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Coronavirus und Vorstandssitzungen: Das müssen Vorstände von Vereinen wissen

Coronavirus und Vorstandssitzungen: Das müssen Vereine wissenDie aktuelle COVID-19-Pandemie stellt Vereinsvorstände vor neue Herausforderungen. So stellt sich ihnen beispielsweise die Frage, wie sie ihre Vorstandssitzungen aktuell organisieren müssen und dürfen.

Vorgaben in Vereinssatzung

Wann und wie Vorstandssitzungen stattfinden müssen, war schon vor dem Ausbruch der Pandemie vom Gesetzgeber weitestgehend den Vereinen selbst überlassen. Der Verein musste nur handlungsfähig bleiben. Daher haben viele Vereine in ihrer Satzung geregelt, wie oft eine Vorstandssitzung stattfinden muss und welche Regeln dafür einzuhalten sind. Existiert keine Satzungsregelung, gelten die gesetzlichen Regelungen zur Mitgliederversammlung.

In der aktuellen Situation stellt sich vielen Vereinen allerdings die Frage, ob und in welchem Umfang diese Vorgaben noch umgesetzt werden können.

Müssen Vorstandssitzungen noch stattfinden?

Durch den Beschluss der Bundesregierung und der Landesregierung, wonach Zusammenkünfte von mehr als zwei Personen verboten sind, können auch Vorstandssitzungen oftmals nicht mehr bei gleichzeitiger örtlicher Anwesenheit aller Vorstandsmitglieder durchführt werden. Ob Vorstandssitzungen während der Coronakrise trotzdem stattfinden müssen, ist davon abhängig, wie häufig der Vorstand zusammenkommen muss. Hierfür fehlt eine gesetzliche Regelung.

Satzungsregelungen sind möglich und können ganz unterschiedlich und individuell gestaltet sein. Während einige Satzungen Vorstandssitzungen in einem engen Zeitfenster vorschreiben, geben andere Satzungen dem Vorstand mehr Spielraum bei der Festsetzung von Vorstandssitzungen. Werden in der Satzung beispielsweise keine starren Zeiten, sondern nur eine Mindestanzahl an Sitzungen im Jahr vorgeschrieben oder dem Vorstand die Entscheidung darüber selbst überlassen, haben Vorstände einen Ermessensspielraum, wann sie die Vorstandssitzung stattfinden lassen.

Verlangen es die Vereinsangelegenheiten, ist dieser Ermessensspielraum jedoch auf Null reduziert, und der Vorstand muss schnellstmöglich eine Vorstandssitzung einberufen. Unterlässt es der Vorstand, eine Vorstandssitzung durchzuführen, obwohl dies nach den Umständen erforderlich ist oder die Satzung dies vorschreibt, begeht er eine Pflichtverletzung. Das kann dazu führen, dass er ggf. haftet, wenn dem Verein dadurch ein Schaden entsteht.

Es ist also durchaus möglich, dass Vorstandssitzungen trotz Coronapandemie stattfinden müssen.

Kann die Vorstandssitzung per Telefon oder online stattfinden?

Für Vorstandssitzungen gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen, wie für die Mitgliederversammlung. Demnach könnte sich die Zulässigkeit einer virtuellen oder telefonischen Vorstandssitzung zunächst aus der Vereinssatzung ergeben. Lässt die Satzung eine virtuelle Vorstandssitzung bisher nicht explizit zu, so konnte der Vorstand bisher nur bei Zustimmung aller Vorstandsmitglieder für die Durchführung einer solchen virtuellen Vorstandssitzung ohne Satzungsgrundlage und Einhaltung der Schriftform stimmen.

Durch den jüngsten Gesetzesbeschluss von Bundestag und Bundesrat hat sich dies in Zeiten von Corona geändert. Das beschlossene Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht regelt, dass Vereine ihre Mitgliederversammlungen auch dann virtuell durchführen können, wenn dies ursprünglich nicht in der Satzung verankert wurde. Zudem wurden auch die Anforderungen an Beschlussfassungen im Umlaufverfahren erleichtert. Es ist nun nicht mehr die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich, sondern es reicht aus, wenn eine Mehrheit nach den gesetzlichen Regelungen oder denen der Satzung einem Beschluss zustimmen. Dazu müssen lediglich alle Mitglieder beteiligt werden, und mindestens die Hälfte der Mitglieder muss im Umlaufverfahren seine Stimme abgegeben haben.

