{"id":21736,"date":"2025-04-28T15:39:04","date_gmt":"2025-04-28T13:39:04","guid":{"rendered":"https:\/\/winheller.com\/blog\/?p=21736"},"modified":"2025-04-28T15:39:04","modified_gmt":"2025-04-28T13:39:04","slug":"verkuerzte-belegaufbewahrungsfrist","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/winheller.com\/blog\/verkuerzte-belegaufbewahrungsfrist\/","title":{"rendered":"Verk\u00fcrzte Belegaufbewahrungsfrist: Risiken und Praxistipps"},"content":{"rendered":"<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"alignright size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"400\" height=\"267\" src=\"https:\/\/winheller.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/belegaufbewahrungsfrist-verkuerzt-risiken.webp\" alt=\"Person am PC mit Dokumenten\" class=\"wp-image-21750\" srcset=\"https:\/\/winheller.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/belegaufbewahrungsfrist-verkuerzt-risiken.webp 400w, https:\/\/winheller.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/belegaufbewahrungsfrist-verkuerzt-risiken-300x200.webp 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 400px) 100vw, 400px\" \/><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<p>Mit dem Vierten <strong>B\u00fcrokratieentlastungsgesetz<\/strong> wurde die <strong>Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Buchungsbelege<\/strong> von zehn auf <strong>acht Jahre<\/strong> verk\u00fcrzt. Diese \u00c4nderung birgt jedoch erhebliche <strong>Risiken<\/strong>, insbesondere im Hinblick auf steuerliche Pr\u00fcfungen und m\u00f6gliche Vorw\u00fcrfe der Steuerhinterziehung. Unternehmen und NPOs sollten die neue Frist <strong>kritisch pr\u00fcfen<\/strong> und gegebenenfalls weiterhin die l\u00e4ngere Aufbewahrungsdauer anwenden.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Hintergrund der Gesetzes\u00e4nderung<\/h2>\n\n\n\n<p>Das \u201eVierte Gesetz zur Entlastung der B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von B\u00fcrokratie\u201c hat die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Buchungsbelege (\u00a7 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB) <strong>auf acht Jahre verk\u00fcrzt<\/strong>. Zuvor mussten diese Belege zehn Jahre lang archiviert werden. Die Regelung gilt <strong>ab dem 01.01.2025<\/strong> und betrifft Unterlagen, deren Frist nach der alten Rechtslage noch nicht abgelaufen ist. Buchungsbelege sind beispielsweise: Rechnungen an Kunden\/Kundinnen, Rechnungen von Lieferanten\/Lieferantinnen oder Dienstleister\/-innen, Bankbelege, Kontoausz\u00fcge, Kassenbelege, Quittungen, Lohnabrechnungen.<\/p>\n\n\n\n<p>Die <strong>\u00fcbrigen Aufbewahrungsfristen<\/strong> bleiben jedoch <strong>unver\u00e4ndert<\/strong>: Handelsbriefe m\u00fcssen weiterhin sechs Jahre aufbewahrt werden, andere handelsrechtliche Unterlagen wie Jahresabschl\u00fcsse und Inventare zehn Jahre. Steuerrechtlich wurden die Fristen entsprechend angepasst (\u00a7 147 Abs. 3 AO, \u00a7 14b Abs. 1 UStG, \u00a7 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG).<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Schl\u00fcsselargumente gegen die verk\u00fcrzte Frist<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Verk\u00fcrzung der Aufbewahrungsfrist mag zun\u00e4chst wie eine Erleichterung erscheinen, doch in der Praxis ergeben sich <strong>erhebliche Nachteile<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Unver\u00e4nderte Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung:<\/strong> W\u00e4hrend die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Buchungsbelege nun acht Jahre betr\u00e4gt, bleibt die Festsetzungsverj\u00e4hrung bei Steuerhinterziehung weiterhin zehn Jahre (\u00a7 169 Abs. 2 Satz 2 AO). Im Falle eines Vorwurfs der Steuerhinterziehung kann es schwierig sein, diesen zu entkr\u00e4ften, wenn die relevanten Unterlagen nicht mehr vorhanden sind.<br>Beispiel: Ein Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer einer GmbH wird im Jahr 2025 wegen nicht deklarierter Einnahmen aus dem Jahr 2015 vom Finanzamt kontaktiert. Die regul\u00e4re Festsetzungsverj\u00e4hrung w\u00e4re bereits abgelaufen, doch bei Verdacht auf Steuerhinterziehung verl\u00e4ngert sich diese bis Ende 2026. Ohne die entsprechenden Buchungsbelege k\u00f6nnte es unm\u00f6glich sein, den Vorwurf zu widerlegen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Praktische Handhabung in Unternehmen:<\/strong> Viele kleine und mittelgro\u00dfe Unternehmen haben bisher keine Differenzierung zwischen den verschiedenen Fristen vorgenommen und alle Unterlagen einheitlich zehn Jahre lang aufbewahrt. Eine Anpassung an die neue Regelung w\u00fcrde zus\u00e4tzlichen organisatorischen Aufwand bedeuten.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Risiko bei steuerlichen Pr\u00fcfungen:<\/strong> Auch au\u00dferhalb von Steuerhinterziehungsf\u00e4llen k\u00f6nnen fehlende Belege zu Problemen f\u00fchren, etwa wenn das Finanzamt \u00e4ltere Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle \u00fcberpr\u00fcft oder Nachweise f\u00fcr steuerliche Sachverhalte verlangt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><a href=\"https:\/\/www.winheller.com\/news\/newsletter\/nonprofitrecht-aktuell.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">M\u00f6chten Sie Neuigkeiten wie diese monatlich in Ihr Postfach erhalten? Abonnieren Sie hier unseren Newsletter Nonprofitrecht aktuell.<\/a><\/h4>\n\n\n\n<p>Die verk\u00fcrzte Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Buchungsbelege ist zwar gesetzlich zul\u00e4ssig, aber aus praktischer und rechtlicher Sicht <strong>nicht empfehlenswert<\/strong>. Insbesondere bei steuerlichen Pr\u00fcfungen oder Verdachtsf\u00e4llen kann das Fehlen von Belegen gravierende Nachteile mit sich bringen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Empfehlung f\u00fcr NPOs<\/h2>\n\n\n\n<p>Unternehmen und NPOs sollten weiterhin eine einheitliche Aufbewahrungspraxis anwenden und alle relevanten Unterlagen <strong>mindestens zehn Jahre archivieren<\/strong>. Dies minimiert Risiken und vereinfacht den Umgang mit steuerlichen Anforderungen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Umfassende Beratung bei Fragen zur Umsetzung<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Haben Sie Ihre internen Prozesse bereits an die neue Regelung angepasst?<\/li>\n\n\n\n<li>Nutzen Sie digitale Archivierungssysteme, um die Einhaltung der Fristen zu erleichtern?<\/li>\n\n\n\n<li>Sind Sie sich der Risiken bewusst, die mit der verk\u00fcrzten Frist verbunden sind?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Die Experten unseres NPO-Teams stehen Ihnen gerne zur Verf\u00fcgung, um Ihre Fragen zu kl\u00e4ren und individuelle L\u00f6sungen f\u00fcr Ihre Organisation zu entwickeln!<\/p>\n\n\n\n<p>Weiterlesen:<br><strong><a href=\"https:\/\/winheller.com\/blog\/e-rechnung-2025-npo\/\" title=\"\">E-Rechnung ab 2025: Was gemeinn\u00fctzige Organisationen jetzt wissen m\u00fcssen<\/a><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Mit dem Vierten B\u00fcrokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verk\u00fcrzt. 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