Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist seit 01.07.2023 in Kraft und verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern, sichere Kanäle für die Meldung von Verstößen einzurichten. Ab 17.12.2023 gilt dies auch für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern.
Externe Ombudspersonen sind unabhängig
Das Gesetz unterscheidet zwischen internen, vom Unternehmen selbst eingerichteten Meldestellen und externen Meldestellen, die von staatlichen Behörden betrieben werden. Wie eine interne Meldestelle besetzt wird, also ob eine unternehmensinterne oder eine unabhängige externe Person diese sog. Ombudsstelle ausfüllt, obliegt den jeweiligen Unternehmen selbst.
Sinnvoller erscheint jedoch der Einsatz einer externen Ombudsperson und somit, die interne Meldestelle „auszulagern“. Die externe Ombudsperson kann hierbei als unabhängiger Vermittler zwischen dem Hinweisgeber und dem Unternehmen fungieren. Zudem weist die externe Ombudsperson keinerlei persönliche oder berufliche Beziehung zu den Beteiligten auf und kann daher unvoreingenommen und unparteiisch agieren.
Rechtsanwälte können den Meldeprozess effektiver gestalten
Der Einsatz einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts als externe Ombudsperson kann im Gegensatz zu unternehmensinternen oder externen – zumeist rechtsunkundigen – Ombudspersonen besonders empfehlenswert sein, da sie als versierte Rechtsexperten den gesamten Meldeprozess – vom Eingang eines Hinweises bis hin zur unternehmensinternen Aufbereitung – effektiver gestalten können.
Durch ihre juristische Expertise können Rechtsanwälte meldewürdige Hinweise von nicht meldewürdigen bzw. rein denunzierenden Hinweisen filtern. Darüber hinaus ist es ihnen möglich, meldewürdige Hinweise bereits vorab rechtlich aufzuarbeiten, etwaige dadurch entstehende (straf-)rechtliche Risiken für das Unternehmen zu eruieren und den entsprechend bearbeiteten Hinweis anschließend gebündelt – ggf. bereits mit ersten Handlungsempfehlungen – an das Unternehmen zurückzuspielen.
Verschwiegenheitspflicht schafft Vertrauen auf beiden Seiten
Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass die von den jeweiligen Unternehmen als externe Ombudsperson beauftragten Rechtsanwälte von Berufs wegen der Verschwiegenheit unterliegen und sich diese Verschwiegenheitspflicht – ebenso wie ein entsprechendes Zeugnisverweigerungsrecht – nach überwiegender Meinung wohl auch auf den entsprechenden Meldeprozess bzw. das Verhältnis zum jeweiligen Hinweisgeber erstreckt. Somit ist die Vertraulichkeit – auch bei Einsatz unternehmensfremder Personen – stets gewahrt.
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