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Digitalisierung im Verband Haus & Grund Frankfurt

Interview mit Gregor Weil (Haus & Grund Frankfurt e.V.) und RAin Olga Stepanova (WINHELLER)

Die Digitalisierung macht auch vor Vereinen und Verbänden nicht halt. Digitale Mitgliederversammlungen, Mitgliederverwaltungsportale – die Coronakrise wirkt da nur wie ein Katalysator für etwas, das schon längst überfällig war. Es geht nicht nur darum, als Organisation effizienter zu werden, sondern auch Mitglieder, die zunehmend zur Generation der „Digital Natives“ gehören, zu erreichen und für diese attraktiv zu bleiben. Die Digitalisierung ist in aller Munde, aber die wenigsten können signifikante Ergebnisse vorweisen. Wir haben mit einem Geschäftsführer gesprochen, der gemeinsam mit seinem Team die Digitalisierung in seinem Verband konsequent vorantreibt. Rechtsanwältin Olga Stepanova begleitete sein neuestes Digitalisierungsprojekt. Im Interview spricht sie darüber und gibt datenschutzrechtliche Empfehlungen für die Durchführung von Digitalisierungsprojekten.

Gregor Weil - Geschäftsführer von Haus & Grund Frankfurt e.V.

Gregor Weil ist Rechtsanwalt und Geschäftsführer von Haus & Grund Frankfurt e.V., der Interessenvertretung von privaten Eigentümern im Rhein-Main-Gebiet.

Herr Weil, Sie sind seit 2012 in der Geschäftsführung bei Haus & Grund Frankfurt e.V. Seitdem haben Sie zahlreiche Digitallösungen für Ihren Verband auf den Weg gebracht. Welche sind das genau und was hat es mit Ihrem neuesten Entwicklungsprojekt auf sich?

Gregor Weil: Wir haben zu Beginn zunächst darauf geachtet, dass wir vor allem unsere internen Strukturen digitalisieren. Eine moderne Mitgliederverwaltung, eine digitale Aktenführung, eine moderne Telefonanlage und ein cleveres E-Mail-Management gehören für uns seit Jahren zum täglichen Arbeiten. Aus dieser Situation heraus sind wir nun gut gewappnet, auch unseren Mitgliedern digitale Produkte vorzustellen. Anfang 2020 haben wir unser Eigentümerportal live geschaltet, durch das unsere Mitglieder unsere Leistung digital beziehen können. Neben der reinen Datenverwaltung können unsere Mitglieder dort rechtliche Informationen rund um die Immobilie erhalten, unser Mitgliedermagazin online beziehen, Mietverträge kostenfrei ausfüllen und eine Mieterhöhung vollautomatisch selbst erstellen. Als neuestes Produkt bieten wir darüber hinaus ein digitales Hausverwaltungsprogramm an, den Immo-Manager by Haus & Grund Frankfurt am Main. Dieses Programm gestattet dem Nutzer, die Mietenbuchhaltung zu führen, Nebenkostenabrechnungen zu erstellen und die Kommunikation mit den Mietern vollständig digital zu führen.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Digitalisierungsstrategie sowohl für Ihren Verband als auch für Ihre Mitglieder?

Weil: Ich bin Jahrgang 1982 und daran gewöhnt, dass Informationen zu einem gewissen Grad rund um die Uhr bereitgehalten werden. Diesem Anspruch muss ein moderner Verband gerecht werden, damit die Mitglieder auch Mitglieder bleiben. Wir können unseren Mitgliedern schlicht nicht mehr zumuten, dass wir unsere Leistung nur noch während der üblichen Bürozeiten zur Verfügung stellen. Die Immobilieneigentümer von heute sind oft selbst berufstätig und haben unter der Woche wenig Zeit. Die Digitalisierung hilft uns immens, gerade diesen Mitgliedern Informationen auch am Wochenende zur Verfügung zu stellen.

Wo sehen Sie die größten Herausforderungen bei der Umsetzung einer Digitalstrategie? Und welche Tipps haben Sie für Ihre NPO-Kolleginnen und Kollegen?

Weil: Die Menschen in meinem Team sind der ausschlaggebende Faktor. Ich bin in der glücklichen Lage, dass ich mit Menschen zusammenarbeiten darf, denen die Entwicklung des eigenen Produktes sehr wichtig ist und die gerne im Team zusammen neue Ideen besprechen, diskutieren, auch einmal verwerfen und schließlich zu einem Ergebnis kommen. Es wäre definitiv der falsche Weg, wenn ich das Ergebnis vorgeben würde. Wenn ich also meinen Kollegen einen Tipp geben darf, wäre das, auf sein Team zu vertrauen. Meistens weiß das Team genau, was der Kunde oder das Mitglied tatsächlich möchte.

WINHELLER hat Ihr aktuelles Entwicklungsprojekt rechtlich begleitet. Bei welchen juristischen Herausforderungen vertraut Haus & Grund Frankfurt ebenfalls auf WINHELLER?

