Nach dem derzeitigen Sachstand wird es für die AWO Frankfurt und die AWO Wiesbaden eng. Die Gemeinnützigkeit ist hoch gefährdet, steuerstrafrechtliche Folgen sind für die Verantwortlichen nicht auszuschließen, und der Reputationsverlust ist schon jetzt immens. Welche Maßnahmen können Vereine und Verbände ergreifen, um solchen Themen vorzubeugen?
1. Vereinsrechtsform und Satzung regelmäßig überprüfen
Häufig zeigt sich bei gemeinnützigen Vereinen, dass die Vereinsrechtsform bei umfassenden wirtschaftlichen – wenn auch gemeinnützigen – Tätigkeiten nicht mehr die richtige ist. Mit dem Wachstum der gemeinnützigen Organisation und den gestiegenen Anforderungen an die Verantwortlichen wird meist auch eine Anpassung der Rechtsform, mindestens aber der Satzung, an die tatsächlichen Verhältnisse notwendig. Als alternative Modelle zum Verein bieten sich die gGmbH, die gUG oder die Genossenschaft an. Mitunter kann auch die Stiftung die bessere Rechtsformwahl sein. Aus diesem Grund entscheiden sich häufig unsere Mandanten für eine Umwandlung des Vereins in andere Rechtsformen oder die Ausgliederung von Teilbereichen auf haftungsbegrenzte Kapitalgesellschaften.
Bei Organisationen wie der AWO, die mehrschichtig gegliedert sind, wird die Vereinsrechtsform oft grundsätzlich die beste Rechtsform sein, allerdings ist dann die Satzung insoweit zu ändern, dass eine professionelle Struktur eingezogen wird.
2. Vorstand mit rechtlicher und kaufmännischer Expertise
Je nach Organisation sind die Anforderungen an den Vorstand immens, das Haftungsrisiko hoch. Die Rekrutierung von ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern gestaltet sich daher zunehmend als Herausforderung für gemeinnützige Organisationen. Aus diesem Grund gilt es zu überlegen, ob es sinnvoll ist, ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern, die meistens vom täglichen Geschäft aufgrund mangelnder Expertise überfordert sind und daher ihre kraft Gesetzes zugewiesenen Aufgaben nicht erfüllen können, die Verantwortung zuzumuten.
Eine Alternative ist die Installation eines hauptamtlichen Vorstands ohne zusätzlichen Geschäftsführer/in. Die bisherigen beratenden oder repräsentativen Aufgaben könnten dann von einem Beirat übernommen werden, dessen Mitglieder ehrenamtlich tätig sind, dafür aber grundsätzlich keiner Haftung mehr ausgesetzt sind. Dies kann eine sachgerechtere Ausgestaltung der schon faktischen Verhältnisse darstellen, denn die Vorstandsmitglieder wechseln schlicht ihre Organstellung. Dem Beirat können zwingende Mitspracherechte oder in gewissem Maße auch Vetorechte eingeräumt werden. Soll der Vorstand nicht unkontrolliert agieren können, können dem Beirat oder einem gesonderten Aufsichtsrat auch Aufsichtsrechte eingeräumt werden.
Es sollte vermieden werden, dass Personen ohne rechtliche oder kaufmännische Expertise eine Aufsichtsfunktion ausüben. Um entsprechende Personen zu finden, sollten diese Positionen nicht als ehrenamtliche Ämter ausgestaltet sein.
3. Unabhängiger und sachkundiger Kassenprüfer
Ein oft in der Praxis verkanntes Problem ist eine funktionierende Kassenprüfung. Aus Compliancegründen ist es sinnvoll, dass der Kassenprüfer unabhängig und sachkundig ist. Oft macht es daher Sinn, dass als Kassenprüfer Rechtsanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer eingesetzt werden. Die Unabhängigkeit wird dadurch gesichert, dass die Tätigkeit entgeltlich erfolgt. Idealerweise ist der Kassenprüfer nicht zugleich der eigene Steuerberater. In der Praxis beobachten wir mitunter, dass die Steuerberater manchmal zu unkritisch bei ihrer eigenen Tätigkeit sind. Ein Vieraugenprinzip, dem durch den Einsatz eines unabhängigen externen Prüfers Rechnung getragen wird, minimiert das Risiko erheblich.
