Spätestens mit Ablauf des Übertragungszeitraums verfällt nicht genommener Urlaub grundsätzlich ersatzlos. Ausnahmen von dem Grundsatz, dass übertragener Urlaub in den ersten 3 Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden muss, finden sich in den Sondertatbeständen von § 7 Abs. 3 Satz 2 und 3 BurlG, § 17 Satz 2 MuSchG, § 17 Abs. 2 BEEG sowie § 4 Abs. 2 ArbPlSchG. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können vereinbaren, dass der Arbeitnehmer Urlaub ohne Rücksicht auf das Bestehen von Übertragungsgründen während des gesamten folgenden Kalenderjahres beanspruchen kann.
Arbeitgeber vermeiden Streitigkeiten, wenn sie im Arbeitsvertrag eindeutig regeln, bis wann der Urlaub übertragen werden kann. Dabei kann folgende Formulierung gewählt werden: „Resturlaubstage müssen vor dem 1. April (alternativ kann jeder später liegende Zeitpunkt vereinbart werden) des nächsten Jahres genommen werden, sonst verfallen sie.“
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