Buchführung für NPOs: Die vier Sphären der Gemeinnützigkeit

Welche vier Sphären der Gemeinnützigkeit gibt es?

Eine gemeinnützige Körperschaft wird vom Gesetz nur dann steuerlich begünstigt, wenn sie nachweist, dass ihre tatsächliche Geschäftsführung auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung ihrer steuerbegünstigten Zwecke gerichtet ist. Die Abgabenordnung schreibt vor, dass dieser Nachweis über die ordnungsgemäße Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben zu erbringen ist. Die ordnungsgemäße Aufzeichnung erfolgt wiederum durch die Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben zu den folgenden vier Sphären:

1. Der ideelle Bereich:
   Dieser Bereich umfasst sämtliche Tätigkeiten im Rahmen der satzungsmäßigen Zwecke, für die keine Einnahmen erzielt werden. Das bedeutet: Die Organisation erbringt satzungsgemäße Leistungen, für die sie keine direkten Gegenleistungen erhält. Typischerweise sind Spenden und Mitgliedsbeiträge in der ideellen Sphäre zu verbuchen, weil diese Zahlungen nicht in Erwartung einer Gegenleistung an die NPO geleistet werden.
2. Die Vermögensverwaltung:
   In dieser Sphäre werden alle Einnahmen und Ausgaben, die mit der Verwaltung von eigenem Vermögen in Zusammenhang stehen, mit denen also lediglich passiv Einnahmen erzielt werden, erfasst. Hierunter fallen beispielsweise Einnahmen und Ausgaben aus Kapitalvermögen sowie aus Vermietung und Verpachtung von Grundbesitz.
3. Der Zweckbetrieb:
   Dem Zweckbetrieb sind alle Einnahmen (z.B. Eintrittsgelder und Gebühren) und Ausgaben einer NPO zuzuordnen, die zur Verwirklichung der gemeinnützigen Zwecke unentbehrlich sind. Es sind also alle Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, die für die Erreichung der satzungsmäßigen Zwecke notwendig sind und denen ein Austauschverhältnis zugrunde liegt (Leistung und Gegenleistung). Letzteres ist für die Abgrenzung zum ideellen Bereich wichtig, in dem es an einem solchen Austauschverhältnis gerade fehlt.
4. Der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb:
   Sämtliche Einnahmen und Ausgaben einer gemeinnützigen Organisation, die nicht im Zusammenhang mit der Erfüllung satzungsmäßiger Zwecke stehen, sind dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen. Das Gleiche gilt für Einnahmen und Ausgaben für eine Tätigkeit, bei der die Organisation in Konkurrenz zu einem normalen gewerblichen Unternehmer tritt oder treten könnte, wenn sie mit dieser Tätigkeit keinen gemeinnützigen Zweck verfolgt.

Zuordnung zu den Sphären

Die Aufteilung aller Einnahmen und Ausgaben auf die vorgenannten Bereiche ist im Rahmen der regelmäßigen Gemeinnützigkeitsprüfung nachzuweisen. Das bedeutet konkret: Jede Einnahme und jede Ausgabe ist eindeutig einer der vier Sphären zuzuordnen. Das gilt auch für die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (Abschreibungen). Ist es nicht möglich, die Einnahmen und Ausgaben direkt einer Sphäre zuzuordnen, ist eine Verteilung auf die Tätigkeitsbereiche im Wege der Schätzung vorzunehmen. Somit ist unter Umständen eine Aufteilung einzelner Belege erforderlich.

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Das gilt typischerweise vor allem für Ausgaben – die Einnahmen lassen sich in der Regel klar einem Bereich zuordnen. Aufzuteilende Ausgaben sind meistens:

• Personalkosten
• Mieten und Mietnebenkosten
• Versicherungen
• Büromaterial, Telefon, Porto
• Kfz-Kosten

Durch diese Besonderheiten ist die Buchführung einer gemeinnützigen Organisation wesentlich komplexer als die Buchführung eines normalen gewerblichen Unternehmens. Wird die tatsächliche Geschäftsführung nicht durch die entsprechende Zuordnung nachgewiesen, kann dies zur Aberkennung der Gemeinnützigkeit führen.

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Stefan Winheller

Rechtsanwalt Stefan Winheller ist seit rund 20 Jahren auf steuerrechtliche Fragen spezialisiert, v.a. in den Bereichen Krypto, Stiftungen/NPO und Internationales.

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