Wann Resturlaub verfällt: Diese Hinweispflichten gelten für Arbeitgeber

Das dritte Quartal ist der richtige Moment, um auf die Resturlaubskonten zu schauen. Denn wer als Arbeitgeber glaubt, nicht genommener Urlaub verfalle am Jahresende „automatisch„, irrt und dieser Irrtum kann teuer werden. Nach der Rechtsprechung von Europäischem Gerichtshof (EuGH) und Bundesarbeitsgericht (BAG) verfällt Urlaub nämlich nur, wenn Sie Ihre Beschäftigten rechtzeitig und nachweisbar darauf hingewiesen haben.

Gerade jetzt, mit Blick auf das Jahresende, lohnt ein Blick auf die eigenen Prozesse. Denn ein einziger vergessener Hinweis kann dazu führen, dass sich Urlaubsansprüche über Jahre ansammeln und am Ende als Nachzahlung auf dem Tisch liegen.

Wann verfällt der Urlaubsanspruch für Mitarbeiter tatsächlich?

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt vier Wochen im Jahr (bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage). Grundsätzlich verfällt Urlaub, der bis zum Jahresende oder bei zulässiger Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres nicht genommen wurde. So weit die klassische Regel.

Seit den Entscheidungen von EuGH und BAG aus den Jahren 2018 und 2019 gilt dieser Verfall aber nur noch unter einer Bedingung: Der Arbeitgeber muss seine sogenannte Mitwirkungsobliegenheit erfüllen. Das heißt, er muss jede Beschäftigte und jeden Beschäftigten konkret auffordern, den (Rest-)Urlaub zu nehmen, und klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass der Urlaub sonst zum Jahresende verfällt. Unterbleibt dieser Hinweis, verfällt der Urlaub nicht; er wird ins Folgejahr übertragen.

Wen betrifft der Verfall von Urlaubsansprüchen?

Kurz gesagt: Es betrifft praktisch jeden Betrieb mit Angestellten. Sobald Sie Personal beschäftigen, trifft Sie die Hinweispflicht, unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform.

Fehlende Hinweispflicht verhindert die Verjährung von Urlaub

Das ist der zweite, oft unterschätzte Punkt. Das BAG hat 2022 klargestellt: Auch die regelmäßige dreijährige Verjährung beginnt erst, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist. Fehlt der Hinweis, läuft auch keine Verjährung und Beschäftigte können unter Umständen Urlaub aus weit zurückliegenden Jahren geltend machen. Bei langjährigen Mitarbeitenden kann sich das zu erheblichen Summen aufaddieren.

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Ein wirksamer Hinweis muss nicht nur inhaltlich stimmen, sondern auch rechtzeitig kommen, und zwar so früh, dass Ihre Beschäftigten den offenen Urlaub im laufenden Jahr realistisch noch vollständig nehmen können. Kommt der Hinweis zum Beispiel erst im Laufe des Dezembers, läuft er für all die Tage leer, die sich angesichts von Feiertagen, Betriebsschließung und Personalplanung praktisch nicht mehr unterbringen lassen. Für diese Tage ist die Mitwirkungsobliegenheit nicht erfüllt, die Urlaubstage verfallen nicht, sondern werden übertragen. Genau deshalb ist jetzt, im dritten Quartal, der richtige Zeitpunkt. Ideal ist ein Hinweis zu Jahresbeginn, den Sie spätestens gegen Ende des dritten Quartals wiederholen.

