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Pflichtangaben in der Geschäftskorrespondenz

Wer in Deutschland ein Geschäft starten möchte, gründet in aller Regel zunächst einmal eine Gesellschaft, z.B. eine GmbH. Neben dem anschließenden Marketing spielen dann Buchhaltung und die erste Steuererklärung schnell eine Rolle. Rechte und Pflichten sind selbstverständlich gesetzlich geregelt.

Nicht allen Gründern dürfte allerdings bewusst sein, dass es auch gesetzliche Regeln für die Geschäftskorrespondenz und Kommunikation gibt. Unternehmen, die diese Regeln nicht beachten, können sogar mit Zwangsgeldern bestraft werden.

Pflichtangaben in der Geschäftskorrespondenz

Welche Angaben gehören in einen Geschäftsbrief?

Pflichtangaben auf Bestellscheinen, Rechnungen und Webseite

Beispielsweise normiert § 14 des Umsatzsteuergesetzes bestimmte Pflichtangaben, die in jeder Rechnung gemacht werden müssen. Wohingegen § 5 des Telemediengesetzes regelt, welche Angaben das Impressum einer Homepage enthalten muss, wenn damit deutsche Kunden angesprochen werden. Die für GmbHs zusätzlich geltenden Regelungen sind im sogenannten GmbH-Gesetz (GmbHG) zu finden. Darin wird festgelegt, was in Geschäftsbriefen wie u.a. Bestellscheinen zu den Pflichtangaben gehört.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Der Begriff Geschäftsbrief scheint heute etwas aus der Zeit gefallen. Doch was ist genau darunter zu verstehen? Allgemein wird darunter jede nach außen gerichtete Mitteilung einer Gesellschaft verstanden, die ihre geschäftliche Betätigung betrifft. Auf die Form kommt es dabei nicht an. Vom Begriff erfasst sind also insbesondere auch Faxe und E-Mails. Sogar Postkarten können Geschäftsbriefe sein. Selbst SMS, Twitter-Mitteilungen oder Blogbeiträge müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, falls sie für geschäftliche Mitteilungen genutzt werden.

Die „geschäftliche Betätigung“ betreffen z. B.

  • Vertragsangebote,
  • Vertragsannahmen,
  • Bestellscheine,
  • Lieferscheine,
  • Rechnungen und die
  • Übermittlung oder die Anforderung von Informationen.

Auch erfasst werden an bestimmte Kunden (oder auch Arbeitnehmer) gerichtete Werbeschreiben. Ein Vertrag ist kein Geschäftsbrief, sehr wohl aber ein Anschreiben, mit dem ein einseitig unterzeichneter Vertrag zur Unterzeichnung an den Vertragspartner übersandt wird.

Pflichtangaben in Geschäftsbriefen einer GmbH

Geschäftsbriefe einer GmbH müssen insbesondere folgende Angaben enthalten:

  • Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • Zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer
  • Namen aller Geschäftsführer

Hat die GmbH einen Aufsichtsrat, müssen dazu ebenfalls Angaben gemacht werden. Die Bestimmungen für die GmbH gelten gleichzeitig auch für die gemeinnützige GmbH. Für andere Rechtsformen, wie z. B. die Aktiengesellschaft, nicht zuletzt aber auch für Einzelkaufleute, Personenhandelsgesellschaften und deutsche Zweigstellen ausländischer Unternehmen, gibt es vergleichbare Regelungen.

Welche Strafen drohen, wenn Pflichtangaben fehlen?

Werden die Pflichtangaben gem. § 35a GmbHG nicht gemacht, kann das Handelsregister ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro festsetzen.

Grundsätzlich stellt die Verletzung der Vorschrift auch einen Verstoß gegen das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb dar und kann von Mitbewerbern abgemahnt werden. Um der Konkurrenz keine Angriffsfläche zu bieten, sollte in der Geschäftskommunikation daher alles auf rechtssicheren Füßen stehen. Gern sind unsere Experten für Gesellschaftsrecht Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei behilflich.

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c/o-Zusatz bei GmbH-Geschäftsanschrift zulässig
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Thomas Schwab

Thomas Schwab

Rechtsanwalt Thomas Schwab ist für WINHELLER überwiegend im Bereich des allgemeinen Zivil- und Vertragsrechts, des Gesellschaftsrechts, des Handelsrechts, des Erbrechts und des internationalen Wirtschaftsrechts tätig.

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