Weil: Beratung von außen ist mittlerweile extrem wichtig geworden. Um sich auf die Produktentwicklung und das Kerngeschäft konzentrieren zu können, erlauben wir uns, neben dem IT-/ und Datenschutzrecht, die Bereiche Vertragsrecht, Vereinsrecht und vor allem Steuerrecht von der Kanzlei WINHELLER betreuen zu lassen. Die Kontakte bestehen mittlerweile seit einigen Jahren und das gesetzte gegenseitige Vertrauen ist sehr hoch.

Rechtsanwältin Olga Stepanova

Rechtsanwältin Olga Stepanova ist bei WINHELLER in den Bereichen IT-Recht, Schutz des geistigen Eigentums (Intellectual Property) und Datenschutz tätig.

Frau Stepanova, Sie sind Rechtsanwältin und Datenschutzbeauftragte bei WINHELLER und haben das Projekt „Mitgliederportal“ von Haus & Grund Frankfurt begleitet. Welche rechtlichen Fallstricke lauerten bei der datenschutzkonformen Umsetzung?

Olga Stepanova: Im Allgemeinen ist es wichtig, solche Projekte entsprechend den datenschutzrechtlichen Grundsätzen „Privacy by Design“ (Datenschutz durch Technikgestaltung) und „Privacy by Default“ (datenschutzkonforme Voreinstellung) auszugestalten. Dies bedeutet, sich vorab genau zu überlegen, welche personenbezogenen Daten wie abgefragt werden müssen. Einerseits sollte man so wenige Daten wie möglich erheben. Andererseits müssen auch die für die Registrierung und Nutzung des Portals erforderlichen personenbezogenen Daten abgefragt werden. Dies ist eine schmale Gratwanderung und erforderte eine genaue Herausarbeitung der Verarbeitungszwecke in Absprache mit Haus & Grund. Daneben war es auch wichtig, die einzelnen datenschutzrechtlichen Beziehungen zwischen den jeweiligen Protagonisten zu klären. Letztlich hat man hier mehrere Auftragsverarbeitungsverhältnisse, da Haus & Grund sowohl Frankfurter IT-Dienstleister zum Betrieb des Mitgliederportals einsetzt als auch selber als Dienstleister für die Mitglieder fungiert, welche die Mietverträge mit ihren Mietern digital verwalten. Wichtig ist die Nutzerfreundlichkeit als genauso erstrebenswertes Ziel wie die Datenschutzkonformität zu begreifen und beispielsweise herunterladbare Auftragsverarbeitungsverträge für die Mitglieder zur Verfügung zu stellen.

Welche Empfehlung können Sie Verbänden für die Durchführung von Digitalisierungsprojekten in Bezug auf das Datenschutzrecht mitgeben?

Stepanova: Man kann letztlich immer wieder betonen, wie wichtig es ist, von Beginn an den Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls einen Anwalt für IT-Recht mit einzubeziehen. Hintergrund ist hier, dass man zwar datenschutzrechtlich das meiste umsetzen kann. Allerdings muss man bereits im Anfangsstadium eine datenschutzkonforme Ausgestaltung sicherstellen, indem man beispielsweise dem Programmierer oder Webdesigner direkt erläutert, welche Funktionalitäten wie auszugestalten sind. Bestes Beispiel wäre das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren, welches revisionssicher nachweist, dass eine Einwilligung in den Erhalt des Newsletters eingeholt wurde. Darüber hinaus sollten die IT-Verträge mit den jeweiligen Dienstleistern nicht vernachlässigt werden, da es sich zumeist um langfristige Vertragsbeziehungen handelt. Dabei muss zum Beispiel genau geklärt werden, welche Leistungen geschuldet sind, welche Reaktionszeiten bei technischem Support gelten und wie ein Austausch von Dienstleistern vollzogen werden kann.

Wie können Sie Verbände außerdem im IT- und Datenschutzrecht unterstützen?

Stepanova: Wir bieten das gesamte Spektrum von Dienstleistungen im Digitalisierungsbereich an. Da hier mehrere Rechtsgebiete eine Rolle spielen, neben Datenschutzrecht und IT-Recht auch Vereins- und Vertragsrecht, ist es uns im Interesse unserer Mandanten wichtig, ein Projekt aus einer Hand beraten und umsetzen zu können. Dabei sind wir bei Bedarf in der Lage, auch Zusatzleistungen zu erbringen; beispielsweise die Bestellung als Datenschutzbeauftragter oder auch die Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung.

Tipp! Beim 6. Vereinsrechtstag (online), am 26.02.2021 können Sie mehr zu diesem Thema erfahren. Im Vortrag „Digitalisierungsprojekte im Verein – rechtliche und praktische Grundlagen der Planung und Umsetzung“ sprechen Gregor Weil und Olga Stepanova ausführlich über ihr gemeinsames Projekt. Jetzt kostenfrei anmelden!

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Virtuelle Mitgliederversammlung im Verein

Olga Stepanova

Olga Stepanova

Rechtsanwältin Olga Stepanova ist für WINHELLER in den Bereichen IT-Recht und Datenschutz tätig. Unsere gewerblichen Mandanten berät Sie zudem im Marken-, Urheber- und Wettbewerbsrecht.

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