Messenger-Dienste wie WhatsApp sind als Kommunikationsmittel längst in den Alltag integriert. Auch im Vereinsleben erfreut sich diese Form der Kommunikation zunehmender Beliebtheit. Hierbei stellen sich Vereine jedoch häufig die Frage, ob sich WhatsApp auch für förmliche Aspekte des Vereins eignet, wie z.B. die Einberufung der Mitgliederversammlung.
Form der Einberufung der Mitgliederversammlung
Für die Form der Einberufung der Mitgliederversammlung eines Vereins bestehen keine gesetzlichen Regelungen, sodass einzig die Vereinssatzung maßgeblich ist. Diese bestimmt die Form der Einladung gem. § 58 Nr. 4 BGB allein und grundsätzlich frei. Dies eröffnet den Vereinen einen erheblichen Spielraum, da diese selbst entscheiden, auf welche Art und Weise die Mitgliederversammlung einberufen werden soll.
Gewisse Grundsätze sind bei der Satzungsgestaltung dennoch zu beachten: Formal betrachtet, ist die Einberufung so zu gestalten, dass die Vereinsmitglieder in zumutbarer Weise Kenntnis von der Einberufung erlangen können. Entscheidend ist hierbei, welche die gebräuchlichen Kommunikationskanäle der Vereinsmitglieder sind. Erfolgt etwa die komplette Korrespondenz mit dem Verein per E-Mail, ist auch eine Einberufung auf diesem Wege zweckmäßig. Zudem müssen die Mitglieder auf die in der Satzung vorgegebene Regelung vertrauen können, sodass abweichende Ladungsformen die Nichtigkeit von Beschlüssen zur Folge haben können.
Unabhängig von der Wahl des Mediums zur Übermittlung der Einladung, muss diese stets sämtliche nach Gesetz und Satzung erforderlichen Informationen beinhalten. Hieraus kann sich bereits ergeben, dass einzelne Medien zur Einladung ungeeignet sein können.
WhatsApp als Medium der Einladung zur Mitgliederversammlung
Derzeit sind digitale Kommunikationswege noch nicht in dem Maß in Vereinssatzungen angekommen, wie man es aus dem täglichen Leben vermuten könnte. Allenfalls in Ausnahmefällen wird man eine Bezugnahme auf Medien wie WhatsApp finden. Erlaubt eine Vereinssatzung WhatsApp oder einen ähnlichen Messenger-Dienst als Medium der Wahl zur Einberufung der Mitgliederversammlung, so ist dies von der Formfreiheit des § 58 Nr. 4 BGB gedeckt und damit zulässig.
In Satzungen, in denen sich ein solcher ausdrücklicher Bezug nicht findet, kann die Zulässigkeit von WhatsApp als Mittel zur Einberufung der Mitgliederversammlung nicht ohne Weiteres angenommen werden. Insbesondere kann die Zulässigkeit nicht damit begründet werden, dass die Benutzung von WhatsApp für Angelegenheiten des Vereins bereits seit längerer Zeit gängige Praxis im betreffenden Verein sei. Grund dafür ist, dass es sich hierbei um eine materielle Satzungsänderung handelt, für deren Wirksamkeit die Eintragung in das Vereinsregister gem. § 71 Abs. 1 Satz 1 BGB erforderlich wäre.
WhatsApp-Nachricht als schriftliche Einladung?
Es stellt sich die Frage, ob eine WhatsApp-Nachricht den Anforderungen einer „schriftlichen Einladung“, wie sie in vielen Vereinssatzungen zu finden ist, genügen kann. Eine WhatsApp-Nachricht kann jedenfalls nicht den Anforderungen genügen, die die „gesetzliche Schriftform“ gem. § 126 BGB aufstellt.
Eine per WhatsApp gesendete Textnachricht erfüllt jedoch sämtliche Merkmale der „Textform“ i.S.d. § 126b BGB. Insbesondere die Aufbewahrungs- bzw. Speichermöglichkeiten und die Eignung zur unveränderten Wiedergabe werden durch WhatsApp-Nachrichten grundsätzlich erfüllt.
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Aus der Formerleichterung des § 127 Abs. 2 Satz 1 BGB, der eine telekommunikative Übermittlung genügen lässt und damit faktisch auf die „Textform“ (§ 126b BGB) hinausläuft, folgt auch, dass eine WhatsApp-Nachricht „die in der Satzung bestimmte Schriftform“ wahren muss: Nicht anders als bei der nunmehr seit Jahren anerkannten Einladung per E-Mail setzt die Wahrung der „in der Satzung bestimmten Schriftform“ insbesondere keine eingescannte Unterschrift voraus.
Anders als bei der E-Mail scheint dies aber in der aktuellen Diskussion noch nicht „gesetzt“ zu sein. Es ist fraglich, ob die geäußerten Bedenken durchgreifen. Für das Verständnis einer WhatsApp-Nachricht als „nach der Satzung bestimmten schriftlichen Einladung“ spricht jedenfalls die neue Fassung des § 32 Abs. 2 BGB: Nach dieser Regelung soll eine Stimmabgabe per WhatsApp im Rahmen hybrider Mitgliederversammlungen möglich sein. Würde man für die Einberufung der Mitgliederversammlung größere Hürden schaffen als für die tatsächliche Beschlussfassung, erschiene dies widersprüchlich. Die weitere Entwicklung der Diskussion und Rechtsprechung hierzu bleibt abzuwarten.
Grenzen: Sprachnachrichten und Statusmeldungen
Unstreitig ist, dass eine mündliche Übermittlung der Einberufung der Mitgliederversammlung nicht genügen kann. Dies soll auch dann nicht möglich sein, wenn das gesprochene Wort im Rahmen einer Audiodatei fixiert ist. Aus diesem Grund kann eine Einberufung per Sprachnachricht oder Audiodatei als Anhang nicht genügen.
Gleiches gilt für Statusmeldungen. Grund dafür ist das in § 126b Satz 2 Nr. 1 BGB niedergelegte Erfordernis der Adressierung. Übertragen auf die Einberufung bedeutet das, dass sich die Einberufung an das jeweilige Mitglied persönlich richten muss. Dies ist bei Statusmeldungen nicht der Fall, da sich diese an den gesamten Kreis der jeweiligen Kontakte des Erstellers richtet und somit zu unpersönlich ist.
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