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Versand von Zuwendungsbestätigungen per E-Mail

Gemeinnützige Körperschaften können wählen, ob sie ihren Spendern Zuwendungsbestätigungen auf postalischem Weg zukommen lassen oder sie ihnen per E-Mail übersenden. Eine kleine Änderung, die NPOs viel Aufwand ersparen wird.

Zuwendungsbestätigungen per E-Mail zulässig

Ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) eröffnet gemeinnützigen Körperschaften die Möglichkeit, Zuwendungsbestätigungen elektronisch an Spender zu übermitteln. Zuwendungsbestätigungen müssen also nicht mehr zwingend per Post, sondern können beispielsweise per E-Mail an die Spender verschickt werden.

Amtliches Muster gilt weiterhin

Die Form der Zuwendungsbestätigung ist aber auch bei der elektronischen Übermittlung einzuhalten, d.h. sie muss dem amtlichen Muster entsprechen. Die vom BMF gestattete Erleichterung betrifft also lediglich die Art der Übermittlung.

Diverse Voraussetzungen sind zu beachten

Die Erleichterung ist allerdings an einige Voraussetzungen gebunden. So sind die Bestätigungen in Form schreibgeschützter Dokumente an die Spender zu übermitteln. Ein gesichertes PDF-Dokument dürfte hierfür unseres Erachtens genügen. Des Weiteren muss die gemeinnützige Körperschaft die Nutzung des Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen dem zuständigen Finanzamt vorher angezeigt haben. In der Anzeige muss die Körperschaft gemäß R 10b.1 Abs. 4 der Einkommensteuerrichtlinien (EStR) bestätigen, dass sie folgende Voraussetzungen erfüllt und weiterhin einhalten wird:

1. Die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck,
2. die Zuwendungsbestätigungen enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt,
3. eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingeblendet oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet,
4. das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert,
5. das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigun-gen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden und
6. Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar (analog § 145 AO); dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme genügt.

Die Regelung gilt nicht für Sach- und Aufwandsspenden.

Ab Veranlagungszeitraum 2016

Die Vorschriften gelten bereits für den Veranlagungszeitraum 2016, so dass gemeinnützige Körperschaften auch schon für die 2016 erhaltenen Spenden Zuwendungsbestätigungen per E-Mail verschicken dürfen.

Gerne beantworten Ihnen unsere erfahrenen Anwälte weitere Fragen zum Ausstellen von Zuwendungsbestätigungen und rund um das Spendenrecht.

BMF-Schreiben vom 06.02.2017, IV C 4 – S-2223/07/0012

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Stefan Winheller

Stefan Winheller

Rechtsanwalt Stefan Winheller ist auf das Recht der Nonprofit-Organisationen spezialisiert. Er berät und vertritt gemeinnützige Verbände, Wirtschafts- und Berufsverbände, gemeinnützige GmbHs und Genossenschaften sowie Stiftungen und sonstige Nonprofit-Organisationen, insb. auch religiöse Körperschaften.

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