Mit dem Herbst beginnt in vielen NPOs die Zeit vermehrter Krankheitsausfälle. Gerade in kleinen Teams kann bereits eine einzelne Arbeitsunfähigkeit die Einsatzplanung erheblich belasten. Umso wichtiger ist ein rechtssicherer Umgang mit Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.
Rechte und Pflichten bei Arbeitsunfähigkeit wegen eigener Erkrankung
Haben die Parteien nicht bereits vertragliche Regelungen getroffen, gelten im Krankheitsfall die gesetzlichen Vorschriften. Nach § 5 Abs. 1 EFZG ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Weiter regelt § 5 Abs. 1 EFZG, dass der Arbeitgeber hiervon abweichend jederzeit berechtigt ist, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen, was formlos geschehen kann.
In der Regel haben die Parteien den Umgang mit Zeiten von Arbeitsunfähigkeit arbeitsvertraglich bereits geregelt, so dass sich zunächst ein Blick in den jeweils geltenden Arbeitsvertrag empfiehlt. Unabhängig von der vertraglich geltenden Regelung bleibt dem Arbeitgeber aber auch hier regelmäßig das Recht vorbehalten, abweichend von der vertraglichen Regelung die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Einzelfall auch früher zu verlangen.
Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit
Bei tatsächlicher Arbeitsunfähigkeit besteht nach § 3 EFZG grundsätzlich für bis zu sechs Wochen (bzw. 42 Kalendertage) ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung, sofern die Arbeitsunfähigkeit unverschuldet eingetreten ist. Auch hier ist zu beachten, dass Arbeits- und Tarifverträge längere Entgeltfortzahlungszeiträume vorsehen, was im Einzelfall jeweils geprüft werden muss. Kommt es im Rahmen der Krankschreibung zu einer Arbeitsunfähigkeit wegen einer anderen Erkrankung, greift regelmäßig der Grundsatz der Einheit des Verhinderungsfalls, nach welchem der Entgeltfortzahlungszeitraum auf sechs Wochen begrenzt bleibt.
Nach dem Bundesarbeitsgericht ist hiervon auch dann auszugehen, wenn die bescheinigten Arbeitsverhinderungen zeitlich entweder unmittelbar aufeinanderfolgen oder zwischen ihnen lediglich ein für den erkrankten Arbeitnehmer arbeitsfreier Tag oder ein arbeitsfreies Wochenende liegt. Will der Arbeitnehmer geltend machen, dass der sechswöchige Entgeltfortzahlungszeitraum neu zu laufen beginnt, ist er im Streitfall darlegungs- und beweispflichtig dafür, dass die vorherige Erkrankung bei Eintritt der hinzutretenden Erkrankung bereits vollständig ausgeheilt war (BAG, Urteil v. 11.12.2019, 5 AZR 505/18).
Regelungen zu Kinderkrankegeldtagen
Davon zu unterscheiden ist der Fall, dass nicht der Beschäftigte selbst, sondern sein Kind erkrankt. Eine „Kindkrankheit“ begründet grundsätzlich keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach § 3 EFZG. Für gesetzlich Krankenversicherte kann vielmehr Kinderkrankengeld nach § 45 SGB V für die Dauer von bis zu 15 Arbeitstagen pro Elternteil und Kind (max. 35 Tage bei mehreren Kindern/bei Alleinerziehenden 30 Tage pro Kind bzw. max. 70 Tage bei mehreren Kindern) im Jahr 2026 in Betracht kommen, wenn das im Haushalt lebende Kind unter 12 Jahre alt ist und keine anderweitige Betreuung möglich ist, was ärztlich bescheinigt sein muss. Die derzeitige Anzahl der Kinderkrankengeldtage nach § 45 SGB V beruht auf einer aktuell für 2026 noch geltenden Sonderregelung. Sofern diese nicht verlängert wird, gilt ab 2027 sodann wieder das reguläre Niveau des § 45 SGB V von 10 Tagen pro Elternteil und Kind (max. 25 Tage bei mehreren Kindern) sowie 20 Tagen bei Alleinerziehenden.
