zwischen Behörden und Gründern arbeiten. Die Workshopteilnehmenden gaben an, sie würden an der Beteiligung der Notariate vor allem die damit verbundene Rechtssicherheit schätzen.

Daneben sei aber auch das Portal zur Onlinegründung einer GmbH, das seit 2022 besteht, bereits von Teilnehmenden des Workshops genutzt und positiv beurteilt worden.

Vereinsseitig wurde die Zusammenarbeit mit den Notariaten zwar grundlegend positiv beurteilt, bezüglich der Terminvergabe und damit verbundenen zeitlichen Verzögerungen aber zum Teil kritisiert. Hierbei wurden erhebliche regionale Unterschiede festgestellt.

Vereinsgründung mit erheblichem Informations- und Beratungsbedarf

Zwar haben die Vereine ein Interesse an schnellen Eintragungen von Satzungsänderungen und Vorstandswechseln. Sie benötigen aber Informationen und Beratung nicht nur zum Vereinsrecht und dem Registerverfahren, sondern auch zu steuerrechtlichen Anforderungen für gemeinnützige Vereine oder zum Datenschutzrecht. Als wichtigsten und schwierigsten Teil der Vereinsgründung bewerteten die Workshopteilnehmenden die Gestaltung der Vereinssatzung. Derzeit gibt es keinerlei Pflicht der Notariate, Eintragungsunterlagen und somit auch die Satzung inhaltlich zu prüfen und auf Mängel hinzuweisen.

Herausforderung Satzungsgestaltung

Das Vereinsrecht erlaubt dabei eine hohe Flexibilität in der Satzungsgestaltung, sodass sich – außer für Kleinstvereine – ein allgemein zugängliches Muster nicht lohnt: Es gibt derart viele Optionen und gleichzeitig Stolpersteine, dass eine umfassende Beratung notwendig bleibt. Ob die Notariate eine solche Beratung zusätzlich leisten könnten, sei dahingestellt.

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Konsequenzen für die Praxis aus dem Praxischeck

Die Notariate werden insgesamt als verlässliche Partner geschätzt und geben entsprechend Rechtssicherheit. Aber auch wenn das BMJ aus den Ergebnissen Konsequenzen zieht und Regelungen zum Prüfungsumfang bei Ersteintragung von Vereinssatzungen oder sogar die Notariate als Servicedienstleister ausbaut, bleibt es für Vereine bei der Herausforderung, eine passende Satzung zu gestalten – diese Herausforderung wird durch die Reduzierung des bürokratischen Aufwands noch nicht erleichtert.

Im Durchschnitt werden Vereinssatzungen alle fünf bis acht Jahre angepasst. Dabei sind die Regelungen zur Gemeinnützigkeit stets mit zu prüfen. Gerade dieses Zusammenspiel von zivil- und gemeinnützigkeitsrechtlichen Regelungen in der Vereinssatzung kann durch anwaltliche Beratung optimiert und damit Zeitaufwand insbesondere im Anerkennungsverfahren in der Gemeinnützigkeit gespart werden.

Benötigen Sie Beratung bei der Neu- oder Umgestaltung Ihrer Vereinssatzung? Wir unterstützen Sie gerne dabei!

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Umfassende Beratung zur Gründung eines Vereins (e.V.)

Dr. Isabella Löw

Rechtsanwältin Dr. Isabella Löw ist am Standort Frankfurt am Main in unserem Nonprofitteam tätig. Sie berät und vertritt gemeinnützige Vereine und Verbände, gemeinnützige GmbHs und Genossenschaften sowie Stiftungen.

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