Beschlüsse der Vereinsmitglieder werden in der Mitgliederversammlung gefasst. Diese muss, entgegen weitläufiger Meinung, nicht zwingend jährlich stattfinden. Entscheidend ist stets die eigene Satzung des Vereins. Diese muss Bestimmungen darüber enthalten, wann und wie die Mitgliederversammlung einzuberufen ist. Die meisten Vereinssatzungen sehen tatsächlich jährliche ordentliche Mitgliederversammlungen vor sowie außerordentliche für den Fall, dass dringende Belange des Vereins eine Versammlung erfordern. Auch ohne Bestimmung in der Satzung ist es übrigens möglich, eine Versammlung einzuberufen, wenn zehn Prozent der Mitglieder dies verlangen.
Frist einhalten und Tagesordnung mitteilen
Satzungen enthalten üblicherweise gewisse Fristen, die zwischen Einladung und Versammlungstag zu liegen haben. So können sich alle Mitglieder auf die Versammlung und die anstehenden Themen vorbereiten. Aus diesem Grund hat die Einladung auch eine Tagesordnung mit allen zu beschließenden Punkten zu enthalten. Wird ein Beschluss gefasst, der zuvor nicht angekündigt wurde, ist er ungültig. In vielen Fällen ermöglicht die Satzung allerdings die Ergänzung der Tagesordnung, sodass spätestens zu Beginn der Mitgliederversammlung sämtliche Tagesordnungspunkte feststehen.
Richtige Form der Einladung beachten
Die Einladung wird in den meisten Vereinen durch den Vorstand verschickt, wobei oft eine schriftliche Einladung zu erfolgen hat. Dem Gesetz zufolge verlangt die Schriftform nach einem unterschriebenen Brief. Die Rechtsprechung lässt allerdings teilweise den Versand per E-Mail genügen. Ist, wie häufig, eine Einladung per E-Mail gewünscht, sollte aber in der Satzung vorsichtshalber die Textform festgelegt werden. E-Mails genügen dieser Form. Die Einberufung kann, wenn die Satzung dies vorsieht, daneben z.B. auch per Mitteilung auf der Website oder in der örtlichen Presse erfolgen. Das ist freilich nur selten ratsam. In jedem Fall sollte bei der Festlegung der Form berücksichtigt werden, dass alle Mitglieder die Möglichkeit zur Kenntnisnahme haben.
Gestaltungsmöglichkeit der eigenen Satzung ausnutzen
Die eigene Vereinssatzung kann sämtliche Voraussetzungen der Versammlungsberufung selbst regeln. Den Gründern (bzw. der Mitgliederversammlung bei einer Änderung) bietet sich viel Gestaltungsspielraum, der genutzt werden sollte. Die Satzungsregelungen sollten allerdings in sich schlüssig und konsequent sein. Wenn etwa zur ordentlichen Mitgliederversammlung per Tagespresse eingeladen wird, sollte auch eine Regelung zur Einberufung zur außerordentlichen Versammlung nicht fehlen. Andernfalls ist Streit vorprogrammiert.
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