4. Gehaltsgutachten sind Pflicht!
Immer häufiger fallen dem Finanzamt gemeinnützige Organisationen auf, bei denen die Verantwortlichen oder Mitarbeiter zu viel Gehalt bekommen. Dabei stellen wir häufig fest, dass die Verantwortlichen die Gehälter vollkommen frei bestimmen und eine Grundlage fehlt, auf der das Gehalt basiert. Dass dann Ärger vorprogrammiert ist, verwundert nicht. Ein von einem Rechtsanwalt oder Steuerberater angefertigtes Gehaltsgutachten, in dem anhand von Vergleichszahlen und unter Berücksichtigung der individuellen Verhältnisse der Organisation der nach dem Gemeinnützigkeitsrecht zulässige Rahmen für das Gehalt bestimmt wird, beugt Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt vor. Wenn das Gehalt aufgrund eines solchen Gehaltgutachtens bestimmt wurde, ist den Entscheidungsträgern zudem keine Pflichtverletzung vorzuwerfen. Dass ein solches Gehaltsgutachten kein Gefälligkeitsgutachten sein darf, versteht sich aber von selbst.
5. Externer Compliancebeauftragter und Compliancemaßnahmen
Äußerst hilfreich, um Missstände aufzudecken oder noch besser, erst gar nicht entstehen zu lassen, ist die Installation von Compliancemaßnahmen. Hierunter sind diverse Maßnahmen zu verstehen, die rechtswidriges Verhalten bestmöglich reduzieren oder im Idealfall sogar gänzlich vermeiden sollen. Durch die Minimierung von Interessenkonflikten (Zuständigkeitszuweisung, Aufsicht, etc.) wird zudem oft schon der Anschein von beispielsweise fragwürdigem Verhalten zumindest deutlich verringert.
Ein externer Compliancebeauftragter (ähnlich wie ein externer Datenschutzbeauftragter) kann dabei als unabhängige Person von außen mit objektivem Blick die internen Vorgänge prüfen und bewerten. Er berät die Verantwortlichen bei der Ergreifung der notwendigen Maßnahmen zum Schutz der Organisation. Als externe Compliancebeauftragte für gemeinnützige Organisationen eignen sich unseres Erachtens Rechtsanwälte, die sowohl vereinsrechtliche als auch strafrechtliche Erfahrung haben. In steuerrechtlichen Fällen ist eine umfassende gemeinnützigkeitsrechtliche Expertise Pflicht!
Compliancemaßnahmen wirken sich – sofern sie die Verstöße nicht verhindern – zumindest strafmildernd aus und helfen auch, wenn Behörden eine Ermessensentscheidung zu treffen haben, dass diese zugunsten der gemeinnützigen Organisation ausfallen. Hingegen wirkt es sich oft nachteilig aus, wenn keine Compliancemaßnahmen ergriffen wurden, auch wenn diese nicht per se gesetzlich vorgeschrieben sind. Das Fehlen angemessener Compliancemaßnahmen wird teilweise bereits als fahrlässiges Verhalten angesehen. Spätestens nach Inkrafttreten des Verbandssanktionengesetzes werden Compliancemaßnahmen aber faktisch zur Pflicht.
6. Interne Vorgänge überprüfen bzw. Internal Investigations
Organisationen, die sich unsicher sind, ob es ihnen wie der AWO ergehen könnte, sollten die Gelegenheit nun nutzen, um die internen Vorgänge zu überprüfen. Wenn bereits Anhaltspunkte für Verstöße vorliegen, sind Verantwortliche verpflichtet, dem Verdacht nachzugehen. Wer trotz des medienwirksamen AWO-Skandals noch immer nicht reagiert, wird später kaum glaubhaft gegenüber dem Finanzamt argumentieren können, warum z.B. zu hohe Gehälter nicht angepasst oder zumindest überprüft wurden.
Sollte die Organisation umfassende Compliancemaßnahmen updaten wollen oder einem bestimmten Verdacht, der schon existiert, nachgehen, so bieten sich sogenannte Internal Investigations (interne Untersuchungen durch externe Personen) an, um sich zunächst selbst ein fundiertes Bild über die Lage zu verschaffen. Solche Maßnahmen kennt man von Wirtschaftsunternehmen, sie halten aber immer häufiger auch bei gemeinnützigen Organisationen Einzug, weil sie sinnvolle Maßnahmen der Risikominimierung und Haftungsreduzierung darstellen.
Wir helfen Ihnen gerne
Sollten Sie Unterstützung bei der Rechtsformwahl, der Satzungsanpassung, der Einführung oder Überprüfung von Compliancemaßnahmen, der Erstellung von Gehaltsgutachten oder der Durchführung von Internal Investigations benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Aber auch wenn Sie einen externen Compliancebeauftragten in Ihrer NPO einsetzen möchten, sprechen Sie uns gerne an. Um Ihnen als Nonprofitorganisation eine Kostenkontrolle zu ermöglichen, bieten wir auch Pauschalpreise für unsere Leistungen an.
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Tags: Satzungsgestaltung, Verband, Verein, Vorstand
