Nachdem das aufgrund der Coronapandemie im März 2020 verabschiedete „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ (GesRua-COVBekG) am 31.08. dieses Jahres ausgelaufen ist, hat der Gesetzgeber rechtzeitig mit dem „Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderungen genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften“ einen dauerhaften Nachfolger verabschiedet. Seit dem 27.07.2022 ist nun das neue Gesetz in Kraft, das seine Existenz vor allem den zahlreichen positiven Praxiserfahrungen zu verdanken hat.
Virtuelle Alternative muss in AG-Satzung aufgenommen werden
Das Gesetz gestattet es Aktiengesellschaften nun dauerhaft, mit virtuellen Hauptversammlungen eine effektive Alternative zu den bisherigen Hauptversammlungen anzubieten, die grundsätzlich in Präsenz zu erfolgen hatten. Allerdings muss die virtuelle Alternative in den Satzungen der Gesellschaften ausdrücklich vorgesehen sein, also entweder das Abhalten der Hauptversammlungen in virtueller Form in der Satzung normiert sein oder aber dem Vorstand eine Ermächtigung erteilt werden, Hauptversammlungen in virtueller Form durchführen zu dürfen. Dabei sind beide Regelungsmöglichkeiten auf maximal fünf Jahre zu befristen. Wie genau dann eine Hauptversammlung ausgestaltet wird, obliegt allein dem Vorstand, die Satzung muss lediglich die grundsätzliche Option für die virtuelle Version eröffnen.
Neue Voraussetzungen für Einberufung und Durchführung
Wer virtuelle Hauptversammlungen durchführen möchte, sollte allerdings einige Punkte bei der Einberufung beachten:
So muss den Teilnehmern mit der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung bekanntgegeben werden, dass eine Versammlung vor Ort ausgeschlossen ist. Auch die Zugangs- oder Einwahldaten müssen allen Teilnehmern mit der Einberufung zugehen. Sollte die Möglichkeit zur Vorabeinreichung von Fragen bestehen, müssen die entsprechenden Einreichungsfristen mit der Einberufung kommuniziert werden. Die dann vorab eingereichten Fragen und Antworten müssen den Aktionären bis spätestens einen Tag vor Durchführung der Hauptversammlung zugänglich gemacht werden.
Selbst bei virtueller Durchführung der Hauptversammlung müssen jedoch der Versammlungsleiter, unter Umständen ein Notar sowie ein Abschlussprüfer am tatsächlichen Durchführungsort anwesend sein. Aufsichtsrat und Vorstand sind ebenfalls gehalten, am tatsächlichen Durchführungsort anwesend zu sein, wobei zumindest der Aufsichtsrat, sofern in der Satzung festgehalten, der Versammlung auch virtuell beiwohnen darf. Bei der in Bild und Ton zu übertragenden Versammlung können auf Wunsch auch die jeweiligen Stimmrechtsvertreter persönlich erscheinen.
Den Aktionären ist außerdem eine Stimmabgabe zu ermöglichen. Diese kann per elektronischer Abstimmung oder elektronischer Briefwahl stattfinden. Von den Aktionären einzureichende Wahlvorschläge oder Anträge können während der Hauptversammlung per direkter Videokommunikation gestellt werden.
Virtuelle Gesellschafterversammlungen einer GmbH ohne Satzungsgrundlage möglich
Seit Anfang August 2022 können nun endlich auch Gesellschafterversammlungen einer GmbH virtuell stattfinden, auch wenn dazu in der jeweiligen GmbH keine satzungsrechtlichen Öffnungsklauseln geregelt sind. Grund dafür ist die „Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ vom 15.07.2022. Seit dem 01.08.2022 ist daher in § 48 Abs. 1 Satz 2 GmbHG ausdrücklich geregelt, dass Versammlungen auch fernmündlich oder mittels Videokommunikation abgehalten werden können. Voraussetzung dafür ist jedoch die Zustimmung sämtlicher Gesellschafter in Textform, die auch erst während der Versammlung erteilt werden kann. Somit können Gesellschafterversammlungen einer GmbH – im Gegensatz zur Hauptversammlung von Aktiengesellschaften – sogar ohne explizite Erwähnung in der Satzung telefonisch oder mittels Videotelefonie durchgeführt werden.
Digitalisierung birgt Fallstricke für Aktiengesellschaften
Die nun vom Gesetzgeber eröffnete Möglichkeit, auch zukünftig Haupt- und Gesellschafterversammlungen virtuell abhalten zu können, ist eine sehr erfreuliche Entwicklung und treibt die Digitalisierung auch auf diesem Gebiet weiter voran. Zudem werden deutlich mehr Aktionäre und Gesellschafter an den Versammlungen teilnehmen können, als dies bei den bisherigen Präsenzveranstaltungen möglich war.
Gleichzeitig bestehen bei der virtuellen Durchführung von Hauptversammlungen bei der Aktiengesellschaft zahlreiche Vorgaben, die bei Nichtbeachtung zu unwirksamen Beschlüssen führen und eine Wiederholung der Hauptversammlung erfordern können.
Um derartige Risiken zu vermeiden und die Durchführung von virtuellen Versammlungen jeglicher Art rechtssicher zu planen, stehen wir Ihnen mit unserer rechtlichen Expertise gerne zur Seite. Kommen Sie einfach auf uns zu!
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