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Buchführungspflicht für gemeinnützige Vereine: Wieso, weshalb, warum?

Buchführungspflicht für gemeinnützige Vereine: Wieso, weshalb, warum?Buchhaltung ist für viele ein lästiger Zusatz zur täglichen Arbeit. Lästig, aber nicht unwichtig: Wer die Finanzen seines Vereins im Blick hat, kann die Organisation steuern und auf Kurs halten.

Die wichtigste Frage zuerst: Welche Pflichten treffen einen Verein bei der Führung von Büchern für seine Einnahmen und Ausgaben? Hier hilft – wie so oft – ein Blick ins Gesetz. Allerdings nicht nur in eines, sondern gleich in mehrere. Denn die sogenannte „Buchführungspflicht“ ergibt sich für Vereine aus verschiedenen gesetzlichen Quellen. Während eine gGmbH automatisch zur Buchführung und zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet ist (vgl. § 140 Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB)), kommen beim Verein nämlich drei Quellen in Betracht, die ihn zur Buchführung verpflichten:

  • die Rechenschaftspflicht des Vorstandes gegenüber der Mitgliederversammlung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), also die sogenannte zivilrechtliche Buchführungspflicht,
  • bei gemeinnützigen Vereinen: steuerrechtliche Pflichten
  • und die sogenannten förderrechtlichen Aufzeichnungspflichten.

Zivilrechtliche Buchführungspflicht

Der Vorstand eines Vereins hat gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft abzulegen:

§ 259 Absatz 1 BGB verlangt daher eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben und die Vorlage von Belegen. Dafür ist eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausreichend. Außerdem gilt: Wie streng die Anforderungen sind, hängt von der Größe und dem Tätigkeitsfeld des Vereins ab. Daher hat beispielsweise der ehrenamtliche Vorstand eines kleinen Idealvereins nur beschränkte Anforderungen zu erfüllen (vgl. Brandenburgisches OLG, Urteil vom 28.05.2008, 7 U 176/07).

Zudem muss nach § 260 Absatz 1 BGB ein Bestandsverzeichnis an Vermögensgegenständen vorgelegt werden. Darin aufzuführen sind vorrangig die Bank- und Kassenbestände. Daneben können Waren- und Verbrauchsgüterbestände aufgeführt werden. Wichtig ist nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs jedenfalls, dass alle Aktiva und Passiva in der Aufstellung enthalten sind.

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Interessant ist außerdem, dass die Buchführungspflichten aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch durch die Satzung erweitert oder eingeschränkt werden können. Ein Blick in die Satzung ist daher immer zu empfehlen.

Steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten

Daneben treffen einen Verein auch steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten. Für den gemeinnützigen Verein ist das hauptsächlich die Aufzeichnungspflicht nach dem Gemeinnützigkeitsrecht. Denn die Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben des Vereins sind Voraussetzung dafür, dass der Verein von Steuerbefreiungen und Steuerbegünstigungen profitieren darf. Der Verein muss den Nachweis führen, dass die Geschäftsführung auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet ist und den diesbezüglichen Satzungsbestimmungen entspricht.

Der Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten kann weitreichende Folgen haben – bis hin zum Verlust der Gemeinnützigkeit. Daher sollten folgende Aufzeichnungspflichten im Rahmen der Buchführung unbedingt beachtet werden:

  1. Getrennte, ordnungsgemäße Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben für alle vier Sphären des gemeinnützigen Vereins (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)
  2. Aufzeichnungen über Spenden (Aufbewahrung von Kopien der Spendenbescheinigung)
  3. Nachweise über die Bildung von Rücklagen (per Nebenrechnung oder Ausweis in der Bilanz)
  4. Aufstellung über das Vermögen: Nachweis der satzungsgemäßen Mittelverwendung und Mittelbindung und Nachweis der zeitnahen Mittelverwendung.

Förderrechtliche Auszeichnungspflichten

Schließlich können sogenannte förderrechtliche Aufzeichnungspflichten bestehen. Sie ergeben sich aus den speziellen Anforderungen, die typischerweise die Zuwendungsverträge festlegen. Aber keine Sorge: In der Regel erfüllt eine geordnete Buchhaltung (nach steuerrechtlichen Vorschriften) auch die förderrechtlichen Anforderungen.

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Jörn Maus

Jörn Maus

Jörn Maus ist für die Erstellung der Finanzbuchführung, der Jahresabschlüsse und der Steuererklärungen unserer Mandanten verantwortlich. Der Schwerpunkt seiner Tätigkeit liegt unter anderem auf der Beratung und Betreuung gemeinnütziger Körperschaften.

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