Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) seit Mitte Dezember 2021: Empfindliche Bußgelder drohen
Erinnern Sie sich an die DSGVO und die damit verbundenen Pflichten bzw. Konsequenzen? Jetzt kommt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und bringt ähnlich weitreichende Verpflichtungen mit sich – sowie mögliche hohe Bußgelder. Es besteht dringender Handlungsbedarf, da, die Regelungen unmittelbar seit dem 17.12.2021 gelten.
EU-Richtlinie muss nun umgesetzt werden
Zur Erinnerung: Durch die von der EU im Jahr 2019 erlassene sog. Whistleblower-Richtlinie (RL (EU) 2019/1937) sollen Hinweisgeber (Whistleblower) zukünftig verstärkt animiert werden, Missstände bzw. Rechtsverstöße innerhalb von Unternehmen, Behörden aber auch NPOs wie z.B. Vereinen oder Stiftungen aufzudecken. Ziel ist ein verbesserter Schutz der Hinweisgeber vor Sanktionen wie Entlassungen und Schadensersatzansprüchen. Die Mitgliedstaaten waren verpflichtet, die Richtlinie bis zum 17.12.2021 in nationales Recht umzusetzen.
Was bedeutet das konkret für Ihre NPO?
Im HinSchG ist unter anderem geregelt, dass Organisationen ab 250 Mitarbeitern (diese Regelung gilt bereits direkt seit dem 17.12.2021) bzw. ab 50 Mitarbeitern (dieser Schwellenwert gilt ab dem 17.12.2023) sichere interne Hinweisgeberkanäle etablieren und betreiben müssen, über die vertrauliche Meldungen zu etwaigen Gesetzesverstößen o.ä. gemeldet werden können. Die Missachtung dieser Anforderungen kann zu empfindlichen Bußgeldern, aber auch zu wirtschaftlichen Risiken oder Reputationsschäden führen, was oftmals noch gravierender ist. Bei NPOs besteht zudem das Risiko der Aberkennung der Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt.
Das heißt: NPOs müssen seit dem 17.12.2021 bereits ein Hinweisgebersystem entwickelt haben und ab dann betreiben! Die Implementierung ist zwar vorerst nur verpflichtend für NPOs ab 250 Mitarbeitern, NPOs ab 50 Mitarbeitern sollten jedoch ebenso jetzt aktiv werden. Zudem kann ein Hinweisgebersystem auch für NPOs unter dieser Schwelle äußerst sinnvoll sein und ist für eine funktionierende Compliancekultur sogar unabdingbar.
Wie können NPOs ihre Hinweisgeberkanäle einrichten?
Bei der Einrichtung von internen Hinweisgebersystemen stellt sich die Frage, welche Art von Hinweisgebersystemen NPOs wählen sollten. Laut der EU-Richtlinie sind drei Varianten möglich:
- Kostenlose telefonische Hotline: Hierbei soll entweder eine ständig besetzte telefonische Hotline mit einem unabhängigen Dritten (sog. Ombudsmann) eingerichtet werden, sodass eine Meldung zu jeder Zeit möglich ist. Alternativ kann auch ein automatischer Anrufbeantworter (sog. Voicebox) installiert werden, unter welcher der Hinweisgeber etwaige Rechtsverstöße melden kann.
- Persönliches physisches Treffen: Eine weitere Variante ist die Ermöglichung eines persönlichen physischen Treffens, beispielsweise mit einem Verantwortlichen innerhalb der NPO.
- IT-gestütztes Hinweisgebersystem: Als dritte Variante wird die Einrichtung eines IT-gestützten Hinweisgebersystems vorgeschlagen, das es dem Hinweisgeber ermöglichen soll, etwaige Rechtsverstöße anonymisiert und verschlüsselt zu übermitteln. Ob hierbei eine interne Lösung geschaffen oder auf eine externe Lösung zurückgegriffen wird, bleibt den Organisationen überlassen.
Welche Variante sollten NPOs wählen?
Bei der praktischen Umsetzung der Vorgaben sind mannigfaltige Fallstricke zu beachten: So kann die Möglichkeit persönlicher physischer Treffen kaum eine anonymisierte Übermittlung gewährleisten, weswegen diese als praxisuntauglich zu qualifizieren ist. Bei der Einrichtung von internen Lösungen stellt sich die Problematik, ob hierbei eine anonymisierte und im Einklang mit den Datenschutzgesetzen übermittelbare Lösung überhaupt möglich ist: So kann der IT-Administrator in der Regel in das System eingreifen, was wiederum dem Gebot der Richtlinie – nicht befugten Mitarbeitern keinen Zugriff auf das System bzw. die übermittelten Meldungen zu gewähren – zuwiderlaufen dürfte.
In der Praxis sind somit die
Einrichtung eines IT-gestützten externen und unabhängigen Hinweisgebersystems:
- Vollständige Anonymität (Datenschutzkonformität)
- Keine Sprachbarriere oder zeitliche Einschränkungen bei Verfügbarkeit
- Automatische Dokumentierung der Meldung
- Überschaubarer und kalkulierbarer Kostenaufwand
und/oder die
Verwendung einer (Ombudsmann-)Hotline (inkl. 24h-Erreichbarkeit):
- Ständige Verfügbarkeit
- Persönlicher Dialog kann Hemmschwellen beim Hinweisgeber abbauen
- Juristisches Fachwissen des Ombudsmanns lässt Nachfragen und Dialog zu
- Bei mangelnden Personalressourcen kann durch externe Stelle der komplette Ablauf (Einschätzung und Bearbeitung der Meldungen) übernommen werden
- Kann ergänzend/alternativ zu IT-gestütztem System integriert werden bei weniger technikversierten Hinweisgebern
als die effektivsten, empfehlenswertesten und wirtschaftlichsten Lösungen zu qualifizieren.
WINHELLER berät NPOs zum Hinweisgeberschutz
Gern unterstützen wir Sie bei der Etablierung geeigneter sicherer interner Meldekanäle. Zusätzlich empfiehlt es sich, auch eine interne Hinweisgeberrichtlinie zu implementieren, sodass die Mitarbeiter u.a. Informationen bzw. Anweisungen zum Umgang mit dem Hinweisgebersystem und zu meldewürdigen Zuständen erhalten. Kommen Sie für ein unverbindliches Angebot gern auf uns zu. Sie erreichen uns über 069 76 75 77 80 oder npr@winheller.com.
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