Die häufigsten Fehler von Arbeitgebern zur Hinweispflicht beim Resturlaub

• Der Hinweis auf der Lohnabrechnung.
  Die bloße Angabe der Resturlaubstage auf der Entgeltabrechnung genügt nicht. Sie ist nur eine Information über den Bestand, aber keine Aufforderung mit Verfallwarnung. Wer sich darauf verlässt, hat die Hinweispflicht nicht erfüllt, mit der Folge, dass der Urlaub gerade nicht verfällt.
• Pauschale Hinweise „an alle“.
  Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einem Rundschreiben reicht nicht aus. Der Hinweis muss individuell sein und den konkreten Urlaubsanspruch sowie die Verfallfrist benennen.
• Fehlender Nachweis.
  Im Streitfall trägt der Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass der Hinweis die Beschäftigten erreicht hat. Ohne dokumentierten Zugang steht man vor Gericht mit leeren Händen, selbst wenn tatsächlich informiert wurde.
• Vertraglicher Zusatzurlaub übersehen.
  Gewähren Sie mehr als den gesetzlichen Mindesturlaub (z. B. 30 Tage), gilt die Hinweispflicht grundsätzlich auch für diesen Mehrurlaub – es sei denn, im Arbeitsvertrag ist ausdrücklich und erkennbar eine abweichende Regelung getroffen. Ohne saubere Trennung behandelt die Rechtsprechung den gesamten Urlaub nach den strengen gesetzlichen Maßstäben.
• Urlaub bei Kündigung und Ausscheiden.
  Die Hinweispflicht gilt auch im bereits gekündigten Arbeitsverhältnis. Nicht genommener Urlaub wandelt sich bei Beendigung in einen Abgeltungsanspruch in Geld um; ein häufiger und oft unterschätzter Streitpunkt.
• Der Hinweis mit der falschen Zahl.
  Ein Hinweis wirkt immer nur für die Urlaubstage, die er korrekt ausweist. Wird die Zahl zu niedrig angesetzt, etwa weil eine Elternzeit „herausgerechnet“ wurde, ohne die Kürzung wirksam zu erklären, oder weil bei Krankheit vorschnell von Verfall ausgegangen wurde, bleiben die zu wenig genannten Tage bestehen: Sie verfallen nicht und beginnen nicht zu verjähren. Der Hinweis ist damit immer nur so gut wie die Berechnung dahinter.

So setzen Arbeitgeber die Hinweispflicht richtig um

• Prüfen Sie die Resturlaubskonten aller Beschäftigten jetzt im dritten Quartal, nicht erst im Dezember.
• Rechnen Sie korrekt, bevor Sie eine Zahl nennen: Berücksichtigen Sie Elternzeit (Kürzung nur mit wirksamer, rechtzeitiger Kürzungserklärung), Krankheitszeiten und Mutterschutz zutreffend; ein Hinweis mit falscher Zahl schützt nicht.
• Versenden Sie einen individuellen Hinweis in Textform: konkreter (Rest-)Urlaubsanspruch, Aufforderung zur Inanspruchnahme und klare Angabe, bis wann der Urlaub sonst verfällt.
• Dokumentieren Sie den Zugang, etwa per Empfangsbestätigung oder nachweisbarem Versand.
• Nutzen Sie eine Vorlage, die Sie einmal sauber aufsetzen und jährlich wiederverwenden, idealerweise mit Erinnerung zu Jahresbeginn und rechtzeitig vor Jahresende.
• Prüfen Sie Ihre Arbeitsverträge, wenn Sie übergesetzlichen Urlaub gewähren und diesen abweichend behandeln möchten.

Arbeitsrechtliche Beratung von WINHELLER zu Resturlaub und Urlaubsverfall

Knifflig wird es, sobald Sonderkonstellationen ins Spiel kommen: langandauernde Erkrankung (hier gelten eigene Fristen), Elternzeit, Teilzeit- und Schichtmodelle, übergesetzlicher oder tariflicher Mehrurlaub. Ebenso die Frage, wie ein rechtssicheres Hinweisschreiben und ein sauberer Zugangsnachweis konkret aussehen. Auch die Vertragsgestaltung, etwa die wirksame Trennung von gesetzlichem und vertraglichem Urlaub, gehört in fachkundige Hände.

In unserer Beratungspraxis sehen wir regelmäßig, dass gut gemeinte, aber verspätete bzw. unwirksame Hinweise zu Resturlaub oder auch unpräzise Formulierungen in Arbeitsverträgen teure Nachzahlungen auslösen. Wir unterstützen Arbeitgeber, Non-Profit-Organisationen und Bildungsträger dabei, ihre Urlaubsprozesse und Verträge rechtssicher aufzusetzen.

Die Fachanwält:innen für Arbeitsrecht der Kanzlei WINHELLER prüfen Ihre Situation und entwickeln passende Lösungen, bevor aus vergessenem Resturlaub ein Kostenrisiko wird.

Wenn Sie mehr zum Thema Urlaub wissen möchten, lesen Sie auch unseren ausführlichen Fachbeitrag zum Urlaubsanspruch.
Urlaubsanspruch: Was Arbeitgeber zu Berechnung, Verfall und Abgeltung wissen müssen

Marie-Louise Ballázs

Marie-Louise Ballázs, Fachanwältin für Arbeitsrecht, verfügt über langjährige Erfahrung in der arbeitsrechtlichen Beratung sowohl aus anwaltlicher Tätigkeit als auch aus der Unternehmenspraxis. Mit ihrem fundierten Wissen bietet sie strategische Lösungen in allen Bereichen des Individual- und Kollektivarbeitsrechts.

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