Das Gesetz bezieht sich zwar nur auf Mitgliederversammlungen und erwähnt keine Vorstandssitzungen, jedoch gelten Vorschriften für Mitgliederversammlungen grundsätzlich auch für Vorstandssitzungen entsprechend, wenn die Satzung keine eigenständigen Regelungen für Vorstandssitzungen vorsieht. Daher gelten die Erleichterungen für Mitgliederversammlungen auch für Vorstandssitzungen. Trifft die Vereinssatzung allerdings eine eigenständige abweichende Regelung für Vorstandssitzungen, muss im Einzelfall geprüft werden, ob die Vorstandssitzung virtuell abgehalten werden kann oder nicht. Diese Gesetzesänderung gilt zunächst nur vorübergehend bis zum 31.12.2020. Der Gesetzgeber kann sie jedoch bei Bedarf bis Ende 2021 verlängern.

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Johannes Fein

Rechtsanwalt Johannes Fein ist im Steuerrecht, im Gemeinnützigkeitsrecht und im Sportrecht tätig. Er berät und vertritt gemeinnützige Vereine und Verbände, Wirtschafts- und Berufsverbände, gemeinnützige GmbHs und Genossenschaften sowie Stiftungen und sonstige Nonprofit-Organisationen.

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15 Antworten zu "Coronavirus und Vorstandssitzungen: Das müssen Vorstände von Vereinen wissen"

  1. Stephanie Loßek-Fischer sagt:

    Hallo,

    kann man und darf man in einer Jaheshauptversammlung gleich 2 Jahre abfertigen? Oder muss man 2 Versammlungen abhalten? Durch Corona fiel ja nun eine aus.

    LG

    • Hallo Frau Loßek-Fischer,

      grundsätzlich können Sie in einer Mitgliederversammlung so viele und so alte Themen wie gewünscht auf die Tagesordnung setzen. So ist auch die Berichterstattung des Vorstands über ein vorvergangenes Jahr möglich. Besonderheiten hierzu könnten sich lediglich aus Ihrer Satzung ergeben.

      Mit freundlichen Grüßen
      Alexander Vielwerth

  2. Robert Rösch sagt:

    DARF EIN VORSTAND BESCHLÜSSE FASSEN, DIE GEGEN DIE VEREINSSATZUNG VERSTOSSEN?

    Konkret hat der Vorstand den Zutritt zum Vereinsgelände untersagt, und sogar die Schlösser austauschen lassen, obwohl bis zu einer Inzidenz von 100 die Nutzung der Freiluftanlage durchaus im Rahmen der Coronaverordnung möglich war.

    • Hallo Herr Rösch,

      der Vorstand ist an die Einhaltung sowohl der Vereinssatzung als auch der gesetzlichen Regelungen gebunden. Sollte er bei Umsetzung der Coronaverordnung die Nutzungsmöglichkeiten der Vereinsanlagen unverhältnismäßig eingeschränkt haben, könnte er einen Pflichtverstoß begangen haben. Ob dies im konkreten Fall vorliegt und welche Folgen sich daraus ergeben, kann nur in einem individuellen Gespräch unter Vorlage der Vereinssatzung geklärt werden.

      Mit freundlichen Grüßen
      Alexander Vielwerth

  3. Joachim Lessing sagt:

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    unsere Satzung sieht vor, dass allein die/der 1. Vorsitzende eine Vorstandssitzung einberufen darf. Nun ist der Fall, dass die/der 1.Vorsitzende und der 1.Kassenwart zusammen klüngeln und den Verein quasi alleine führen mit Entscheidungen und Beschlüssen, ohne den Reszvorstand, der aus drei Personen (2.Vorsitzende, 2.Kassenwart,Schriftführer) besteht, in irgendeiner Weise zu involvieren. Sprich wir drei sind „kaltgestellt“. Seit Monaten dringen wir auf eine virtuelle Vorstandssitzung, da immer wichtige Beschlüsse zu fassen wären. Die/der 1. Vorsitzende lehnt dies konsequent ab und begründet dies mit persönlichen und technischen Problemen, ohne diese aber näher zu erläutern. Wir haben, was die technische Seite betrifft, unsere Hilfe angeboten. Aber wir haben nicht einmal eine Antwort erhalten. Unser Verein hat mehr als 1200 Mitglieder und eine Sitzung wäre dringend vonnöten. Wie könnten wir eine solche rechtssicher hinbekommen?
    Vielleicht könnten Sie uns hier einen hilfreichen Rat geben.

