Im Rechnungswesen wird das Gerüst für die Erstellung der Buchhaltung als Kontenrahmen bezeichnet. Durch ihn werden die einzelnen Geschäftsvorfälle in vergleichbare und nachvollziehbare Kategorien eingeteilt und damit sinnvoll gegliedert.
Welche Kontenrahmen gibt es?
Es gibt zwei sogenannte Standardkontenrahmen (SKR), die für alle Branchen geeignet sind:
SKR 03 orientiert sich an den Unternehmensprozessen.
SKR 04 orientiert sich am Aufbau des Jahresabschlusses.
Daneben existieren Kontenrahmen, die für bestimmte Branchen vordefiniert sind und sich an die jeweiligen Gegebenheiten der Branche anpassen. So gibt es auch einen speziellen Kontenrahmen für NPOs (SKR 42).
Was muss beim Kontenrahmen für NPOs beachtet werden?
Die Buchführung gemeinnütziger Organisationen weist im Vergleich zu anderen Körperschaften zahlreiche Besonderheiten auf. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an einen Kontenrahmen, der diese Besonderheiten abbildet. Steuerrechtlich gibt es für NPOs allerdings keine Verpflichtung, einen bestimmten Kontenrahmen zu nutzen.
Wichtig ist nur, dass
die Aufzeichnungen geordnet vorgenommen werden,
Einnahmen und Ausgaben getrennt nach den vier Sphären aufgezeichnet werden und
bei der Kontierung die Gliederungsvorgaben des EÜR-Vordrucks bzw. die Gliederung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und Bilanz berücksichtigt werden.
Entscheidend für die Wahl des Kontenrahmens ist stets das Informations- und Organisationsbedürfnis der NPO.
Was ist der branchenspezifische Kontenrahmen 42 für NPOs?
Die branchenspezifischen Kontenrahmen für NPOs waren seit von 2023 bis zum Ende 2024 der SKR 42 und 49. DATEV wird ab dem 1.1.2025 nur noch den SKR 42 pflegen.
Der nunmehr, durch die Einführung des SKR 42, überholte Kontenrahmen SKR 49 gliederte die Einnahmen und Ausgaben zunächst nach den vier steuerlichen Bereichen und erst dann nach Erlös- und Kostenarten. Im Vergleich zu den Standardkontenrahmen (SKR 03 und 04) waren die Konten im SKR 49 erheblich eingeschränkt. Darauf galt es in der laufenden Buchhaltung besonders zu achten, da es sonst schnell zu einer falschen Sphären-Zuordnung kommen konnte. Für den Nutzer bedeutete dies in der Praxis, dass für Geschäftsvorfälle, die regelmäßig anfielen, ggf. Konten ergänzt werden mussten.
Der 2023 von der DATEV neu eingeführte SKR 42 für Vereine, Stiftungen und gemeinnützige GmbHs ist gegenüber dem SKR 49 vorteilhafter und basiert auf dem SKR 04 mit 5-stelligen Sachkontennummern. Er folgt dem strukturellen Aufbau des Jahresabschlusses. Die Sphärenzuordnung erfolgt über das DATEV Kost1 Feld. Dabei repräsentiert
die „1“ den Ideellen Bereich,
die „2“ die Vermögensverwaltung,
die „3“ den Zweckbetrieb und
die „4“ den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Über die Anlage von fixen und variablen Verteilungsschlüssel lassen sich darüber hinaus erforderliche sachgerechte Aufteilungen in den verschiedenen Sphären verursachergerecht darstellen. Über die Erweiterung der Kost1 von einer auf zwei Stellen, lassen sich optional und unkompliziert je Sphäre Kostenstellen z.B. 31-39 für weitere Unterteilungen im Zweckbetrieb oder z.B. 41-49 für weitere Unterteilungen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb darstellen und auswerten. Eine darüberhinausgehende weitere Ausdifferenzierung der Kostenrechnung ist davon unbenommen.
Für wen ist der SKR 42 zu empfehlen?
Grundsätzlich besteht keine Pflicht, den Kontenrahmen SKR 42 zu benutzen.
Als spezialisierte Steuerkanzlei empfehlen wir Ihnen unabhängig von der Gesamtgröße sowie des Umfangs und der Ausprägungen der einzelnen Sphärenaktivitäten Ihrer NPOs, ausschließlich den SKR 42 einzusetzen.
Für alle NPOs, die auch in anderen Sphären Einnahmen und Ausgaben haben, und keinen eigenen Kontenrahmen erstellen wollen, bietet sich in aller Regel der SKR 42 an. Denn: Steuerrechtlich gilt die Vorgabe der Aufteilung nach den vier Sphären, was besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. Diese können die Standardkontenrahmen nicht erfüllen.
Unsere erfahrenen Steuerberater und Finanzbuchhalter stehen Ihrer NPO gerne für alle Fragen rund um die Buchhaltung zur Verfügung. Gern machen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.
Michael Hecht ist Steuerberater, Fachberater für Gemeinnützigkeit (DStV e.V.) sowie Stiftungsberater (EBS) und leitet am Frankfurter Hauptsitz der Kanzlei den Bereich NPO-Tax. Er ist auf die Mittelverwendungsrechnung und Rücklagenbildung sowie die steuerliche Deklaration für Nonprofit-Organisationen spezialisiert. Sein besonderes Steckenpferd liegt in der Automatisierung der Wertpapierbuchhaltungen von gemeinnützigen Organisationen.
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Was ist ein Kontenrahmen?
