Sommerzeit ist Event-Zeit – und plötzlich ist unklar, was als Arbeitszeit zählt
Grillfest am Freitagnachmittag, Kletterpark am Wochenende, gemeinsames Kanufahren mit anschließendem Abendessen: Der Sommer ist Hochsaison für Betriebsausflüge und Firmenfeiern. Kaum ist die Einladung versendet, kommen die Rückfragen: Zählt das als Arbeitszeit? Muss ich überhaupt hin? Was ist, wenn sich jemand verletzt?
In unserer Beratungspraxis sehen wir regelmäßig, dass gut gemeinte Events zu unnötigen Überraschungen führen – von Lohnnachzahlungen bis zum Streit mit der Berufsgenossenschaft. Die gute Nachricht: Mit wenigen klaren Regeln lässt sich das meiste davon vermeiden.
Woher weiß ich, ob es Arbeitszeit oder Freizeit ist?
Arbeitszeit ist nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Pausen. Für Firmenevents gilt deshalb eine einfache Faustregel:
- Findet die Veranstaltung während der regulären Arbeitszeit statt (z.B. ein Sommerfest am Freitagnachmittag), gilt sie in aller Regel als Arbeitszeit und ist ganz normal zu vergüten.
- Findet sie außerhalb der Arbeitszeit statt (abends, am Wochenende) und ist die Teilnahme freiwillig, handelt es sich um Freizeit. Dann gibt es weder Vergütung noch Überstunden oder Zeitausgleich.
Relevant wird das Thema für Sie also immer dann, wenn ein Event in die Kernarbeitszeit fällt oder wenn Sie die Teilnahme faktisch „erwarten“ oder sogar anordnen.
Müssen Arbeitnehmer an einem Firmenevent teilnehmen?
Grundsatz: Nein. Eine Teilnahmepflicht besteht nicht. Niemand kann gezwungen werden, seine Freizeit für die Firmenfeier zu opfern. Das wäre ein unzulässiger Eingriff in das Persönlichkeitsrecht. Auch Druckmittel wie „Wer nicht mitkommt, bekommt einen Urlaubstag abgezogen“ sind unwirksam.
Findet das Event während der Arbeitszeit statt, gilt allerdings: Wer nicht mitfeiert, muss in dieser Zeit normal weiterarbeiten. Vorzeitig nach Hause gehen darf man nur, wenn der Arbeitgeber es ausdrücklich erlaubt.
Typische Stolperfallen für Arbeitgeber und Organisationen:
- Feier in der Arbeitszeit nicht als bezahlte Zeit behandelt: Wird das Event während der regulären Arbeitszeit angesetzt, ist es zu vergüten – auch für diejenigen, die dabei „nur feiern“. Wer das übersieht, riskiert Nachzahlungen und Unstimmigkeiten bei der Zeiterfassung.
- Druck oder Sanktionen gegenüber Nicht-Teilnehmern: Urlaubsabzug, Benachteiligung oder eine verpflichtende Anwesenheit außerhalb der Arbeitszeit sind rechtlich unzulässig und schaden zusätzlich dem Betriebsklima.
- Nicht-Teilnehmern keine Arbeit ermöglicht: Findet die Feier in der Arbeitszeit statt und Sie können einem nicht feiernden Mitarbeiter keine Beschäftigung anbieten (etwa weil der Betrieb geschlossen ist), geraten Sie in Annahmeverzug. Der Lohn ist dann trotzdem geschuldet.
- Lücken beim Unfallversicherungsschutz: Die gesetzliche Unfallversicherung greift nur bei einer echten „betrieblichen Gemeinschaftsveranstaltung“. Dafür verlangt das Bundessozialgericht, dass die Veranstaltung vom Unternehmen bzw. der zuständigen Leitung getragen wird, dem Zusammenhalt dient und allen Beschäftigten der jeweiligen Einheit offensteht. Seit einer Entscheidung aus dem Jahr 2016 muss die oberste Geschäftsführung nicht mehr persönlich dabei sein. Es genügt die verantwortliche Team- oder Abteilungsleitung. Wichtig: Der Schutz endet mit dem offiziellen Ende der Veranstaltung. Der private „Ausklang“ danach ist nicht mehr versichert.
- Aus der Gewohnheit wird ein Anspruch: Wird ein Betriebsausflug oder eine vergleichbare Betriebsveranstaltung über mehrere Jahre hinweg regelmäßig und ohne Freiwilligkeitsvorbehalt durchgeführt, kann im Einzelfall eine betriebliche Übung entstehen. Dadurch können Arbeitnehmer ein schutzwürdiges Vertrauen auf die Fortführung dieser Leistung entwickeln.
Was Arbeitgeber jetzt konkret tun sollten
- Zeitliche Lage prüfen: Liegt das Event in oder außerhalb der Arbeitszeit? Davon hängen Vergütung und Zeiterfassung ab.
- Freiwilligkeit klar kommunizieren: Halten Sie in der Einladung ausdrücklich fest, dass die Teilnahme freiwillig ist. Das hilft auch gegen eine ungewollte betriebliche Übung.
- Nicht-Teilnehmer einplanen: Klären Sie vorab, wer arbeitet, wer einen etwaigen Notdienst übernimmt und wie mit denen umzugehen ist, die nicht mitkommen.
- Versicherungsschutz absichern: Alle Angehörigen der Einheit einladen, die Leitung (oder eine ausdrücklich beauftragte Person) einbinden sowie Programm und offizielles Ende festlegen und dokumentieren.
- Mitbestimmung beachten: Wo ein Betriebsrat besteht, kann bei der Lage der Arbeitszeit ein Mitbestimmungsrecht greifen.
- Steuer und Budget im Blick behalten: Zuwendungen bis 110 Euro pro Teilnehmer und Veranstaltung bleiben (für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr) steuerfrei. Gemeinnützige Träger sollten den Aufwand zudem angemessen halten, um bei der Mittelverwendung auf der sicheren Seite zu bleiben.
Wann anwaltliche Beratung zum Thema Arbeitszeit sinnvoll ist
Knifflig wird es, sobald Events verpflichtend sein sollen, Vergütungs- und Überstundenfragen unklar sind, Betriebsvereinbarungen ins Spiel kommen oder nach einem Unfall die Berufsgenossenschaft den Schutz verweigert. Besondere Fragen stellen sich außerdem, wenn Leih- oder Fremdfirmenkräfte teilnehmen oder wenn gemeinnützige Bildungsträger und NPO ihre Mittelverwendung sauber gestalten müssen.
Wir unterstützen Arbeitgeber, NPO und Bildungsträger bei sämtlichen Fragen zum Thema Arbeitsrecht. Als Fachanwält:innen für Arbeitsrecht mit Spezialisierung u.a. auf gemeinnützige Organisationen prüfen wir Ihre Situation und entwickeln passende Lösungen.
Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Prozesse rund um Betriebsfeiern und Betriebsausflüge rechtssicher sind, sprechen Sie uns gern an.
