Compliance kann nur dann im Unternehmen effektiv umgesetzt werden, wenn Mitarbeiter für compliancekonformes Verhalten sensibilisiert sind. Zentraler Pfeiler für die Schaffung einer entsprechenden Compliance-Kultur ist die Durchführung von Compliance-Schulungen. Nur wenn Mitarbeiter aller Hierarchieebenen verinnerlicht haben, welchen Sinn und Zweck Compliance hat und wie wichtig diese für den Erfolg des Unternehmens ist, kann Compliance gelebt werden.
Wer sich der geltenden Regularien bewusst ist, kann den stetigen (neuen) Herausforderungen souverän begegnen. Die Verinnerlichung von Sinn und Zweck von Compliance für das Unternehmen hat daher auch präventiven Charakter vor Bußgeldern oder Strafen neben den sich in der Entwicklung befindenden unternehmensstrafrechtlichen Thematiken. Die Mitarbeiter müssen zu diesem Zweck über die elementaren (rechtlichen) Grundlagen informiert und eine Regelmäßigkeit der Schulungen sichergestellt werden. Gerade die Möglichkeit, auftauchende Fragen direkt beantwortet zu bekommen, macht Schulungen für Unternehmensleitung wie Mitarbeiter besonders effektiv.
Allgemeine Pflicht zur Durchführung von Compliance Schulungen
Die Verpflichtung zu regelmäßigen Schulungen von Mitarbeitern lässt sich aus der Aufsichtspflicht, deren Einhaltung Teil der Legalitätspflichten ist, ableiten. Dabei verlangt die Legalitätspflicht der Geschäftsleitung von dieser dafür Sorge zu tragen, dass ein Unternehmen in seinen Beziehungen nach Außen rechtmäßiges Verhalten wahrt, mithin sämtliche Rechtsvorschriften einhält, die das Unternehmen als Rechtssubjekt treffen. Um dieser Pflicht nachzukommen, muss ein Compliance-Management-System aufgebaut und implementiert werden, welches die Begehung von Gesetzesverstößen durch Mitarbeiter verhindern und aufdecken soll.
Diesem Ziel kann jedoch nur entsprochen werden, wenn Mitarbeiter Sinn und Zweck sowie Inhalt der (implementierten) Compliance-Vorschriften des Unternehmens verinnerlicht haben und dementsprechend handeln. Um das Verständnis für Compliance zu verbessern, es nicht als Ballast zu betrachten und die Bereitschaft zu entsprechendem Handeln zu erhöhen, sind Schulungen zentraler Bestandteil der Implementierung und erfolgreichen Durchführung von Compliance-Systemen. Sinnvoll eingesetzt reduziert ein durchdachtes Compliance-Management-System Unsicherheiten bei Mitarbeitern und führt zu rechtssicheren Prozessen.
Umsichtige Schulungsplanung erforderlich
Der erste Schritt für eine erfolgreiche Compliance-Schulung ist die umfassende Planung. Hierbei gilt es vor allem Inhalte zu formulieren. Neben einer umfassenden Grundschulung (beispielsweise zu Inhalten des „Code of Conduct“) sollte weiterhin genau beachtet werden, welche Zielgruppe durch die Schulung angesprochen wird – es bietet sich eine Einteilung nach Risikogruppen an: Mitarbeiter, die in besonders risikogeneigten Bereichen arbeiten sind in eine andere Risikogruppe einzuteilen und entsprechend anders und gegebenenfalls intensiver zu schulen als Mitarbeiter, die aufgrund ihrer Tätigkeit im Unternehmen keinen oder nur abgeschwächten bzw. anders gelagerten Risiken ausgesetzt sind. Darüber hinaus muss immer die Art und das Risikopotential des konkreten Unternehmens Berücksichtigung finden. So haben beispielsweise produzierende Unternehmen andere Risikofaktoren als reine Bürobetriebe.
Format und Frequenz bestimmen den Wirkungsgrad
Neben einer (Risiko-)Gruppeneinteilung ist auch die Art der Schulung für deren Erfolg entscheidend. So bieten Präsenzschulungen den Vorteil einer aktiveren Beteiligung der Anwesenden, durch die ein größerer Schulungseffekt erreicht wird. Doch gerade die Corona-Pandemie hat zur Etablierung von E-Learning-Formaten wie Webinaren, Videoschulungen oder Telefonkonferenzen beigetragen. Hierbei ist unbedingt darauf zu achten, dass die zu schulenden Mitarbeiter die Gelegenheit erhalten, auftretende Fragen – auch bezüglich konkreter Handlungsweisen – zu stellen. Anderenfalls werden sich Unternehmen im Fall der Fälle die Frage gefallen lassen müssen, warum sie den Mitarbeitern lediglich Informationen zugespielt, aber auftretende Unsicherheiten nicht abgestellt haben. Auch aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, Präsenzschulungen (sofern möglich) und solche über alternative Formate abwechselnd durchzuführen.
Die Frequenz von Compliance Schulungen sollte ebenfalls sorgfältig bedacht werden und bestimmt sich bei jedem Unternehmen individuell, abhängig von den Risikogruppen und der Wahrscheinlichkeit der Realisierung dieser Risiken.
Rechtssicherheit durch Expertise
Der Beitrag kann nur schemenhaft zeigen, wie umfangreich Mitarbeiter-Schulungen zu Compliance-Themen sind und welche Fallstricke zu beachten sind. Maßgeblich sind neben Format, Frequenz und Planung vornehmlich die Inhalte, die es rechtssicher und zugleich für jeden einzelnen verständlich aufzubereiten gilt. Bei der Gesamtorganisation empfiehlt sich die Expertise langjähriger Compliance-Berater, die Schulungen maßgeschneidert anbieten können.
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