Daneben kann § 616 BGB einen Anspruch auf bezahlte Freistellung für entsprechende Zeiträume von bis zu 5 Tagen begründen, sofern die Vorschrift nicht arbeitsvertraglich, tarifvertraglich oder durch eine sonstige anwendbare Regelung ausgeschlossen oder eingeschränkt ist. Die Rechtsprechung erkennt entsprechende Ansprüche insbesondere auch im Rahmen tariflicher Regelungen über Fälle des § 616 BGB an (BAG, Urteil v. 05.08.2014, 9 AZR 878/12).
Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die ordnungsgemäß ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat dabei einen hohen Beweiswert und ist das gesetzlich vorgesehene und wichtigste Beweismittel für die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit.
Allein ein ungünstiger Zeitpunkt oder ein subjektives Misstrauen des Arbeitgebers rechtfertigt es daher nicht, die Arbeitsunfähigkeit in Frage zu stellen. Anders liegt es, wenn konkrete tatsächliche Umstände ernsthafte Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit begründen. Diese können den Beweiswert der Arbeitsunfähigkeit erschüttern. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit näher darlegen und im Streitfall beweisen. Das BAG hat insbesondere eine zeitliche Koinzidenz zwischen Kündigung und passgenauer Arbeitsunfähigkeit als geeignetes Indiz anerkannt, was auch dann gilt, wenn eine Abfolge mehrerer Bescheinigungen den Zeitraum bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses abdeckt (vgl. BAG, Urteil v. 08.09.2021, 5 AZR 149/21; BAG, Urteil v. 13.12.2023, 5 AZR 137/23).
Entscheidend ist aber stets die Gesamtwürdigung des Einzelfalls. Für NPOs bedeutet das, bei einer vermeintlichen „Gefälligkeits-AU“ nicht vorschnell zu handeln. Erforderlich sind konkrete, dokumentierbare Anhaltspunkte und keine bloßen Vermutungen. Bestehen solche Anhaltspunkte, sollte die Organisation den Sachverhalt arbeitsrechtlich prüfen, bevor sie die Entgeltfortzahlung verweigert.
Rechtssicheres Vorgehen bei Krankmeldungen in NPOs
Für Vorstände, Geschäftsführungen und Personalverantwortliche in NPOs kommt es damit vor allem auf klare Abläufe an. Zunächst ist zu prüfen, welche Regelungen im konkreten Arbeitsverhältnis gelten, um zu ermitteln, wann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen und wie etwa mit Zeiten von „Kindkrank“ umzugehen ist.
Die Mitarbeiter sollten gegebenenfalls nochmal darauf hingewiesen werden, dass die Anzeige von Arbeitsunfähigkeit wegen eigener Krankheit bzw. Erkrankung eines zu betreuenden Kindes unverzüglich – möglichst vor Arbeitsbeginn – erfolgen muss und wann sie durch ärztliche Bescheinigung nachzuweisen ist, um hierdurch eine zeitnahe Umverteilung der Arbeitsaufgaben sicherzustellen und die Entstehung betrieblicher Beeinträchtigungen möglichst zu vermeiden.
Wenn es im Zusammenhang mit Krankmeldungen zu Auffälligkeiten kommt, sollten diese sachlich möglichst genau dokumentiert werden. Bestehen Zweifel am tatsächlichen Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit sollte der Sachverhalt genau geprüft werden, um dann zu entscheiden, ob ein Vorgehen im jeweiligen Fall sinnvoll und erfolgversprechend ist.
Umfassende Beratung zu Arbeitsunfähigkeit in NPOs
Gerade in kleinen Organisationen schafft ein einheitlicher und rechtssicherer Umgang mit Krankheit nicht nur Klarheit, sondern schützt auch das notwendige Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten.
Unsere Fachanwältinnen für Arbeitsrecht beraten umfassend zu allen Themenfeldern rund um die Arbeitsunfähigkeit und stehen Ihnen für eine individuelle Beratung jederzeit gerne zur Verfügung.
