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Umlaufverfahren für Beschlussfassungen im Verein

Umlaufverfahren für Beschlussfassungen im VereinBeschlüsse von Vereinen können nicht nur auf klassischem Weg im Rahmen einer Präsenzversammlung gefasst werden. Eine Alternative bildet das sog. Umlaufverfahren. Welche Vor- und Nachteile bietet dieses Verfahren und warum hat es während der Coronapandemie an Bedeutung gewonnen?

Wie werden Beschlüsse im Umlaufverfahren gefasst?

Um einen Beschluss im Umlaufverfahren wirksam zu fassen, müssen mehrere Voraussetzungen vorliegen:

  • Einstimmigkeit: Im Gegensatz zur Präsenzversammlung müssen im Umlaufverfahren alle Mitglieder dem Beschlussgegenstand zustimmen. Eine einzige ungültige oder enthaltene Stimme reicht aus, um den Beschluss unwirksam zu machen. Die Satzung kann jedoch vorsehen, dass auch beim Umlaufverfahren die einfache Mehrheit ausreicht.
  • Schriftform: Die Stimmen der Mitglieder müssen auf schriftlichem Wege, z.B. über einen unterschriebenen Stimmzettel, abgegeben werden. Eine Stimmabgabe per E-Mail oder WhatsApp ist somit nicht möglich.
  • Frist: Die Stimmen der Mitglieder müssen beim Verein innerhalb einer angemessenen Frist eingehen. Eine einzige verspätete abgegebene Stimme gilt als Enthaltung und reicht daher aus, um den Beschluss unwirksam zu machen.
  • Kein Satzungsausschluss: Zu guter Letzt darf die Satzung des Vereins die Beschlussfassung im Umlaufverfahren nicht ausschließen. Es ist jedoch nicht notwendig, dass die Satzung eine Ermächtigung für das Umlaufverfahren enthält. Denn ohne Satzungsregelung gilt § 32 Abs. 2 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), der die Beschlussfassung im Umlaufverfahren ausdrücklich erlaubt.

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Welche Vor- und Nachteile bietet das Umlaufverfahren?

Der Hauptvorteil des Umlaufverfahrens liegt auf der Hand: Der Verein muss keine Präsenzversammlung organisieren, die gerade bei einer hohen Anzahl von Mitgliedern hohe Kosten verursachen kann. So müssen für die Versammlung Räumlichkeiten angemietet und die Mitglieder verpflegt werden. Für die Mitglieder selbst fallen im Einzelfall Reisekosten an. Zudem nimmt die Organisation einer Präsenzveranstaltung viel Zeit in Anspruch – hier ist die schriftliche Beschlussfassung oft schneller. Gleichzeitig hat das Umlaufverfahren allerdings den Nachteil, dass alle Mitglieder dem Beschluss zustimmen müssen, wenn die Satzung dahingehend nichts anderes bestimmt. Zudem wird es bei komplexeren Beschlussgegenständen häufig dazu kommen, dass die Mitglieder eine Präsenzveranstaltung einfordern. Das Verfahren eignet sich daher insbesondere für eilbedürftige oder einfachere Entscheidungen.

Welche Ausnahmen gelten aufgrund der Coronapandemie?

Auch der Gesetzgeber hat die Vorteile des Umlaufverfahrens erkannt und daher im Covid-19-Gesetz mehrere Ausnahmen zu § 32 Abs. 2 BGB verabschiedet, die die rechtlichen Hürden für das Umlaufverfahren herabsenken sollen. So ist nach dem Covid-19-Gesetz keine Einstimmigkeit erforderlich – stattdessen gelten die Mehrheitserfordernisse laut Gesetz oder Satzung. Zudem kann die Stimmabgabe in Textform, also per E-Mail, Fax oder sogar über Messengerdienste wie z.B. WhatsApp erfolgen. Wichtig ist nur, dass der Verein alle Mitglieder am Umlaufverfahren beteiligt und bis zu einem festgesetzten Termin mindestens die Hälfte der Vereinsmitglieder ihre Stimme abgegeben haben.

Virtuelle Mitgliederversammlung und Umlaufverfahren

Während der Coronapandemie haben Vereine die Qual der Wahl: Sie können ihre Beschlüsse entweder in einer virtuellen Mitgliederversammlung oder im Umlaufverfahren fassen. Die virtuelle Mitgliederversammlung ist dabei klar zu bevorzugen: Denn sie verbindet die Kostenvorteile des Umlaufverfahrens mit der Teilhabemöglichkeit einer Präsenzversammlung. Unsere Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass die virtuelle Teilnahme für die Mitglieder längst nicht so kompliziert ist wie zunächst befürchtet. Im Gegenteil: Der Großteil der bisher von uns betreuten virtuellen Mitgliederversammlungen hat aufgrund der geringeren Reisehürden häufig sogar deutlich mehr Teilnehmer als die herkömmlichen Präsenzveranstaltungen – ein echter Gewinn also für das Miteinander im Verein. Das Umlaufverfahren eignet sich daher nur für äußerst dringende Angelegenheiten, die keinen Raum für die Organisation einer virtuellen Mitgliederversammlung lassen.

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Virtuelle Mitgliederversammlung im Verein
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Alexander Vielwerth

Am Hauptsitz in Frankfurt am Main unterstützt Rechtsanwalt Alexander Vielwerth unsere Kanzlei in gesellschafts- und steuerrechtlichen Fragestellungen. Im Fokus stehen bei ihm vor allem Vereine, Stiftungen, gGmbHs und Genossenschaften.

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