    Vielen Dank und nachträglich noch ein gesundes Neues Jahr.

    • Hallo Herr Lessing,

      vielen Dank für Ihre Frage zu unserem Blogbeitrag. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir eine derart konkrete Frage nur nach Prüfung Ihrer Satzung verlässlich beantworten können. Grundsätzlich lässt sich nur sagen, dass es aus dem urdemokratischen Vereinswesen heraus stets die Möglichkeit geben muss, auch gegen den Willen einzelner „Herrscher“ den Willen der Mehrheit durchzusetzen. Lassen Sie uns hierzu gerne individuell sprechen. Sie erreichen uns unter info@winheller.com oder 069 76 75 77 80.

      Beste Grüße

      Alexander Vielwerth

  4. Sylvia Knapek-Wodausch sagt:

    Guten Abend,

    unsere Satzung sagt aus, dass wir einmal jährlich eine Mitgliederversammlung einberufen müssen. Wir haben die in diesem November 2020 geplante Jahreshauptversammlung verschoben. Sollten wir jetzt sobald als möglich eine Versammlung online abhalten oder sie im Frühjahr planen unter der Voraussetzung, dass wir sie dann als Präsenzveranstaltung durchführen können? Und wenn ja, dann eine zweite im regelkonformen Rhythmus, also im November 2021?
    Vielen Dank für Ihre Antwort!

  5. Rebecca Jüngling sagt:

    Hallo,
    muss ich als Verein, meine Satzung ändern/erweitern und einen sogenannten Pandemieplan einbauen, bezüglich Mitgliederversammlungen.
    Wie sich das verhält usw.

    • Hallo Frau Jüngling,

      durch das Covid-19-Gesetz sind virtuelle Mitgliederversammlungen momentan auch ohne Satzungsgrundlage möglich. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

      Sollten Sie konkrete Fragen zu Ihrer Satzung haben, melden Sie sich gerne unter info@winheller.com.com oder 069 76 75 77 80.

      Mit freundlichen Grüßen
      Isabelle Wolf

  6. Pfeiffer Manfred sagt:

    Das PatientenForum e.V. möchte am 20.10.2020 eine Vorstandssitzung mit 12 Personen durchführen. Muss ich bei der Raumgestaltung darauf achten, dass nur eine bestimmte Anzahl Vorstandsmitglieder teilnehmen, wenn eine Anzahl pro Quadratmeter überschritten wird? – gilt die Anzahl pro Quadratmeter vielleicht nur bei Geschäften?

    • Sehr geehrter Herr Pfeiffer,

      aufgrund der aktuell fast täglich neuen gesetzlichen Bestimmungen in den einzelnen Bundesländern können wir hierzu leider keine allgemeine Aussage treffen, sondern müssten Ihre konkrete Situation im Einzelfall prüfen. Gerne weisen wir an dieser Stelle aber darauf hin, dass die für Mitgliederversammlungen geltenden Ersatzformate der virtuellen Mitgliederversammlung sowie der Beschlussfassung im Umlaufverfahren auch für Vorstandssitzungen gelten.

      Mit freundlichen Grüßen
      Alexander Vielwerth

  7. Menzer Philipp sagt:

    Hallo. Ich habe gerade mal eine kurze frage darf ich zum aktuellen Zeitpunkt eine Vorstandsitzung ( 12 Personen) in meine Verein ausüben. Mit einem Persönlichen Treffen?

    Unter allen Auflagen ?

    Mit freundlichen Grüßen Philipp Menzer

    • Hallo Herr Menzer,

      eine allgemeingültige Auskunft können wir hierzu nicht erteilen. Die Zulässigkeit einer Versammlung von Personen aus unterschiedlichen Haushalten hängt derzeit von der jeweiligen Rechtslage in Ihrem Bundesland ab. Wir werden hierzu in Kürze einen Blogbeitrag mit einer Übersicht über die Rechtslage deutschlandweit veröffentlichen.

      Mit freundlichen Grüßen
      Alexander Vielwerth

      • Diane Sailer sagt:

        Ja das selbe Problem haben wir auch. Möchten eine Vorstandssitzung abhalten mit ca. 8 Personen in Bayern.
        Hoffe auf den angekündigten Blogbeitrag.

        Vielen Dank.
        Diane Sailer

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